Office Administrator-maternity Leave Replacement

il y a 2 semaines


Gent, Flandre, Belgique International School Ghent Temps plein

Introduction
International School Ghent is a dynamic International School Community.

The role of Office Administrator is an opportunity to join a supportive team and take on an important role in our school.


Job profile
The Office Administrator supports the Head of School, Office Manager and teaching staff by providing administrative support. The Office Administrator is often the first point of contact for parents (in person or by phone).

It is therefore essential that this person exemplifies the ethos of ISG and assures a professional internal and external image of the school.


Job specifications and timeline


Our current Office Administrator will be going on maternity and parental leave from mid August 2024 through to mid May 2025.

In accordance with the successful applicant's availability, a 1-to-2-day handover will be organised end of June with the current Office Administrator.

Applications close 30/04/2024 at 5.00pm and interviews will take place the beginning of May.

Timetable
This vacancy is a part-time position for approximately 20 hours a week. The timetable can be one of the two following options. Some degree of flexibility may be possible to discuss an alternative schedule based on an applicant's availability.

Option 1
Mondays 8.00am pm

Tuesdays 8.00am pm

Wednesdays 8.00am pm

Thursdays 8.00am pm

Fridays 8.00am pm

Option 2
Tuesdays 9.00am - 5.30pm

Wednesdays pm

Thursdays pm

Specific responsibilities

  • Welcoming and facilitating visitors to the school
  • Manage and coordinate tasks delegated by the Head of School
  • Operating and maintaining efficient filing systems
  • Creation, proofreading and printing of school documentation, guides and reports for example Parent's guide, Admission policies etc
  • Coordinating registrations and organization of After School Clubs
  • Compiling and carrying out orders for monthly school lunches, educational equipment and office supplies
  • Assisting with the smooth operation of daily and weekly routines
  • Liaise with outside agencies
  • Provide basic IT support for teachers and staff

Tasks

  • Proofreading and printing of school reports
  • Following up with permission and enrolment documentation
  • Provide support to new parents regarding living in Belgium
  • Supervision of pupils in the playground during recreation time
  • Follow up with absent pupils
  • Care for ill children before they are sent home
  • Order school lunches
  • Check deliveries conform to original orders
  • Help staff to manage school trips itineraries, travel, costing
  • Assist with the organization and coordination of school events
  • Attend internal and external events in relation to the role, when required

Not all responsibilities and tasks are daily; some are weekly or only monthly

Personal attributes

  • Excellent interpersonal skills with a good team spirit
  • Good level of English and a good knowledge of Dutch
  • Able to prioritise and work with a mínimal amount of supervision
  • The capacity to remain calm and to cope under pressure with the unexpected
  • The ability to work as a member of a team and independently
  • Able to relate well to young people
  • Efficient, dynamic, flexible, and selfmotivated

We offer

  • A supportive and convivial work environment
  • Increased holiday entitlement (to be taken during school holidays once legal requirement attained).
  • Salary based on qualifications and experience

Selection requirements

  • You have some administration experience
  • Excellent knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) and an ability to pick up inhouse systems quickly and easily
  • You have a good level of English and a good level of Dutch
  • Role is flexible to allow development of particular skills an applicant may have
  • Applicant must possess the necessary visa to work and live in Belgium
  • Expertise or experience in a particular area is an advantage, for example marketing and communication, IT support.
  • Clean police report
  • Relevant experience in a school related environment an advantage
  • Ideally you live in Ghent or its vicinity.

How to apply

Closing date:

Applications close on 30th April at 5.00pm.

Job Types:
Part-time, Fixed term contract

Contract length: 9 months

Expected hours: 20 per week

Schedule:

  • Monday to Friday

Work Location:
In person

Application Deadline: 30/04/2024

Expected Start Date: 19/08/2024
  • Labo Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Jefferson Wells Temps plein

    Location:**Gent**- Type:**Perm****#20294****Labo Administrator**Vast Contract - Regio Gent**#labo #administrator #chemie #textiel**Beschik je over een bachelordiploma? Heb je een sterke interesse in chemie of wetenschap? Haal je voldoening uit administratief werk? Lees dan vooral verderOnze partner is op zoek naar een Labo Administrator ter ondersteuning van...

  • Audit Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Page Personnel Temps plein

    Onze klant maakt deel uit van de 'Big four' en is een toonaangevend advies- en accountancybedrijf dat hoogwaardige diensten levert op het gebied van assurance, tax, consulting en deals. Met een focus op het creëren van vertrouwen in de maatschappij en het oplossen van belangrijke problemen, helpen ze klanten hun prestaties te verbeteren en risico's...

  • Audit Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is op zoek naar een **Audit Administrator** voor een internationaal bedrijf.Robert Half is op zoek naar een **Audit Administrator** voor een internationaal bedrijf.Onze klant is gelegen in **Gent** en bereikbaar met het openbaar vervoer.**Jouw taken als Audit Administrator**:- Dagelijks sta je in voor het onderhouden van de agenda's en...

  • Begeleider inclusief wonen

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Broeders van Liefde Temps plein

    Job Description: You will support 30 adults with mild to moderate intellectual disabilities, possibly with an additional mental vulnerability, in 14 small-scale residential projects. You provide them with the necessary daily life support to participate in society as independently as possible - either alone or with fellow residents. You offer a listening...

  • Sales Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique ELECTRABEL Temps plein

    ID vacature aanvraag: 7902- Standplaats: Gent, BE, 9000Voor de B2B customer service teams van Engie in Gent zijn wij op zoek naar **Sales Administrator ****WIJ BIEDEN JOU als Sales Administrator**- Een **tijdelijk **contract** **van 6 maand met mogelijkheid tot verlenging.- Een 6-koppig team dat samenwerkt, elkaar helpt en samen successen viert.- Een job...


  • Gent, Flandre, Belgique Vivaldis Temps plein

    FunctieVoor een van de grootste scheepvaart bedrijven van Noord-Europa zijn wij op zoek naar een Claim Administrator voor in de regio Gent Neem gerust de vacature even door Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op . Het takenpakketOntvangen en registreren van claims van klanten.Beoordelen van claimdocumentatie en het vaststellen van...

  • Finance Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Foodpairing Temps plein

    Finance Administrator:About Foodpairing:Foodpairing is a food tech company and pioneer in the digitization of food. We have built the largest flavor database in the world and have developed an AI-platform able to identify aromatic connections between ingredients.With our AI platform, we help producers to launch better products, faster. We support them to...

  • HR Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Introduce Temps plein

    Ryhove is een modern maatwerkbedrijf en staat voor hoogstaande kwaliteit en feilloze dienstverlening. De meer dan 450 medewerkers, verdeeld over de sites van Gent en Merelbeke, staan in voor het verpakken van food (chocolade-, biscuiterie en confiserie) en non-food, assemblage, uitwerk, grafische afwerking en nog veel meer..Waarden binnen Ryhove; Respect,...

  • Payroll Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Fiducial Temps plein

    **Functiebeschrijving**:**FUNCTIE**:HUMAN RESOURCES - Payroll Officer**FUNCTIETITEL**:Payroll Administrator (NL)**OVEREENKOMST**:Onbepaalde duur**ARBEIDSDUUR**:Voltijds**BEROEPSCATEGORIE**:Bediende**BESCHRIJVING VAN DE MISSIE**:FIDUCIAL is een internationale organisatie in volle ontwikkeling en treedt met een open ondernemersgeest op als dagelijkse business...

  • HR Recruitment Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Synergie Temps plein

    **Wat zal je job inhouden?**:In deze HR rol zal je takenpakket er als volgt uitzien:- Je beheert de agenda en bent verantwoordelijk voor het boeken van sollicitatiegesprekken en vergaderruimtes- Je bent verantwoordelijk voor het uitschrijven van personeelsadvertenties en het plaatsen ervan op onze verschillende job boards- Je begeleidt kandidaten tijdens het...

  • HR Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Vacantex Vzw Temps plein

    Vacantex vzw is de organisatie die zich bezighoudt met het uitbetalen van vakantiegeld aan arbeiders in de textielsector. Daarnaast beheren zij de sociale fondsen. Momenteel zijn ze op zoek naar een:HR Administrator (4/5 mogelijk)Functieomschrijving:Verwerken van dossiers met betrekking tot sociale voordelenBeantwoorden van vragen van arbeiders en...


  • Gent, Flandre, Belgique Oxford Global Resources Temps plein

    **Clinical Development Administrator**:- Location:Ghent, Belgium- Contact:Thomas De Naegel- Job type:Temp to Perm- Contact phone: - Industry:Clinical ResearchBen jij een gedreven en gemotiveerde professional met een passie voor biotechnologie en een sterk gereguleerde omgeving? Onze klant, een toonaangevend bedrijf in de diagnostische sector, zoekt een...

  • Claims Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique DFDS Belgium Temps plein

    Zoek je een boeiende rol binnen de logistieke sector?Neem dan zeker een kijkje bij onderstaande kansWil jij ons team komen versterken als Claims Administrator?**Be part of the movement - and play your part.****Takenpakket**Als Claims Administrator ben je verantwoordelijk voor het efficiënt en nauwkeurig afhandelen van claims binnen ons bedrijf. Je zult...

  • Local HR Business Partner

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Bruker Temps plein

    Overview Bruker is enabling scientists to make breakthrough discoveries and develop new applications that improve the quality of human life. Bruker's high performance scientific instruments and high value analytical and diagnostic solutions enable scientists to explore life and materials at molecular, cellular, and microscopic levels. In close...

  • HR Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique FPC Gent Temps plein

    FPC Gent is een forensisch psychiatrisch centrum. In dit centrum behandelen we forensisch psychiatrische patiënten, met als doel het risico op het plegen van nieuwe strafbare feiten te verminderen zodat een (hernieuwd) verblijf in de samenleving veilig en mogelijk is. Vanuit de forensisch psychiatrische benadering werken psychiaters, psychologen,...

  • Kitbuilding Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique SD Worx Staffing Solutions Gent Temps plein

    FunctieomschrijvingBen je een administratieve duizendpoot? En kan je goed een overzicht bewaren? Dan heeft SD Worx Staffing Solutions een vacature voor jouVoor bedrijf dat gespecialiseerd is in klinische studies is SD Worx Staffing Solutions op zoek naar een Kitbuiling administrator.Wat moet je precies doen?- Je gaat de kits administratief opvolgen en...

  • Warranty Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique SD Worx Staffing Solutions Gent Temps plein

    FunctieomschrijvingSta je graag in contact met klanten? En ben je een administratieve duizendpoot? Dan heeft SD Worx Staffing Solutions de vacature voor jou.Voor een klant gespecialiseerd in bouwmachines is SD Worx Staffing Solutions op zoek naar een Warranty Administrator & planner.Hoe ziet jou takenpakket eruit?- Je gaat waarborgen verwerken van...

  • Salesforce / Cpq Administrator

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Silverfin Temps plein

    Who we are?Silverfin is a cloud first solution that enables accountants to streamline significant parts of their workload and spend more time on value adding activities.Silverfin solves a very real problem: it automates a large chunk of the repetitive tasks that people working in financial services spend their time on and improve communication with their...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines


    Gent, Flandre, Belgique Page Personnel Temps plein

    Added 08/03/2023- Pas jij helemaal in een KMO omgeving?- Heb jij een hart voor administratie?**About Our Client**:Onze klant biedt dé energievoorzieningen voor de toekomst aan. Bij hen wordt een totaalpakket verkocht voor diverse toepassingen in de energievoorzieningen. Het gaat van over verkoop, engineering en montage tot service na verkoop van...


  • Gent, Flandre, Belgique AO76 Temps plein

    Temporary Graphic Designer Kids FashionA leading Belgian kids' fashion brand is looking for a talented creative person to join the Design team as a Graphic Designer, working from our headquarters in Nazareth. This is a temporary position because our Graphic Designer is on Maternity leave.THE CANDIDATE You have obtained a Graphic Designer master's degree or...