Office Life
il y a 2 semaines
GENERAL OFFICE LIFE
Manage reception (in-office): welcoming guests, daily deliveries, phone and general inboxes of MCI and logos.
Answer main phone line for the four brands and dispatch calls: MCI Benelux, logos, BBE and Ovation.
Distribute and/or store correspondences (e.g. letters, emails and package delivery)
Keeping corporate meeting rooms (level +3) equipped and clean at all times
Maintaining the office condition and arranging necessary repairs with the building management (Cofinimmo) and submit any ad hoc requests via the ticketing system
Centralise and optimise office improvements/ideas; make life in the office pleasant, where people feel good
Manage the music in the Village during lunch times and internal events
Water and care for the cactus in the Village and open space (level +3)
OFFICE OPERATIONS
- Centralise travel tickets: online reservation, payments with company credit card, encoding CO2 information in the TRAACE software (group reporting with Finance)
- Assist in organising in-office client meetings for mci group Belgium
- Assist in organising the internal monthly events/meetings for mci group Belgium in-office & offsite
- Manage and optimise stock inventory for mci group Belgium in accordance with internal events, (client) meeting and in line with EMAS & ISO 14001 certification and internal CSR policy
- Support the (bi-)annual analysis and auditing process of the EMAS & ISO 14001 certification
- Manage all office suppliers, including (but not limited to): Proximus/Colt (internet), iRiS (cleaning company), Lyreco (office supplies, etc.), KONICA (printers & toners), GRÖHE (water filters & fountains), Javri (coffee machines), BIOCENO weekly fruit order, etc.
- Liaise with the Finance Team for supplier invoices (check correctness, ensure payment is processed and allocated to the right cost centre)
- Help/assist staff members of the company to find & book restaurants in Brussels for dinners with clients – if timely
- Support operational teams in gathering administrative documents for pitch & tenders (i.e.: transparency register, due diligence, financial documents
- The person fulfilling this role will be collaborating closely with the People & Culture Team and will report directly to the Director of Business Services.
- Proven experience as an Office Manager, Front Office Manager or Administrative Assistant
- Knowledge of Office Administrator responsibilities, systems and procedures
- Experience, knowledge and passion spanning across ESG, sustainability, equity and social inclusion
- Proficiency in MS Office (MS Excel and MS Outlook, in particular) and familiarity with email scheduling tools
- Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work
- Excellent written and verbal communication skills in English and French, any adiditonal EU language is a plus
- Strong organisational and planning skills in a fast-paced environment
- Attention to detail and problem solving skills
- A creative mind with an ability to suggest improvements
- High School degree; additional qualification as an Administrative assistant or Secretary will be a plus
- Hands on experience with office machines (i.e.: printers, coffee machines, etc.)
- Full-time in-office position
The Office Life & Operations Coordinator is in charge of various administrative and operational tasks related to the office life and plays a central role within the office, coordinating and handling all day-to-day office administration and management tasks including interaction with internal or external stakeholders (e.g. internal team, departments, mci group, clients and third-party suppliers).
This role requires pro-activeness in implementing and supporting the implementation of company processes, identify and suggest improvements whenever and wherever relevant. The role entails to manage the office and all related actions responsibly and in line with the EMAS & ISO 14001 certification (eco-responsible). Experience, knowledge and passion spanning across ESG, sustainability, equity and social inclusion is a must.
The person fulfilling this role will be collaborating closely with the People & Culture Team and will report directly to the Director of Business Services.
BedrijfsinfoWe are a global engagement and marketing agency that creates human-centric touchpoints that unleash the power of people to deliver innovation and growth.
Firm believers in the power of building community since 1987, we are helping brands, associations and not-for-profit organisations solve their key people challenges through our core expertise: Live & virtual events, Strategic & digital communications and Consulting & community solutions.
We are an independently owned agency, headquartered in Geneva, Switzerland, with a global presence of 60 offices in 31 countries.
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Office Life
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique MCI Group Temps plein5 Mar 2024Office Life & Operations Coordinator:We are a global engagement and marketing agency that creates human-centric touchpoints that unleash the power of people to deliver innovation and growth.Firm believers in the power of building community since 1987, we are helping brands, associations and not-for-profit organisations solve their key people...
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Compliance Officer
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Patronale Life Temps plein**Société**:**Patronale Life **est une société d'assurance-vie et de crédit qui accompagne ses clients dans la constitution de leur patrimoine. Elle propose des polices à capital et intérêts garantis (branche 21 et branche 26), ainsi que des polices liées à des fonds (branche 23). Patronale Life est une compagnie d'assurance-vie qui peut se...
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Compliance Officer
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Patronale Life Temps plein**Société**:**Patronale Life** est, depuis près d'un siècle, active dans le secteur des assurances, les prêts, les énergies renouvelables et l'immobilier.**Patronale Life** possède des filiales telles que:- **Patronale Solar** spécialisée dans le développement, la réalisation, la gestion et le financement de projets et d'innovations dans le...
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Compliance Officer Non Life
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half Talent Solutions** recherche actuellement un(e) **Compliance Officer Non Life **pour une fonction permanente basée à Bruxelles.**Robert Half Talent Solutions** recherche actuellement un(e) **Compliance Officer Non Life **pour une fonction permanente basée à Bruxelles.Notre client est une des principales sociétés actives dans le **secteur...
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HR & Payroll Officer
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Patronale Life Temps plein**Société**:**Patronale Life **est une société d'assurance-vie et de crédit qui accompagne ses clients dans la constitution de leur patrimoine. Elle propose des polices à capital et intérêts garantis (branche 21 et branche 26), ainsi que des polices liées à des fonds (branche 23). Patronale Life est une compagnie d'assurance-vie qui peut se...
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Compliance Officer
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Patronale Life Temps plein**Onderneming**:**Patronale Life** is een levensverzekeringen- en kredietmaatschappij die haar klanten bijstaat in de opbouw van hun vermogen. Zij biedt verzekeringen met gewaarborgd kapitaal en interest aan (Tak 21 en Tak 26), evenals verzekeringen verbonden aan fondsen (Tak 23). Patronale Life is een levensverzekeringsmaatschappij die kan terugkijken op...
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Compliance Officer
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Patronale Life Temps plein**Onderneming**:**Patronale Life** is een levensverzekeringsmaatschappij die kan terugkijken op bijna een eeuw ervaring met hypotheken, het beheer van spaargelden, hernieuwbare energieën en immobiliën.**Patronale Life** heeft dochtermaatschappijen als:- **Patronale Solar** die expert is in het ontwikkelen, realiseren, beheren en financieren van projecten...
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Compliance Officer
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Patronale Life Temps plein**Bedrijfsdetails**:**Patronale Life** is een levensverzekeringsmaatschappij die kan terugkijken op bijna een eeuw ervaring met hypotheken, het beheer van spaargelden, hernieuwbare energieën en immobiliën.**Patronale Life** heeft dochtermaatschappijen als:- **Patronale Solar** die expert is in het ontwikkelen, realiseren, beheren en financieren van...
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Compliance Officer Non Life
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half Talent Solutions recherche actuellement un(e) Compliance Officer Non Life pour une fonction permanente basée à Bruxelles.Notre client est une des principales sociétés actives dans le secteur des assurances en Belgique.Les responsabilités principales du Compliance Officer Non Life :Vous identifiez des points d'attention au regard des...
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HR & Payroll Officer
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Patronale Life Temps plein**Onderneming**:**Patronale Life** is een levensverzekeringen- en kredietmaatschappij die haar klanten bijstaat in de opbouw van hun vermogen. Zij biedt verzekeringen met gewaarborgd kapitaal en interest aan (Tak 21 en Tak 26), evenals verzekeringen verbonden aan fondsen (Tak 23). Patronale Life is een levensverzekeringsmaatschappij die kan terugkijken op...
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Risk Officer
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Patronale Life Temps pleinOnderneming:Patronale Life is a life insurance company that can look back on almost a century of experience in mortgages, savings management, renewable energies and real estate.Patronale Life has subsidiaries such as:Patronale Solar which is expert in developing, realising, managing and financing projects and innovations in (renewable) energy- Patronale Real...
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Business Control Officer Life
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AG Insurance Temps plein**Daarom kies je voor AG**:Een werkplek waar je zelf **het heft in handen** mag nemen. Waar je de beste versie van jezelf kán en mág zijn. Waar je gestimuleerd wordt om te groeien. En waar je collega's samen met jou hun schouders zetten onder de toekomst. Jij bent een **durver** die de klant écht centraal zet? Tot binnenkort dan, bij AG.**Dit is jouw...
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Risk Officer Non-life
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AG Insurance Temps plein**Daarom kies je voor AG**:Een werkplek waar je zelf het heft in handen mag nemen. Waar iedereen je aanmoedigt om te tonen wat _jij_ in je mars hebt. En waar je collega's samen met jou hun schouders zetten onder de **toekomst**. Jij bent een **durver** die de klant écht centraal zet? Tot binnenkort dan, bij AG.**Dit is jouw topjob**:Binnen **Broker Channel...
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Senior Life
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Milliman Temps pleinMilliman Milliman is one of the world's largest independent actuarial and consulting firms with more than 4,800 employees in over 60 offices worldwide and has been serving clients for more than 75 years in Europe, North America, and Asia. Through our professional training and years of practical business experience, our Benelux offices have built up an...
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Actuarissen Life
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique KPMG Temps pleinPosition description Job title Actuarissen Life / Non-Life / Employee Benefits Function Advisory - Advisor Roles & Responsibilities Wist je dat we bij KPMG altijd op zoek zijn naar nieuw talent? Of je nu net pas afgestudeerd bent of al meerdere jaren ervaring hebt, aarzel niet ons te contacteren om de verschillende mogelijkheden te bespreken ...
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Life Process Analyst
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AXA Temps pleinVous faites partie de l'équipe "Process Implementation" au sein du département Life Support où nous soutenons les différentes initiatives de transformation de la BU Life.**Votre fonction en détail**- Afin de rencontrer les attentes de nos client-e-s internes et externes, du courtage et/ou des autorités financières et légales:- Vous êtes à...
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Life Expert·e
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AXA Group Temps pleinNous avons besoin de vous... Vous êtes à la recherche d'un environnement de travail stimulant et dynamique, dans lequel les nouvelles habitudes de travail sont totalement intégrées et où vous êtes entouré·e de collègues riches en expérience. Un environnement de travail Corporate qui fait partie intégralement de la stratégie Life d'AXA...
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Business Control Officer Non-life
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AG Insurance Temps plein**Daarom kies je voor AG**:Een werkplek waar je zelf **het heft in handen** mag nemen. Waar je de beste versie van jezelf kán en mág zijn. Waar je gestimuleerd wordt om te groeien. En waar je collega's samen met jou hun schouders zetten onder de toekomst. Jij bent een **durver** die de klant écht centraal zet? Tot binnenkort dan, bij AG.**Dit is jouw...
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Senior Communication Specialist
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Patronale Life Temps plein**Société**:**Patronale Life **est une société d'assurance-vie et de crédit qui accompagne ses clients dans la constitution de leur patrimoine. Elle propose des polices à capital et intérêts garantis (branche 21 et branche 26), ainsi que des polices liées à des fonds (branche 23). Patronale Life est une compagnie d'assurance-vie qui peut se...
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Life Operational Support Expert
il y a 2 semaines
Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AXA Temps pleinDans le cadre du renforcement de ses équipes au sein du départemen Life Support, AXA recherche un Life Operational Support ExpertVous faites partie de l'équipe "Process Implementation" au sein du département Life Support ou nous supportons les différentes initiatives de transformation de la BU Life.Votre fonction en détail- Afin de rencontrer les...
