Secrétaire Administratif Et Accueil
Il y a 2 mois
**Description de l’entreprise
**Domitys L'Écrin Vert, une résidence services à 1160 Auderghem recherche **un.e secrétaire administratif et accueil (h/f) **avec expérience, si possible hôtelière, parlant l'anglais si possible.
Il est rattaché hiérarchiquement au Directeur de résidence services et, par délégation, à l'Adjoint de Direction et au Responsable accueil.
**Description de la fonction
**Il assure le secrétariat, ainsi que l'accueil physique & téléphonique de la résidence services.
**Missions de secrétariat**
- Gestion du courrier (arrivée/départ) et distribution
- Secrétariat administratif et commercial
- Rédaction et actualisation de divers documents, notamment fichiers, affiches, notes, cahiers 'Qualité'
**Missions d'accueil**
- Accueil, renseignement, orientation des personnes
- Réponse au téléphone et rédaction de courriers, transmission des messages
- Distribution de la documentation
- Communication et suivi avec les différents départements
- Faire le suivi des notes dans Progisap
- Répondre aux mails et transférer les mails vers le bon département
- Savoir effectuer un Check In et un Check Out selon la procédure Domitys et dans la langue du client
- Contrôle et suivi du passage de nos différents résidents
- Vérification de l'identité des visiteurs le cas échéant
- Gestion du statut des appartements sur Progisap
- Etablir les effectifs du restaurant pour le petit déjeuner, le diner et le souper. Ils doivent être justes en fonction des arrivées, des départs et des différentes demandes
- Passation des consignes et des différentes tâches du jour entre les différents shifts
- Clôture et contrôle de la caisse en fin de journée
- Vérifier, corriger, faire le suivi des différentes réservations
- S'assurer que les acomptes des séjours soient reçus et enregistré dans le système
- Prise de rendez-vous auprès des différents prestataires
- Rédiger et mise à jour des indisponibilités
- Savoir enregistrer les différentes ventes extra pour un client interne et externe
- Facture:
- Générer les acomptes
- Savoir lire une facture et l'imprimer
- Encaisser la facture
- Préparation d'une arrivée résident SDST et/ou permanent
**Description du profil**
- Disponibilité et prévenance
- Organisation et gestion des urgences
- Connaissance et compréhension de la politique qualité Domitys et des objectifs liés
- Mise en œuvre d'actions correctives
- Connaissance des objectifs d'amélioration fixés par le Directeur de la résidence et participation à la réalisation des plans d'actions
- Respect des règles de gestion documentaire
- Disponibilité à son poste de travail des documents de référence à jour
- Mise en œuvre des questionnaires d'évaluation des prestataires
- En cas de besoin, intervention ou demande d'intervention des secours auprès des résidents (par exemple quand l'alarme de surveillance se déclenche), conformément à la procédure qualité
- Présentation irréprochable
- En cas de nécessité de service, intervention et aide aux collègues des autres services de l'établissement dans l'accomplissement de leurs missions.
**Avantages du poste
**En temps partiel +- 0,8 ETP... flexible selon la demande + 1 weekend sur 2, engagement avril/mai 2023.
**Informations supplementaires**
Lieu de travail Auderghem, Belgique
Type de contrat : Travail
Spécificités des horaires : Travailler le samedi, Zaterdag werk, Travailler le dimanche et les jours fériés, Werken op zon-en feestdagen
Autres Informations:
**Intéressé(e)?
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