Assistant-e de Direction

il y a 1 semaine

LouvainlaNeuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein
L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e de direction (H/F/X)

**Référence du poste**: SF 35864

Publication interne et externe jusqu'au 27/11/2023

Pour le Cabinet du Recteur / de la Rectrice

**Site principal**: Louvain-la-Neuve

Contrat sur ressources extérieures, à temps partiel (80%), pour une durée déterminée (1 an, avec éventuel CDI par la suite)

**Entrée en fonction**: dès que possible

Contexte / Mission

Le Cabinet du Recteur est en charge du support administratif et logistique aux membres du Conseil rectoral et à certains organes de gouvernance (Conseil rectoral, Conseil académique, Bureau exécutif), de la gestion des dossiers individuels des membres du Corps académique, de la gestion de dossiers spécifiques (ex.: fusion) et des liens avec les entités internes et externes à l'institution.

Intégré-e au sein du staff administratif du Cabinet du Recteur, la personne recrutée assurera l'assistance administrative de la cheffe de Cabinet du Recteur, un support administratif et logistique aux organes de gouvernance ainsi que la gestion de la communication du Cabinet (portail) et un support transversal pour le Cabinet.

Rôle charnière d'interface au sein de l'institution, cette fonction nécessite de faire preuve de tact, de discrétion et de réactivité. Les activités qu'elle recouvre se caractérisent par leur diversité et leur simultanéité. La fonction demande de l'agilité pour traiter ces activités et suivre leur déroulement.
Fonction
- Organisation de l'agenda et accueil:
Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des Autorités concernées

Participer à la préparation des calendriers annuels de procédures

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques

Traiter les courriers et courriels entrants et sortants

Accueillir les visiteuses et visiteurs

**Préparer et organiser la logistique des événements**: réunions et séances de conseils (en présentiel et distanciel), déplacements, missions (en collaboration étroite avec les services concernés)

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions et missions (documentation, notes, supports de communication,)
- Gestion, suivi et archivage des dossiers et documents:
Encoder les dossiers soumis au Bureau exécutif

Préparer les courriers de suivi et envoi

Préparer, encoder et assurer le suivi des dossiers des chercheurs qualifiés
- Communication:
Assurer le rôle d'éditeur-contact pour le site internet et intranet du Cabinet

Assurer le rôle de contact avec les différents interlocuteurs et services (internes et externes) impliqués dans l'exercice de la fonction des Autorités concernées

Veiller à transmettre les informations aux entités concernées

Rédiger des courriers, relecture et corrections de documents
- Organes de gouvernance:
Assurer le support administratif et logistique des réunions du Conseil rectoral

Selon les besoins du service, assurer le support administratif et logistique des réunions
- Activités transversales du Cabinet du Recteur / de la Rectrice:
Organiser et assurer le support logistique des activités transversales du Cabinet

Collaboration et support aux collègues si et lorsque besoin

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou valorisation d'une expérience similaire.

Une expérience dans une fonction similaire est requise. La connaissance de l'environnement de l'UCLouvain est un atout.

**Maîtrise des outils bureautiques**: aisance dans l'utilisation des outils courants (Word, Excel, Filemaker) et facilité à acquérir la maîtrise d'autres logiciels.

Excellentes capacités rédactionnelles et d'expression.

Esprit d'équipe.

Réactivité et flexibilité.

Organisation, sens des priorités et rigueur.

Qualités d'accueil, de communication et de contact.

Sens de la confidentialité et discrétion.

La connaissance de l'anglais est un atout.

L'UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l'égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l'égalité des chances.

  • Assistant(E) de Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Actief Interim Temps plein

    Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction motivé(e) et organisé(e) pour rejoindre une équipe dynamique. En tant qu'assistant de direction, vous serez le bras droit du dirigeant supérieur de l'entreprise. Votre rôle principal consistera à fournir un soutien administratif, organisationnel et opérationnel essentiel pour faciliter le bon...

  • Assistant-e de Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e de direction (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35849Publication interne et externe jusqu'au 22/11/2023Pour le Cabinet de l'Administratrice générale (CADG)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée**Entrée en fonction**: dès que possibleContexte /...

  • Assistant-e de Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e de direction (F/H/X)**Référence du poste**: SF 36546Publication interne et externe jusqu'au 24/06/2024Pour le Cabinet du Recteur/de la Rectrice (CRCT)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (90%), pour une durée indéterminée**Entrée en fonction**: mi-septembre 2024Contexte / MissionEn...

  • Assistant-e de Direction Au Sein de L'équipe

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e de direction au sein de l'équipe administrative du Rectorat (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35547Publication interne et externe jusqu'au 25/08/2023Pour le Cabinet du Recteur (CRCT)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée**Entrée en fonction**: à partir de...

  • Adjoint-e à La Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Adjoint-e à la direction (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35842Publication interne et externe jusqu'au 30/11/2023Pour le Service des inscriptions (SIC), de l'Administration de l'enseignement et de la formation (ADEF)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre à temps plein, pour une durée indéterminée**Entrée en...

  • Assistante de Direction Fr/nl ou Fr/angl

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Accent Temps plein

    Accent Jobs allie la flexibilité d'une agence d'intérim et la qualité d'une agence de sélection. Seuls des emplois pouvant déboucher sur un contrat fixe sont proposés. Pour ce faire, nous pouvons nous appuyer sur 700 collaborateurs passionnés qui aident chaque jour plus de personnes à trouver un emploi. Comptant 230 agences, Accent Jobs constitue le...

  • Assistant(E) Administratif

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Jobmatch Temps plein

    Vous réservez un accueil chaleureux aux clients, tant par téléphone qu'en présentiel- Vous êtes responsable du bon fonctionnement du bureau et faites appel à des spécialistes en cas de besoin, vous êtes le point de contact avec le gestionnaire du bâtiment- Vous traitez les demandes administratives de la boîte mail principale- Vous vous occupez du...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e administratif-ve (F/H/X)**Référence du poste**: SF 36489Publication interne et externe jusqu'au 28/05/2024Pour le Service général du système d'information (SGSI)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps plein (ou temps partiel min.80%), pour une durée déterminée (contrat de remplacement...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recherche un-e Assistant-e administratif-ve (H/F/X)**Référence du poste**: SF 34938Publication interne et externe jusqu'au 26/04/2023Pour l'Institut des civilisations, arts et lettres (INCAL), du Secteur des sciences humaines (SSH)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (40%), pour une durée...

  • Chargé-e de Gestion Adjoint-e à La Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Musée L Temps plein

    **Titre : Chargé-e de gestion adjoint-e à la direction - responsable administratif-ve et financier-ère (H/F/X)****L'université catholique de Louvain (UCLouvain) recrute un-e Chargé-e de gestion adjoint-e à la direction - responsable administratif-ve et financier-ère (H/F/X)****Référence du poste : SF ** **34621**Publication interne et externe**Pour...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 semaine

    La Louvière, Wallonie, Belgique Vivaldis Interim Temps plein

    **Fonction**: Vous avez de l'**expérience comme assistant de direction** ?Vous avez des**connaissances approfondies dans les matériaux de construction** ?Vous allez être très intéressé par cette offre d'emploi Nous recrutons un**assistant de direction** (h/f/x) pour notre partenaire de la région de Soignies, spécialisé dans les matériaux de...

  • Assistant(E) de Direction Sipp

    il y a 1 semaine

    Habay-la-Neuve, Wallonie, Belgique IDELUX Temps plein

    **Quels seront vos challenges ?**Vous serez chargé(e) d'assurer le suivi administratif ainsi que d'autres tâches plus techniques liées aux différentes missions du SIPP. Ceci dans le cadre des relations avec votre responsable hiérarchique, mais également avec les autres membres du service ainsi que l'ensemble des collaborateurs internes d'IDELUX.- Plus...

  • Adjointe de Direction

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Korian Temps plein

    **Adjointe de direction ( remplaement)**:La résidence le chenoy est à la recherche d'une adjointe de direction pour un contrat de remplacement temps plein.Dans notre maison de repos et de soins l'objectif principal est de développer des projets de vie pour chaque individu, en fonction de ses possibilités et de ses limites. Nous accueillons des personnes...

  • Responsable D'équipe Des Assistant-es

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Responsable d'équipe des assistant-es sociales/sociaux**Référence du poste**: SF 34847Publication interne et externe jusqu'au 13/03/2023Pour le Service d'aide aux étudiants (AIDE), de l'Administration de la vie étudiante (AVIE)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (80%), pour une durée...

  • Assistant Administrativo-commercial Et Logistique

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour un de ses clients, Robert Half recherche un **Assistant Administrativo-Commercial et Logistique (h-f-x)**.Il s'agit d'une mission d'intérim à temps plein en vue d'engagement CDI par la suite.Pour un de ses clients, Robert Half recherche un **Assistant Administrativo-Commercial et Logistique (h-f-x)**.Il s'agit d'une mission d'intérim à temps plein...

  • Assistant Administrativo-commercial Et Logistique

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour un de ses clients, Robert Half recherche un **Assistant Administrativo-Commercial et Logistique (h-f-x)**.Il s'agit d'une mission d'intérim à temps plein en vue d'engagement CDI par la suite.Pour un de ses clients, Robert Half recherche un **Assistant Administrativo-Commercial et Logistique (h-f-x)**.Il s'agit d'une mission d'intérim à temps plein...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Page Personnel Temps plein

    Added 22/11/2023- Vous avez une première expérience en tant que Office Assistant- Vous êtes capable de gérer l'organisation quotidienne d'un bureau**About Our Client**:Un cabinet d'avocats situé dans le Brabant Wallon et qui comporte une vingtaine de collaborateurs.- ** Réception**:Accueillir les clients et assurer la permanence téléphoniqueTâches...

  • Assistant-e Administratif-ve Et Support à La

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e administratif-ve et support à la communication (H/F/X) - Plateforme wallonne GIEC**Référence du poste**: SF 35900Publication interne et externe jusqu'au 07/12/2023Pour l'Administration de la recherche (ADRE)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat sur ressources extérieures, à temps partiel (50%), pour une durée...

  • Assistant-e Administratif-ve Marchés Publics

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recherche un-e Assistant-e Administratif-ve Marchés Publics (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35225Publication interne et externe jusqu'au 10/05/2023Pour le Service "Gestion des dépenses" (GDEP), de l'Administration des finances (ADFI)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat sur ressources extérieures, à temps plein, pour une durée...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Centre Placet Temps plein

    **ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE A LOUVAIN-LA-NEUVE****Contexte et mission**Le Centre Placet est une association sans but lucratif créée en 1973 et liée à l'Université Catholique de Louvain. Elle est agréée et subsidiée par la Coopération belge au développement en tant que foyer d'accueil international hébergeant et accompagnant des étudiant-es...