Executive Assistant

il y a 2 semaines

Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique D-Network Temps plein
Company
Notre client est un gestionnaire de fonds d'investissement immobilier durable et responsable basé à Bruxelles.
Description

**b.verRéception**:
accueil des visiteurs et préparation de la salle de réunion
gestion des appels téléphonique et courriels généraux
gestion du courrier belge et luxembourgeois (envoyés par AFC ou Annick)
gestion des agendas

**Office management**:
gestion des fournitures de bureau et suivi des factures
contrôle des différents contrats de fournisseurs de
gestion de l'économat, des fournitures informatiques, commande boissons et café
gestion des GSM, cartes fournisseurs, cartes de parking (Servipark, Pcard, Total, Avis, Mobiflow)

**Secrétariat**:
copie, scan, classement et reliure de documents
organisation des réunions de coordination + rédaction des PV
update de la base de données - archivage (1x par an)
préparation des classeurs annuels par société (comptabilité et corporate housekeeping)
encodage des cartes de visite dans les contacts

**Assistance des CEO**:
préparation et traitement de la correspondance, des présentations Word et Power Point (rapport annuel et présentation nouveau fond)
acceptation et inscription aux invitations personnelles + agenda
**gestion des voyages professionnels**: réservation d'hôtels, transports, restaurants, inscription events

**Organisation des events**:
**MIPIM**: billets, transports, restaurants, dîner (liste invités, invitations, plans de tables etc )
Expo Real - Realty
Cocktail Solaris du Nouvel An - Galette des Rois - Gala De Duve - Team Buildings
- **Comptabilité**:
encodage paiements sur Isabel et Multiline société du groupe
encodage paiements pour société en gestion pour compte de tiers sur Multiline selon procédure en place
facturation mise à disposition mobilier + suivi de paiement
facturation location salle de réunion BC-1 + suivi de paiement
facturation mensuelle BePark sur base des rapports d'activité + suivi de paiement
dépôt et facturation des recettes cash des parkings à Guillemins
relevés visa - suivi des paiements charges Greenwood de City Management Belgium
vérification check obligations de retenue nouveaux fournisseurs
classement des extraits bancaires
assistance dans la préparation des factures d'Asset Management et commercialisation (Lux)
mise en place des accès bancaires sur Isabel et Multiline internes + externes (gérants)
assistance lors de l'audit des comptes annuels par réviseurs
récupération TVA française auprès de la Tevea
classement avis de prêts - gestion plateforme PwC Buzzcity
transmission factures fiduciaire Luxembourgeoise pour déclarations TVA

**Legal**:
préparation des PV de CA et AG, rapport de gestion, procurations, etc
envoi des convocations, liste de présence, procurations
lettre de représentations et de missions
assistance lors d'augmentation de capital (contact avec la banque pour l'ouverture d'un compte bloqué, l'envoi des procurations, etc ) - scan et classement des PV
assistance dans les UBO (banques et registre national)
assistance LEI - assistance domiciliation
assistance dans les documents d'assurances
**assistance dans les conventions**: scan, copie, envoi, classement documents originaux
mise à jour de la liste des sociétés, administrateurs et actionnaires
assistance dans certains dossiers litigieux
mise à jour data base liste des actionnaires investisseurs (publipostage)
déclaration Reprobel
assistance dans la recherche de documents (extrait Registre du Commerce + Lux)
**AIFM**: implémentation des documents / conventions sur la plateforme partagée

**Assistance Asset Management**:
vérification et suivi des loyers + rappels au gérant le cas échéant
gestion des certificats verts auprès de Brugel et Sibelga
aide à la préparation des rapports trimestriels
**assistance taxes immobilières**: déclaration - vérification montant AER - envoi au gérant - suivi ventilation aux locataires
suivi des paiements par les locataires - contacts avec investisseurs - suivi marketing (brochure, teaser, one page, affiches, events agents)
suivi contacts avec les brokers (organiser les réunions et visites avec prospects)
**suivi des nouveaux baux**: envoi aux gérants, enregistrement
suivi du tableau des garanties bancaires - intégration documents acquisitions / cessions dans les arborescences serveurs
assistance dans le suivi des factures relatives aux travaux locatif

**Profil**:
Baccalauréat en secrétariat de direction ou expérience équivalente.
**Mission Part-Time**: 3/5 à convenir avec le client
Independant - Facturation
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Autonome et rigoureux(se)
Vous avez un grand sens de l'organisation et la gestion du temps est l'un de vos points forts
En tant qu'assistant(e) de direction dynamique et motivé(e), vous êtes capable de travailler avec peu d'encadrement et de résoudre de manière proactive des problèmes de calendrier complexes.
Vous êtes bien organisé(e) et cap

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Afore Consulting Temps plein

    Description du posteExecutive AssistantAfore Consulting is recruiting an Executive Assistant to join our dynamic European public affairs team at our new, bigger and greener offices in the European quarter in Brussels.Schedule: Day shiftWork Location: On the road

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Progressis Temps plein

    Job Role- Executive Assistant Jobs- Contract Type- Perm- Location- Brussels- Salary- €0- Date Added- 05/04/2024- Date Expires- 03/05/2024- Industry- PharmaceuticalsLooking for an Executive Assistant position? We have a job for you***Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors,...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique EIFFAGE Benelux Temps plein

    Le groupe EIFFAGE est l'un des leaders européens de la Construction, des systèmes énergétiques, des infrastructures et des concessions. A travers ses 14 filiales et ses 2.000 collaborateurs, Eiffage Benelux est actif dans le bâtiment, le génie civil, la promotion immobilière, les travaux hydrauliques et environnementaux, la menuiserie et les travaux...

  • executive assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique EIFFAGE Benelux Temps plein

    De groep EIFFAGE is één van de Europese leiders in Bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies. Eiffage Benelux is, via haar 14 filialen en 2.000 medewerkers, actief in gebouwen, burgerlijke bouwkunde, vastgoedpromotie, waterbouwkundige- en milieuwerken, schrijnwerk en industriële werken. Om de toenemende werklast op het hoofdkantoor het hoofd te...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique EIFFAGE Benelux Temps plein

    De groep EIFFAGE is één van de Europese leiders in Bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies. Eiffage Benelux is, via haar 14 filialen en 2.000 medewerkers, actief in gebouwen, burgerlijke bouwkunde, vastgoedpromotie, waterbouwkundige- en milieuwerken, schrijnwerk en industriële werken. Om de toenemende werklast op het hoofdkantoor het hoofd te...

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Walters People Temps plein

    An exciting opportunity as Executive Assistant has just become available at one of our clients located in the Centre of Brussels. Our client is active in the service sector and is a leader on its market. In this role, you will work closely with 3 other assistants to support a team of 15 people.As Executive Assistant, you will be more specifically responsible...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Arcadius Temps plein

    Your function:As an Executive Assistant at Arthur D.Little, your primary responsibilities will include: Coordinate and organize (global) travel arrangements, including flights, trains, hotel accommodations and visas. Ensure seamless travel logistics for executives, optimizing time and resources. Schedule and coordinate meetings for partners, ensuring...

  • Executive Assistant

    il y a 4 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Tiger Recruitment Temps plein

    Executive AssistantOverview We have an excellent opportunity for an experienced Executive Assistant to join a leading Financial Institution in Brussels.This is a permanent, full time opportunity.Responsibilities Providing support to a Partner, Principal, and a small team Complex diary managementOrganising meetings and business trips within...

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Tiger Recruitment Temps plein

    Executive AssistantOverview We have an excellent opportunity for an experienced Executive Assistant to join a leading Financial Institution in Brussels.This is a permanent, full time opportunity.Responsibilities Providing support to a Partner, Principal, and a small team Complex diary managementOrganising meetings and business trips within...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Alphacredit Temps plein

    Nous recherchons une personne dynamique pour assister notre comité exécutif.Vous travaillez principalement en étroite collaboration avec le CEO, le CCO et les 3 Directeurs de nos Business Lines et leurs équipes.**Votre fonction**:- Gestion et suivi des agendas des directeurs ;- Planifier des réunions récurrentes avec de nombreux intervenants internes...

  • Executive and Finance Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is currently looking for an Executive and Finance Assistant EN / FR (M/F/x) for a company located in Brussels.Robert Half is currently looking for an Executive and Finance Assistant EN / FR (M/F/x) for a company located in Brussels.Our client is active in the Environment and Health's sector. It is an interesting interim contract with the...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Eurofins Temps plein

    Job Description As an Executive Assistant, you provide administrative support to several members of the management team. You will have a wide range of administrative and organizational tasks, among which: Agenda, meetings & travel arrangements; Telephone contact; Preparation of presentations (mainly in PowerPoint) for meetings; Prepare lists in Excel...

  • Junior Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Missing Children Europe Temps plein

    Missing Children Europe is looking for a versatile and highly organised Junior Executive Assistant, for a part-time position, to perform personalised administrative duties for the Secretary General of Missing Children Europe.About Missing Children Europe: Missing Children Europe is the European Federation for missing and sexually exploited children,...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Sparagus Temps plein

    As part of this assignment, you will be responsible for:Annual planning and practical organization of meetings of company bodies and the Internal Regulatory Committee Drafting of minutes for company bodies and the Internal Regulatory Committee Preparing and transmitting decisions to the supervisory authorities Preparation and forwarding of decisions to the...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Pauwels Consulting Temps plein

    Om ons team van consultants te versterken kijken wij momenteel uit naar een 'Executive Assistant'. Wat ga je doen?- Je staat in voor het secretariaat van de directie Nextgrid, een functie die veel organisatie en planning vereist in een snel veranderande omgeving met strakke deadlines- Je zorgt voor een optimaal beheer van de agenda van de directeur, je plant...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique ACENSI BELGIUM Temps plein

    **Description de l'entreprise**La direction commerciale réglementée gère les activités commerciales en Belgique autour du transport ("transmission and hub services"), le stockage et les activités de terminalling.Pour cette direction, située au siège de Bruxelles, nous recherchons un executive assistant (M/F).**Description de la fonction**- Vous serez...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Infineon Technologies Temps plein

    Are you a dynamic professional, who strives for continuous efficiency? Do you have exceptional communication abilities and a strong focus on accuracy? Are you eager to grow in a multicultural and challenging environment? Then this is the perfect challenge for you Join us, as our new Executive Assistant in BrusselsAs an Executive Assistant, you will be a key...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique A aisbl Temps plein

    Executive Assistant (M/F)A.SPIRE is a small non-profit European Association managing and implementing the Processes4Planet Partnership (and previously SPIRE Partnership), an instrument of the European Commission's programme for research & innovation, Horizon Europe. It represents ten European industrial sectors (cement, ceramics, chemicals, engineering,...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps plein

    Omschrijving:Reporting to the General Delegate / EU Advocacy Director, the Executive Assistant's responsibilities include scheduling meetings and appointments, support with the preparation of the meetings in an online format, making office supplies arrangements, managing the General Delegate's agenda, greeting visitors, providing high level administrative...

  • Assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search, Cabinet de Recrutement et de Chasse de Tête, recherche pour le compte de son client une Assistante Administrative en CDI à Bruxelles.En tant qu'Assistante Administrative aux côtés du responsable Commercial Belgique - Luxembourg, vous aurez pour missions principales:- Planification des interventions des techniciens- Assurer la...