Assistant·e de direction

il y a 1 semaine

LouvainlaNeuve, Wallonie, Belgique Université Catholique de Louvain Temps plein

Fonction

Organisation de l'agenda et accueil :

Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des Autorités concernées Participer à la préparation des calendriers annuels de procédures Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques Traiter les courriers et courriels entrants et sortants Accueillir les visiteuses et visiteurs Préparer et organiser la logistique des événements : réunions et séances de différents organes, déplacements, missions (en collaboration étroite avec les services concernés) Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions et missions (documentation, notes, supports de communication, ...)

Gestion, suivi et archivage des dossiers et documents :

Préparer et assurer la procédure de recrutement des chercheur·es qualifié·es

Communication :

Assurer le rôle de contact avec les différent·es interlocuteurs·trices et services (internes et externes) impliqué·es dans l'exercice de la fonction des Autorités concernées Veiller à transmettre les informations aux entités concernées Rédiger des courriers, relecture et corrections de documents

Organes de gouvernance :

Assurer le support administratif et logistique des réunions de certains organes de gouvernance Selon les besoins du service, assurer le support administratif et logistique des réunions

Activités transversales du Cabinet du Recteur/ de la Rectrice :

Organiser et assurer le support logistique des activités transversales du Cabinet Collaboration, support et backup des collègues si et lorsque besoin

Point d'attention : Pas de télétravail possible dans cette fonction

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins du Cabinet.

Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de bachelier professionnalisant ; expérience de quelques années dans une fonction administrative comparable Maîtrise de la bureautique, de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Sharepoint, agendas partagés, Teams, conférences à distance, ...) Parfaite maîtrise du français (en ce compris capacités rédactionnelles), bonne maîtrise de l'anglais (au moins niveau B2). La connaissance du néerlandais est un atout Bonne connaissance et utilisation des méthodes de classement et d'archivage, de la numérisation Discrétion, sens de la confidentialité Résistance au stress ; flexibilité et disponibilité Organisation, sens des priorités, rigueur et capacité à s'approprier les procédures établies Réactivité et autonomie ; capacité d'anticipation et esprit d'initiative Esprit d'équipe et aisance relationnelle

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l'option "postuler" ci-dessous.

  • Assistant·e administratif·ve

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Université Catholique de Louvain Temps plein

    FonctionAssurer une assistance dans les tâches administratives et logistiques auprès de la direction et des responsables du SGSI : Assistance administrative de la direction. Support en matière de secrétariat : gestion du courrier, classement et archivage des documents importants, gestion des agendas et évènements... Gestion des appels téléphoniques...

  • Assistant·e administratif·ve

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    Pour le Service général du système d'information (SGSI)Site principal : Louvain-la-Neuve Contrat au cadre, à temps plein (ou temps partiel min.80%), pour une durée déterminée (contrat de remplacement jusqu'au 31/12/2024)Entrée en fonction : 01/07/2024Contexte / MissionLe système d'information (SI) de l'UCLouvain est organisé autour d'une...

  • Secrétaire de recherche

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Université Catholique de Louvain Temps plein

    FonctionLa personne assurera le secrétariat de proximité et la gestion administrative du Centre du droit de la personne et de la famille (CEFAP) et du Centre de Droit Privé (CEPRI), en collaboration avec les autres membres du personnel administratif du Centre, de l'Institut et de la Faculté.Cette fonction comprend notamment les tâches suivantes : le...

  • Gestionnaire administratif·ve

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Université Catholique de Louvain Temps plein

    FonctionEn étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe du SAFI, la fonction consiste à assurer les tâches suivantes : L'accueil et le suivi des étudiant·es via l'animation de permanences quotidiennes organisées par les services, en jour et en soirée, à Mons et à Charleroi ; Le support à l'équipe pour les tâches administratives...

  • Travailleur Psycho-médico-social

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique asbl Creche de Lauzelle Temps plein

    Source: ONEComme défini dans le Décret et l'Arrêté, les missions du personnel d'encadrement PMS sont:- Conjointement avec la direction, il met en oeuvre au quotidien le projet d'accueil dans une logique d'amélioration permanente de la qualité. Il s'assure que les pratiques éducatives, les comportements soient en conformité avec le projet d'accueil,...

  • Employé·e d'accueil en bibliothèque

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Université Catholique de Louvain Temps plein

    FonctionAu sein des bibliothèques de l'UCLouvain et sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de la Bibliothèque de droit (BDRT), le/la titulaire exercera la fonction suivante : Accueillir, informer et orienter les publics Assurer une aide de première ligne en recherche documentaire Gérer la circulation des documents physiques et les...

  • Acheteur·euse spécialisé·e

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Université Catholique de Louvain Temps plein

    FonctionSous la responsabilité de la Responsable du service des Achats : Vous participez activement à la gestion des achats pour certaines familles d'articles/services parmi les suivantes, et agissez à titre de backup pour d'autres : téléphonie mobile, multifonctions, voyages d'affaires, cartes essences, fontaines à eau, courrier express, postes de...

  • Secrétaire de recherche

    il y a 4 jours

    Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique Université Catholique de Louvain Temps plein

    FonctionLa personne assurera le secrétariat de proximité et la gestion administrative du Centre du droit de la personne et de la famille (CEFAP) et du Centre de Droit Privé (CEPRI), en collaboration avec les autres membres du personnel administratif du Centre, de l’Institut et de la Faculté.Cette fonction comprend notamment les tâches suivantes : le...

  • Assistant·e administratif·ve

    il y a 1 semaine

    Villers-la-Ville, Belgique UCLouvain Temps plein

    Pour le Service général du système d'information (SGSI)Site principal :  Louvain-la-Neuve Contrat au cadre, à temps plein (ou temps partiel min.80%), pour une durée déterminée (contrat de remplacement jusqu'au 31/12/2024)Entrée en fonction : 01/07/2024Contexte / MissionLe système d'information (SI) de l'UCLouvain est organisé autour d'une...

  • Travailleur Psycho-médico-social

    il y a 1 semaine

    Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique asbl Creche de Lauzelle Temps plein

    Source: ONE Comme défini dans le Décret et l’Arrêté, les missions du personnel d’encadrement PMS sont: - Conjointement avec la direction, il met en oeuvre au quotidien le projet d’accueil dans une logique d’amélioration permanente de la qualité. Il s’assure que les pratiques éducatives, les comportements soient en conformité avec le...

  • Technicien·ne d'exploitation Hydrogéologie

    il y a 3 semaines

    Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique Université Catholique de Louvain Temps plein

    Fonction Sous la direction du Responsable d’Exploitation, et en accord avec l’équipe en place : Dans le domaine de la production d’eau : - assurer le suivi ainsi que la maintenance préventive et curative des captages d’eau souterraine, des pompes de distribution (alimentation électrique, pression, etc.), des systèmes de traitement de l’eau...

  • Acheteur·euse spécialisé·e

    il y a 2 semaines

    Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique Université Catholique de Louvain Temps plein

    FonctionSous la responsabilité de la Responsable du service des Achats : Vous participez activement à la gestion des achats pour certaines familles d’articles/services parmi les suivantes, et agissez à titre de backup pour d’autres : téléphonie mobile, multifonctions, voyages d’affaires, cartes essences, fontaines à eau, courrier express, postes...