Hoofdmedewerker Studentenadministratie

KASK & Conservatorium wil een veilige en zorgzame leer
- en werkomgeving voor studenten en medewerkers creëren met aandacht voor de noden en drempels van diverse doelgroepen. _
- We moedigen jou aan om te solliciteren en houden in het selectieproces enkel rekening met je kwaliteiten, mogelijkheden en competenties._

**TOELATINGSVOORWAARDEN**

Om in aanmerking te komen voor deze betrekking moet je op datum van indiensttreding:

- Voldoen aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.
- Een statutair of contractueel ATP-lid zijn, waarbij je voldoet aan één van volgende bepalingen:

- Je bent een statutair ATP-lid van HOGENT, eerder aangesteld via een externe door het hogeschoolbestuur goedgekeurde publicatie als titularis in een vacant ambt (onbepaalde duur of benoemd), binnen dezelfde functieklasse en met hetzelfde opdrachtvolume als van de te begeven opdracht.
- Je bent een contractueel ATP-lid van HOGENT, eerder via een externe door het hogeschoolbestuur goedgekeurde publicatie aangeworven met een contract van onbepaalde duur in een ATP-betrekking, binnen dezelfde functieklasse en met hetzelfde opdrachtvolume als van de te begeven opdracht.
- In het bezit zijn van een diploma van bachelor, of gelijkgeschakeld, of gelijkwaardig.

**BESCHRIJVING VAN DE FUNCTIE**

Je maakt deel uit van de dienst Studentenaangelegenheden en Onderwijsvernieuwing van KASK & Conservatorium, de school of arts van HOGENT en Howest. Als collega functioneer je daarbij mee in het team dat instaat voor de studenten
- en examenadministratie en ben je werkzaam op de Bijlokecampus te Gent. Zowel individueel als in team ben je verantwoordelijk voor een brede en boeiende waaier van taken waarmee het team de dagelijkse werking van de school waarborgt. Daarbij bouw je op middellange termijn ook je eigen expertises uit.

**Taken en verantwoordelijkheden**
- Je bent een aanspreekpunt voor kandidaat-studenten en studenten, beantwoordt hun vragen en kan zo nodig doorverwijzen naar andere diensten binnen de school of daarbuiten.
- Je bent mee verantwoordelijk voor het administratief beheer en de administratieve opvolging van studentendossiers: inschrijvingen, wijzigingen curriculum, keuzevakken, studentenuitwisselingen, afwezigheden, communicatie naar studenten, beheer studentendossiers in Bamaflex (schooladministratie-software).
- Je neemt verantwoordelijkheden op in het dagelijks beheer van de verschillende softwareapplicaties waarmee de dienst werkt en bent een aanspreekpunt voor studenten en collega’s.
- Je coördineert mee het opstellen en communiceren van de lessen-en examenroosters en staat mee in voor de organisatie van het examensecretariaat.
- Je ondersteunt de studentenparticipatie en de werking van de studentenraad binnen KASK & Conservatorium.
- Je communiceert en overlegt, in het kader van student-gerelateerde aspecten, met andere collega’s van de dienst Studentenaangelegenheden, collega’s van andere diensten alsook docenten.
- Je werkt mee aan de voorbereiding, opvolging en uitvoering van specifieke taken van de dienst zoals info
- en opendeurdagen, informatie voor kandidaat-studenten, onthaalmomenten voor nieuwe studenten, feedbackmomenten voor studenten
- Je draagt inhoudelijk bij aan het overleg en de vergaderingen binnen de dienst studentenaangelegenheden en je biedt inhoudelijke ondersteuning aan initiatieven binnen de dienst.
- Je bouwt een professionele relatie uit met de collega’s van je dienst en werkt nauw samen met de overige decanaatsmedewerkers.

**Profiel**
- Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden.
- Je kan vlot overweg met MS Office toepassingen en bent vertrouwd met elektronische communicatiemiddelen.
- Je bent gemotiveerd om je in te werken in nieuwe softwareapplicaties. Ervaring in het gebruik van Bamaflex, ASIMUT en/of Chamilo strekt tot aanbeveling.
- Je beschikt over kennis inzake de structuur en regelgeving van het hoger onderwijs. Ervaring in het hoger kunstonderwijs strekt tot aanbeveling.
- Je hebt voeling met de leefwereld van studenten en je kan vlot met hen omgaan.
- Je hebt interesse in kunst en cultuur en een positief engagement naar kunstenaars.
- Je beschikt naast kennis van het Nederlands ook over goede mondelinge en schriftelijke
- vaardigheden in het Engels.
- Je bent flexibel ingesteld en hebt een sterke verantwoordelijkheidszin.
- Je beschikt over een goed organisatievermogen.
- Je bent discreet en dienstverlenend ingesteld.
- Je bent communicatief en werkt graag in team.
- Je hebt een positieve betrokkenheid bij het pedagogisch project van KASK & Conservatorium in het bijzonder en van HOGENT in het algemeen

***Aanbod**

Wij bieden een deeltijdse statutaire aanstelling voor onbepaalde duur (80%) voor indiensttreding vanaf 01-09-2024.
- Je krijgt als statutair personeelslid van HOGENT een opdrachtwijziging voor onbepaalde duur en bouwt verder dienstanciënniteit op in functie van latere benoeming confo