Assistant-e de Direction Au Sein de L'équipe

il y a 1 semaine

LouvainlaNeuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein
L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e de direction au sein de l'équipe administrative du Rectorat (H/F/X)

**Référence du poste**: SF 35547

Publication interne et externe jusqu'au 25/08/2023

Pour le Cabinet du Recteur (CRCT)

**Site principal**: Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée

**Entrée en fonction**: à partir de septembre 2023

Contexte / Mission

En tant qu'assistant-e de direction au sein du Rectorat, vous accompagnerez des membres du Conseil rectoral afin de faciliter et d'optimaliser la gestion administrative de leur mandat. En étroite concertation avec la-le Chef-fe de Cabinet (responsable hiérarchique et fonctionnelle), vous serez la personne de confiance qui assure le suivi administratif des demandes et dossiers.

Par votre fonction, vous serez en contact avec les membres du Conseil rectoral, les entités de l'Université et, à l'externe, les organes nationaux et internationaux. Vous serez intégré-e dans l'équipe administrative du Rectorat et collaborerez avec vos collègues à des tâches transversales.

**Les maîtres-mots de votre fonction**: organisation et gestion de l'agenda, support administratif, rapport régulier sur l'état des dossiers, en toute discrétion.
Fonction

Organisation de l'agenda et accueil

Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien de membres du Conseil rectoral

Participer à la préparation des calendriers des réunions et procédures gérées par le Rectorat

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques

Traiter les courriers et courriels entrants et sortants

Accueillir les visiteuses et visiteurs

Préparer et organiser la logistique des événements professionnels : réunions (en présentiel et distanciel), déplacements, missions (en collaboration étroite avec les services concernés)

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions et missions (documentation, notes, supports de communication,)

Communication

Assurer le rôle de contact avec les différent-es interlocuteurs-trices et services (internes et externes) des Autorités

Veiller à transmettre les informations aux entités concernées

Rédiger des courriers

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises

Diplôme et expérience

Bachelier professionnalisant en secrétariat de direction ou valorisation d'une expérience similaire

Une expérience d'au moins trois ans dans une fonction de même niveau de responsabilité est requise. La connaissance de l'environnement de l'UCLouvain est un atout. L'adaptation à la fonction est estimée à un an

Compétences techniques

Maîtrise de la bureautique, de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Sharepoint, agendas partagés, Teams, conférences à distance,)

Parfaite maîtrise du français (en ce compris capacités rédactionnelles), bonne maîtrise de l'anglais (au moins niveau B2). La connaissance du néerlandais est un atout

Bonne connaissance et utilisation des méthodes de classement et d'archivage, de la numérisation

Aptitudes professionnelles

Discrétion, sens de la confidentialité

Résistance au stress ; flexibilité et disponibilité

Organisation, sens des priorités, rigueur et capacité à s'approprier les procédures établies

Réactivité et autonomie ; capacité d'anticipation et esprit d'initiative

Esprit d'équipe et aisance relationnelle

Nous vous offrons

Une fonction en évolution, vous laissant la possibilité d'être force de proposition pour l'adaptation de celle-ci aux nouveaux outils de gestion et de communication

Un plan de formation « sur mesure »

La possibilité de travailler à distance dans le cadre de la convention de télétravail et ce, après une période d'immersion dans la fonction estimée à 6 mois au moins

L'UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l'égalité des genres, veille à l'égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité et à l'égalité des chances.

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Actief Interim Temps plein

    Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction motivé(e) et organisé(e) pour rejoindre une équipe dynamique. En tant qu'assistant de direction, vous serez le bras droit du dirigeant supérieur de l'entreprise. Votre rôle principal consistera à fournir un soutien administratif, organisationnel et opérationnel essentiel pour faciliter le bon...

  • Assistant-e de Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e de direction (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35849Publication interne et externe jusqu'au 22/11/2023Pour le Cabinet de l'Administratrice générale (CADG)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée**Entrée en fonction**: dès que possibleContexte /...

  • Assistant-e de Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e de direction (F/H/X)**Référence du poste**: SF 36546Publication interne et externe jusqu'au 24/06/2024Pour le Cabinet du Recteur/de la Rectrice (CRCT)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (90%), pour une durée indéterminée**Entrée en fonction**: mi-septembre 2024Contexte / MissionEn...

  • Responsable D'équipe Des Assistant-es

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Responsable d'équipe des assistant-es sociales/sociaux**Référence du poste**: SF 34847Publication interne et externe jusqu'au 13/03/2023Pour le Service d'aide aux étudiants (AIDE), de l'Administration de la vie étudiante (AVIE)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (80%), pour une durée...

  • Assistant-e de Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e de direction (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35864Publication interne et externe jusqu'au 27/11/2023Pour le Cabinet du Recteur / de la Rectrice**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat sur ressources extérieures, à temps partiel (80%), pour une durée déterminée (1 an, avec éventuel CDI par la suite)**Entrée...

  • Chargé-e de Gestion Adjoint-e à La Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Musée L Temps plein

    **Titre : Chargé-e de gestion adjoint-e à la direction - responsable administratif-ve et financier-ère (H/F/X)****L'université catholique de Louvain (UCLouvain) recrute un-e Chargé-e de gestion adjoint-e à la direction - responsable administratif-ve et financier-ère (H/F/X)****Référence du poste : SF ** **34621**Publication interne et externe**Pour...

  • Adjoint-e à La Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Adjoint-e à la direction (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35842Publication interne et externe jusqu'au 30/11/2023Pour le Service des inscriptions (SIC), de l'Administration de l'enseignement et de la formation (ADEF)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre à temps plein, pour une durée indéterminée**Entrée en...

  • Assistant-e Social-e

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e social-e (H/F/X)**Référence du poste**: SF 36210Publication interne et externe jusqu'au 02/04/2024Pour le Service d'aide aux étudiants (AIDE), de l'Administration de la vie étudiante (AVIE)**Site principal**: Louvain-la-Neuve et des prestations sur les autres sites de l'UniversitéContrat au cadre, à temps plein,...

  • Assistant(E) Dentaire Louvain

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Dentius Temps plein

    Dentius est un **réseau international** de plus de **100 cliniques dentaires multidisciplinaires** dans quatre pays, qui met l'accent sur** la qualité, la prévention, l'innovation et le service**. Une bouche saine est importante pour votre santé et pour votre qualité de vie en général. C'est pour cette raison que chacune de nos cliniques porte une...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recherche un-e Assistant-e administratif-ve (H/F/X)**Référence du poste**: SF 34938Publication interne et externe jusqu'au 26/04/2023Pour l'Institut des civilisations, arts et lettres (INCAL), du Secteur des sciences humaines (SSH)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (40%), pour une durée...

  • Assistant Administrativo-commercial Et Logistique

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour un de ses clients, Robert Half recherche un **Assistant Administrativo-Commercial et Logistique (h-f-x)**.Il s'agit d'une mission d'intérim à temps plein en vue d'engagement CDI par la suite.Pour un de ses clients, Robert Half recherche un **Assistant Administrativo-Commercial et Logistique (h-f-x)**.Il s'agit d'une mission d'intérim à temps plein...

  • Assistant Administrativo-commercial Et Logistique

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour un de ses clients, Robert Half recherche un **Assistant Administrativo-Commercial et Logistique (h-f-x)**.Il s'agit d'une mission d'intérim à temps plein en vue d'engagement CDI par la suite.Pour un de ses clients, Robert Half recherche un **Assistant Administrativo-Commercial et Logistique (h-f-x)**.Il s'agit d'une mission d'intérim à temps plein...

  • Assistant Social Pour L'equipe Mobile Psychiatrique

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Clinique Saint-Pierre Ottignies Temps plein

    **Société**:Travailler à la Clinique St-Pierre c'est avant tout intégrer un centre hospitalier de référence qui met l'accent sur le bien-être de ses patients par un accueil, une prise en charge par un personnel soignant et médical compétent et proche. La Clinique St-Pierre c'est également la recherche constante d'amélioration de la qualité au...

  • Adjointe de Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Korian Temps plein

    **Adjointe de direction ( remplaement)**:La résidence le chenoy est à la recherche d'une adjointe de direction pour un contrat de remplacement temps plein.Dans notre maison de repos et de soins l'objectif principal est de développer des projets de vie pour chaque individu, en fonction de ses possibilités et de ses limites. Nous accueillons des personnes...

  • Mede - Un Mandat D'assistant-e (50%) - Dentisterie

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    de la fonctionEnseignementL'assistant-e accomplira des tâches d'encadrement dans les enseignements relevant du domaine de la dentisterie.L'assistant-e assurera l'encadrement des stages cliniques en Master 1 et Master 2 et l'encadrement des mémoires en Master.L'assistant-e participera à la surveillance des examens et aux séances d'informations: accueil...

  • Fasb - Un Mandat D'assistant-e (100%) - Biologie

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    de la fonctionEnseignementL'assistant-e accomplira des tâches d'encadrement dans les enseignements relevant du domaine de la biologie et de l'histologie.L'assistant-e assurera l'encadrement et la préparation des travaux pratiques de biologie moléculaire et biochimie intégrée (BAC2 SBIM), de l'atelier d'histologie et d'anatomie pathologique (BAC2 SBIM),...

  • Assistant-e de Projets Pour La Fondation Louvain

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e de projets pour la Fondation Louvain (H/F/X)**Référence du poste**: SF 36247Publication interne et externe jusqu'au 14/04/2024Pour la Fondation Louvain (FOND)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat sur ressources extérieures, à temps plein (80%), pour une durée déterminée (1 an)**Entrée en fonction**: dès que...

  • Mede - Un Mandat D'assistant-e (40%) - Dentisterie

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    de la fonctionEnseignementL'assistant-e accomplira des tâches d'encadrement dans les enseignements relevant du domaine de la dentisterie.L'assistant-e assurera l'enseignement théorique et préclinique des stagiaires en BAC3 et Master 1, l'encadrement des stages cliniques des Master 1 et Master 2 et l'encadrement des mémoires en Master.L'assistant-e...

  • Fasb - Un Mandat D'assistant-e (100%) - Pharmacie

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    de la fonctionEnseignementL'assistant-e accomplira des tâches d'encadrement dans les enseignements relevant du domaine des sciences pharmaceutiques.L'assistant-e assurera la préparation, l'encadrement et les corrections des travaux pratiques de Pharmacothérapie intégrée (Master 2 Pharmacie) et des cours de Médicaments à usage hospitalier et de...

  • Lsm - Un Mandat D'assistant-e (100%) - Accounting &

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    de la fonctionEnseignementL'assistant-e accomplira des tâches d'encadrement principalement dans les enseignements relevant du domaine de la finance des marchés, de la comptabilité, de la finance durable, de l'audit, de la fiscalité, aussi bien en premier cycle (Bachelier) qu'en deuxième cycle (Master).Les tâches peuvent comprendre, outre la supervision...