Communication, Events and Administration Officer
il y a 1 semaine
ICAB Incubator ondersteunt innovatieve & technologische bedrijven tijdens de start- en groeifase. Ons aanbod omvat een waaier van diensten waaronder advies, coaching, huisvesting en toegang tot het startup ecosysteem van Brussel. ICAB is een levendige community van gedreven entrepreneurs op zoek naar de unicorn-status.
ICAB is gehuisvest in een modern gerenoveerd gebouw van 4.000m2 met een architecturaal waardevol karakter gelegen op de historische site Arsenaal te Etterbeek op wandelafstand van het openbaar vervoer. ICAB is tevens de host van Betacowork, de pionier van coworking in Brussel. 2) Functieomschrijving Wij zijn op zoek naar een dynamische collega die mee gezicht geeft aan onze organisatie en samen met het team instaat voor een professionele en enthousiate dienstverlening aan klanten.
Als medewerker binnen een team van 4 zet je actief je schouders onder de communicatie , het eventsmanagement en de administratie. Je werkt zowel inhoudelijk (communicatie; event management) als uitvoerend (administratie; event management).
Je ondersteunt, en werkt nauw samen met de CEO en de Office & Facility Manager.
Je hebt een grote voeling met communicatie en digitale marketing en een flair voor het opstellen van social media posts, zowel inhoudelijk als visueel (foto & video).
Administratie is een essentieel onderdeel van je job en je hebt hiervoor een natuurlijke aanleg; je werkt methodisch, nauwgezet en efficiënt.
Als lid van een klein team ben je polyvalent inzetbaar als de omstandigheden dit vragen. "Handen uit de mouwen steken" is jouw tweede natuur.
Je bent service gericht, nieuwsgierig, leerbereid en taken, groot of klein, zie je als een uitdaging en vat je enthousiast en resultaatgericht aan.
Taken:
*Communicatie:
- Mee opstellen en uitvoeren van een jaarlijks communicaeplan (bepalen van de objecieven, de strategie om de objecieven te bereiken en de vertaling van de strategie naar een operaioneel plan)
- Aanbrengen van ideeën voor digital markeing en deze uitwerken tot concrete posts of advertenies, al dan niet in samenwerking met een digital markeing agency.
- Beheer van de content van een newsleter
- Beheer van de content van de website
- Tot stand brengen van een dynamische en inclusieve gemeenschapsatmosfeer binnen de incubator via regelmaig contact met de bedrijven en via het verwerven van inzichten in hun behoeten.
- Organiseren van netwerkevenementen, workshops en seminaries om samenwerking en interactie tussen leden te bevorderen.
- Ondersteuning bieden aan nieuwe leden bij het integreren in de gemeenschap en het benuten van de beschikbare hulpmiddelen en faciliteiten.
- Een aanspreekpunt zijn voor leden; capteren van feedback, suggesties en bekommernissen en die rapporteren aan het management.
- Creëren en zorg dragen voor een gastvrije werkomgeving, waarbij gemeenschappelijke ruimtes goed zijn onderhouden en aanzeten tot producief werken.
Naast het organiseren van interne events (cf. supra) ben je verantwoordelijk voor het accountbeheer van externe events. Tot dit takenpakket behoren onder meer:
- Beheer van de vergader & seminariesfaciliteiten (o.a. waarborgen van een professionele uitstraling, beheer technische uitrusting)
- Behandelen van aanvragen voor de huur van vergader- & seminariefaciliteiten
- Opstellen en onderhandelen van offertes
- Facilitaire voorbereiding en ondersteuning van events (occasionele aanwezigheid vereist buiten de kantooruren)
- Post-event customer care: facturatie, feedback & evaluatie -
Onthaal van bezoekers, klanten en leveranciers (desk, telefoon);
*Administratie:
- Secretariaatstaken: behandelen correspondentie en inkomende telefonische oproepen, postbedeling, klasseren en archiveren, bestellingen, agendabeheer, fotokopies, lay-out en finaliseren van uitgaande correspondentie;
- Inhoudelijk administratieve taken: zelfstandig beantwoorden van correspondentie (o.a. ticket management), klantenadministratie (registratie en beheer klanten in digitale klantenbeheersystemen (CRMs), contractenbeheer klanten)
Je hebt bij voorkeur 3-5 jaar ervaring in gelijkaardige functies.
Je bent goed tweetalig Nederlands-Frans (C2 minimum), zowel mondeling als schriftelijk. Je spreekt vlot Engels en je hebt goede noties van het schriftelijk Engels (B2 minimum).
*Informaticakennis en digitale geletterdheid:
- Zeer goede beheersing van Microsoft Office toepassingen
- Ervaring met het professioneel gebruik van de social media platformen is een must (posten van social media posts; opzetten, lanceren, opvolgen en evalueren van social mediacampagnes) of je bent bereid de kennis en vaardigheden hiervoor te verwerven via gespecialiseerde opleidingen
- Ervaring met grafische- en videotoepassingen is een pluspunt
- Je bent in staat om op korte termijn nieuwe digitale toepassingen onder de knie te krijgen.
- Je bent veelzijdig en in staat flexibel te werken op verschillende taken en projecten tegelijkertijd
- Je werkt goed en graag in teamverband - Je weet van aanpakken en je voert met vertrouwen en zin voor initiatief zelfstandig of in team taken en projecten uit
- Je kunt plannen en organiseren; taken volg je op met discipline en je voert ze nauwgezet en doelgericht uit
- Je bent creatief en beschikt over het vermogen om innovatieve en creatieve ideeën te bedenken voor evenementen en communicatiecampagnes
- Je hebt de professionele en sociale vaardigheden om evenementen te organiseren
- Je hebt oog voor continue verbetering, bent proactief, denkt probleemoplossend en beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel
- Je hebt een uitgesproken servicegericht karakter en een sociale en uitstraling
- Administratie is een essentieel onderdeel van je job en je hebt hiervoor een natuurlijke aanleg, werkt methodisch, nauwgezet en efficiënt.
- Je maakt deel uit van een klein team en wordt verantwoordelijk voor een waaier van uitdagende en gevarieerde taken en projecten die je toelaten jezelf te ontplooien
- Je ontvangt een competitieve remuneratie aangepast aan je profiel en ervaring
- We bieden een voltijds of 4/5 contract van onbepaalde duur
- Informatie over ICAB vind je op
- De plaats van tewerkstelling is Witte Patersstraat 4, 1040 Brussel
- Datum tewerkstelling: onmiddelijk
-
Communication and Events Officer
il y a 1 semaine
Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinOmschrijving:We are looking for a Communication and Events Officer for a client specialized in the medical sector.Tasks: Event web site review and updating ; Prepare and coordinate communications ; Development of event app ; Order and prepare materials ; Customer service support related to participants (registrations, speakers, grantees) ; Administrative...
-
Communication and Events Officer
il y a 1 semaine
Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinDescription:We are looking for a Communication and Events Officer for a client specialized in the medical sector.Tasks: Event web site review and updating ; Prepare and coordinate communications ; Development of event app ; Order and prepare materials ; Customer service support related to participants (registrations, speakers, grantees) ; Administrative...
-
Finance and Administration Officer
il y a 1 semaine
Saint-Josse-ten-Noode, Région de Bruxelles, Belgique Hinicio Temps pleinJob descriptionHinicio is currently looking for a Finance & Administration Officer who will participate in the running of Hinicio's global practices with a focus on finance and administration. The location of the role will be at the headquarters in Brussels.More specifically, the Finance & Administration Officer will have the following responsibilities:...
-
Finance and Administration Officer
il y a 1 semaine
Saint-Gilles, Région de Bruxelles, Belgique Daoust Temps pleinNotice description:We are currently seeking a Finance and Administration Officer to join our partner organization, a leading name in the graphic design industry. In this role, you will play a crucial part in supporting the day-to-day administration and accounting functions, while also assisting the CFO with monthly reporting and legal matters.As the Finance...
-
Membership Officer
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinUnique Brussels is currently seeking a Membership Officer who is highly organized and possesses excellent communication skills in both French and English. If this sounds like you, you could be the Membership Officer we need!Responsibilities as a Membership Officer:Yearly invoicing and payment follow-up.Managing member requests and maintaining accurate...
-
Membership Officer
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps plein: Unique Brussels is currently looking for a Membership Officer.Are you highly organized ? Do you possess excellent communication skills in both French and English ? If so, you might be the Membership Officer we're looking for What are your tasks as a Membership Officer? Send yearly invoices and follow up on payments.Handle member requests and maintain...
-
Project Communications Manager
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique UITP Temps pleinMAIN DUTIESThe UITP Project Communications Manager leads the communications activities on the association's third party funded projects. They develop and execute communications strategies in line with project needs to ensure its visibility to UITP members and beyond. At the same time, they exploit project activities to strengthen UITP's external...
-
Summit & Speakers' Management Officer
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps plein: RESPONSIBILITIES Speakers Management Manages the speakers' management module in the event management tool: creating calls for abstracts, categorising applicants based, creating review pages, exporting reports, creating speakers' platform, managing technical issues and all other back-office issues Prepares and collects material, manages Call for Abstracts...
-
Membership Officer
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinOmschrijving: Unique Brussels is currently looking for a Membership Officer. Are you highly organized? Do you possess excellent communication skills in both French and English? If so, you might be the Membership Officer we're looking for What are your tasks as a Membership Officer?Send yearly invoices and follow up on payments.Handle member requests and...
-
Ki Officer
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps plein: MAIN DUTIES Provide organisational support to colleagues from the unit Plan and organise logistics for all unit activities (internal and external meetings, conference calls, events, etc...) Support Knowledge management & production Assistance on some specific projects and tasks Follow-up and update the database, related pages & sections of online platforms...
-
KI Officer
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps plein: MAIN DUTIES Provide organisational support to colleagues from the unitPlan and organise logistics for all unit activities (internal and external meetings, conference calls, events, etc...)Support Knowledge management & productionAssistance on some specific projects and tasksFollow-up and update the database, related pages & sections of online platforms...
-
Learning and Administration Officer
il y a 1 semaine
Saint-Gilles, Région de Bruxelles, Belgique Thalys International Temps pleinMissionAu sein de la Direction Operations & Travel Expérience du groupe Eurostar, la Thalys Academy (THAC) accompagne nos agents dans le cadre de formations et permet de maintenir les compétences techniques au quotidien.Le Learning and Administration Officer a pour mission d'organiser, d'apporter du support aux développements des formations continues et...
-
Stagiaire Assistant Administratif
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Farouni Events Temps plein**FAROUNI EVENTS**Formulaire de description de fonction "Stagiare assistant(e) administratif(ve)"**L'ENTREPRISE**Entreprise d événements spécialisée dans la location, vente de matériel de décoration mariage.Notre entreprise organise également des évènements de tout genre durant l année.**DESCRIPTION DE LA FONCTION**L'employé administratif...
-
Stagiaire Assistant Administratif
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Farouni Events Temps plein**FAROUNI EVENTS**Formulaire de description de fonction "Stagiare assistant(e) administratif(ve)"**L'ENTREPRISE**Entreprise d événements spécialisée dans la location, vente de matériel de décoration mariage.Notre entreprise organise également des évènements de tout genre durant l année.**DESCRIPTION DE LA FONCTION**L'employé administratif...
-
Project Delivery Officer Fr/ang
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinDescription:MAIN DUTIES Administrative support for 3rd party funded project proposals and bids (collecting CV, company information, statutes, and other material needed and available in the association)? Provide organisational & logistic support to managers from the unit Liaison with Project Events manager and EU project Administrative and Financial Officer...
-
Stagiaire Assistant Administratif
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Farouni Events Temps plein**FAROUNI EVENTS**Formulaire de description de fonction "Stagiare assistant(e) administratif(ve)"**L'ENTREPRISE**Entreprise d événements spécialisée dans la location, vente de matériel de décoration mariage.Notre entreprise organise également des évènements de tout genre durant l année.**DESCRIPTION DE LA FONCTION**L'employé administratif...
-
Stagiaire Assistant Administratif
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Farouni Events Temps plein**FAROUNI EVENTS**Formulaire de description de fonction "Stagiare assistant(e) administratif(ve)"**L'ENTREPRISE**Entreprise d événements spécialisée dans la location, vente de matériel de décoration mariage.Notre entreprise organise également des évènements de tout genre durant l année.**DESCRIPTION DE LA FONCTION**L'employé administratif...
-
Administration Officer
il y a 1 semaine
Woluwe-Saint-Lambert, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinDescription:Your role and responsibilities: You will be responsible for managing administrative processes related to registration, declaration, reporting, and the interaction between those processes with customers, operations, and finance. You will specifically ensure that all membership processes, internal and external, are of an appropriate high standard,...
-
Administration officer
il y a 1 semaine
Woluwe-Saint-Lambert, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps plein: You will be responsible for managing all administrative processes related to registration, declaration, reporting, and the interaction between the administrative processes of customers, operations, and finance. You shall specifically ensure that all membership processes, internal and external, are of an appropriate high standard, and driven by the best...
-
Chargé de communication éditoriale
il y a 1 semaine
Molenbeek-Saint-Jean, Région de Bruxelles, Belgique Fédération Wallonie Bruxelles Temps pleinYour roleParticipate in implementing a digital communication strategy related to the Pact for an Excellent Education;Create short and dynamic field reports by meeting education stakeholders, particularly in schools in Wallonia and Brussels, to produce and share interviews, videos, photos, and other content on social media platforms (Facebook,...
