Administrative Assistant

il y a 2 semaines

Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Sheppard Mullin Richter & Hampton LLP Temps plein

Secretarial and Office Support

  • Providing general support to the Office Administrator in Brussels. Ability to exercise sound judgment and discretion in handling and maintaining confidential information and data;
  • Document management;
  • Maintaining archives and storage of information in the electronic document management system (Netdocs);
  • Entering invoices and expenses in the dedicated system (Chrome River) and ensure it gets approved and paid in a timely manner;
  • Assisting with conference room booking setup when required;
  • Ordering couriers and taxis;
  • Collecting and opening mail;
  • Ordering and restocking stationery, kitchen, and office supplies;
  • Maintaining the tidiness and presentation of the conference room, office spaces, and kitchen;
  • Providing general secretarial support to the Brussels Competition and Governmental practices;
  • Liaising with other support services in other offices (billing mainly);
  • Outlook diary management;
  • Personal assistant tasks as required;
  • Processing incoming calls and take accurate phone messages when required;
  • Welcoming all visitors and offering beverages;
  • Maintaining the tidiness and presentation of the reception area;
  • Providing temporary badges to visitors and maintaining the temporary badge log.

Required Skills:

  • Experience working in a legal firm is definitely desired;
  • Excellent communication skills with attorneys, clients and other business services staff in multiple time zones;
  • Diploma in a secretarial course (BAC+3 level) is preferable;
  • Word (Advanced level) experience with automatic paragraph numbering, ability to turn around documents quickly and thoroughly
  • Outlook (contacts/calendar);
  • PowerPoint (basic knowledge);
  • Netdocs (document management system);
  • Excel (basic knowledge);
  • Strong organisational skills;
  • Ability to work alone as well as ability to work well with others;
  • Ability to communicate clearly and effectively, both orally and in writing with attorneys, staff, vendors and external contacts and clients;
  • Language skills: very good English, desirable fluency in French and/or Dutch
  • German is an asset but not a requirement;
  • Ability to perform both routine and nonroutine tasks calmly and in a professional manner, excellent attention to detail and efficiency;
  • Ability to adapt to changing priorities and maintain a productive and committed work effort, meeting deadlines, and managing workload;
  • Ability to work overtime (although rarely). Flexibility to meet the changing needs of the office;
  • Ability to maintain positive contact with clients, attorneys and colleagues and observe confidentiality of client matters.
The above is intended to describe the general content of and requirements for the performance of this job. It is not to be construed as an exhaustive statement of essential functions, responsibilities, or requirements.

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Amplo Temps plein

    **Jouw taken**:**Vos responsabilités**:En tant qu'assistant administratif, vous serez responsable d'un large éventail de tâches essentielles pour le bon fonctionnement d'une entreprise. Cela comprend la préparation de documents comptables tels que des factures, des devis et des relevés bancaires.Vous devrez coordonner les déplacements professionnels...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Daoust Temps plein

    **Description de l'annonce**:Pour une société spécialisée dans le nettoyage hôtelier, nous sommes à la recherche d'un Assistant Administratif H/F avec entrée immédiate.Diverses tâches administratives:- Préparation de la facturation- Gestion agenda, client, Manager- Gestion des demandes clients- Vérification, validation et suivi des contrats et...

  • Assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique DEGAND Temps plein

    Nous recherchons pour le restaurant Emily et pour la maison DEGANDUn Assistant Administratif Polyvalent (M/F)Tâches principales:- Pré-comptabilité : traitement des factures clients et fournisseurs, exécution et suivi des paiements, encaissements, communication avec la fiduciaire pour les déclarations TVA et les clôtures bilantaires, etc.- Ressources...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche actuellement un(e)** Assistant(e) Administratif(ve)** (M/F/x) pour une société active dans les **mutualités et assurances** pour une mission temporaire avec option permanente.**Robert Half** recherche actuellement un(e)** Assistant(e) Administratif(ve)** (M/F/x) pour une société active dans les **mutualités et assurances**...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/111**La Faculté de philosophie et sciences sociales - Administration facultaire - recrute**:**Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDI à temps plein****Contexte**:- La Faculté de Philosophie et Sciences sociales est la plus importante faculté de l'Université Libre de Bruxelles. Forte de ses 6.500 é, elle apporte un soutien...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Cityone - Accueil Temps plein

    Fondé en 1991 par Sophie Pécriaux, City One est aujourd'hui un groupe indépendant et un acteur incontournable des métiers de l'accueil.Grâce à une stratégie axée sur l'alliance de l'excellence et du service, City One a su s'imposer dans différents secteurs d'activités tels que l'accueil en entreprise, l'accueil événementiel, l'animation et la...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique EXELIA Temps plein

    **OFFRE DE COLLABORATION INDÉPENDANT(E) / SALARIÉ(E) À TEMPS PLEIN** **ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) - SECRÉTAIRE (DOMAINE JURIDIQUE)****EXELIA **est un cabinet d'avocats basé à Ixelles, spécialisé en droit économique, fiscal et administratif et comptant une douzaine d'avocats.**Notre philosophie **est de mettre l'humain en avant et de proposer un...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Daoust Temps plein

    **Omschrijving vacature**:Pour un bureau actif dans la déclaration de succession nous recherchons activement un(e) assistant(e) administratif/ve avec une parfaite maîtrise du Néerlandais et une maîtrise de la langue francaise.Dans le cadre de votre fonction, vous serez amené à éffectuer les tâches suivantes:- Contacte client (gestion et...

  • Assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Brayton Global Temps plein

    Nous recherchons actuellement un(e) **Assistant(e)s Administratif(ve)s H/F/X** afin de renforcer notre équipe interne.**Vos responsabilités**- Accomplir des tâches variées, principalement de nature administrative- Aisance à passer des appels téléphoniques- Organiser et planifier des rendez-vous et des réunions- Contribuer à la gestion de plusieurs...

  • Administrative Assistante HR

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Axis Temps plein

    Our client, active in the automotive sector, is actively looking for an administrative assistant in the HR department.DescriptionYour responsibilities: Scan personnel files and file them. Support with invoicing Various administrative support (assisting with the exit of employees from the Proximus Tool, etc.)Profile You are a native speaker of French or Dutch...

  • Assistant/e Administratif/ve

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Axis Temps plein

    Notre client, actif dans le secteur automobile, est activement à la recherche d'un/e assistant/e administatif/ve au département RH.**Description**Vos responsabilités:- Scanner les dossiers du personnel et les classer- Support à la facturation- Support administratif varié (aider à la sortie des collaborateurs sortants du Tool Proximus, etc.)**Profile**-...

  • Assistant Administratif Fnb

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique BELREST Temps plein

    BELREST Belrest, une société de management horeca en pleine expansion, est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre son département FNB (Food & Beverage) et apporter un soutien essentiel au FNB Manager.Profil Recherché:- Compétences Administratives : Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e), avec une excellente maîtrise de...

  • HR Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **HR Administrative Assistant **profiel **(M/V/X**) voor een bedrijf in de woningsector.**Robert Half** is momenteel op zoek naar een **HR Administrative Assistant **profiel **(M/V/X**) voor een bedrijf in de woningsector.Deze structuur bevindt zich in Elsene en is gemakkelijk bereikbaar met het openbaar...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Actief Interim Temps plein

    du poste : Assistant(e) administratif(ve):- 4/5 ou temps pleins- Gérer le secrétariat du cabinet - accueillir les clients et répondre aux appels téléphoniques- Assistance administrative dans les dossiers - préparer les dossiers de pièces administrative et effectuer les traductions des pièces du dossier- Gestion de l'agenda - inscrire les rendez-vous...

  • Policy & Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Architects' Council Of Europe Temps plein

    Policy & Administrative AssistantJob PurposeThe Policy & Administrative Assistant will assist the Secretary General and Senior Policy Officer in keeping under review and summarising EU legislative proposals that impact on the architectural profession.S/he will also provide support for the external advocacy work of the Presidency, Secretary General and...

  • Assistant(E) Financier(ère) Et Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique 2ADVICE Temps plein

    Opportunité professionnelle captivante Vous aimez la gestion financière et administrative ? Vous recherchez un environnement de travail dynamique et stimulant ? Nous avons une excellente nouvelle pour vous Nous sommes à la recherche d'un(e) **assistant(e) financier(ère) et administratif(ve) **talentueux(se) pour rejoindre notre équipe. Si vous êtes une...

  • Administrative Accounting Assistant

    il y a 1 semaine

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Xavier Hufkens Temps plein

    We are looking for an Administrative Accounting AssistantWithin the accounting department, your role will include the following responsibilities:Manage client files from A to Z under the supervision of the accountant Issue sales invoices Encode sales invoices in accounting software Follow up on the sales process from invoicing to delivery Follow up on...

  • Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search, cabinet de recrutement et de chasse de tête, recherche pour le compte de son client un Assistant Administratif et Commercial parlant Français et néerlandais en CDI à Bruxelles (proximité Ixelles).Au sein de l'équipe commerciale et en lien avec les commerciaux terrains, le service logistique ainsi que le service comptable et les...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Independant Temps plein

    Rejoins la Team Indépendant.TV en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) à mi-temps Indépendant.TV est un organisme d'aide et de formation pour travailleurs indépendants débutants.Nous cherchons une perle rare pour compléter notre équipe de 6 collaborateurs jeunes et dynamiques.**LE POSTE : Assistant(e) Administratif(ve) à mi-temps**:Tu seras...

  • Administrative Employee

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Axis Temps plein

    Notre client, leader dans le secteur automobile, recherche un assistant administratif.**Description**Vos tâches:- coder les entrées, les changements de zone et les sorties- traiter les cas d'avarie- création de listes d'entretien et de plans de service par le biais d'un logiciel- commande et suivi des pneus- création et gestion administrative des...