Administrative Assistant

il y a 3 semaines


Brussels, Belgique NATO - OTAN Temps plein

**1. SUMMARY**

The Office of Legal Affairs (OLA) is an Independent Office within the International Staff (IS). It is responsible for the provision of advice to the Secretary General, the IS and, as appropriate, other NATO bodies on all issues which have legal implications, particularly with regard to international and national laws and regulations which affect the responsibilities, functions, operations and activities of NATO. The Office also provides advice directly to the North Atlantic Council (NAC) and Council subordinate Committees.

Under the overall direction and management of the Legal Adviser/Director, and working closely with the Deputy Director, the Administrative Assistant will assist the Legal Adviser/Director. The incumbent will be responsible for efficiently handling a wide range of support duties of an administrative and organisational nature in OLA, managing its daily interaction with the Private Office and other Divisions/Independent Offices and their staff, providing administrative support and contributing to changes in processes as required.

The incumbent will be expected to exercise initiative and creativity, be adaptable, accept responsibility for bringing matters to completion while achieving required results, and be able to work independently and meet deadlines. S/he should have strong organisational and problem-solving skills and be able to maintain good relationships within OLA and with other NATO staff.

**2. QUALIFICATIONS **AND **EXPERIENCE**

**ESSENTIAL**

The incumbent must:

- have a good general education, to higher secondary level or above;
- have at least 4 years' experience of administrative or organisational work (i.e.office manager, personal assistant, etc.)
- possess thorough knowledge of good office practices and procedures;
- be proficient in the use of computer software support packages, in particular Microsoft Office;
- have good professional drafting and editing skills in at least one of the official NATO languages;
- possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V (“Advanced”) in one; III (“Intermediate”) in the other.

**DESIRABLE**

The following would be considered an advantage:

- a diploma or qualification in a relevant field;
- experience in a national administration or International Organisation experience in documentary analysis, ideally in a legal environment;
- knowledge of NATO structure, practices and procedures;
- knowledge of additional languages relevant to NATO's work.

**3. **MAIN **ACCOUNTABILITIES**

**Expertise Development**

Proactively develop skills in areas such as planning and organising, new technology, languages and effective communication. Liaise with other Assistants to leverage knowledge. Assist in space management, IT requirements and security issues. Provide constructive suggestions to improve office procedures, especially in the field of information management and operating procedures. Find ways to be faster, better and more effective in managing information and using office tools.

**Knowledge Management**

Prepare and, as appropriate, update reference files on matters referred to the Legal Adviser/Director. Collect, categorise and track relevant information required for various tasks and projects. Maintain and, as necessary, improve well-structured paper and electronic filing systems, including OLA’s own archives.

**Planning and Execution**

Handle the day-to-day administration of the office: process incoming and outgoing mail; answer enquiries and incoming calls; arrange meetings and handle related details, such as necessary travel arrangements and mission coordination; as well as coordination of leave plans and coverage during own absences. Draft and produce simple memoranda and cover letters. Liaise with Deputy Director to prepare draft replies to requests of a corporate nature from within the Organisation. Organise own workload to ensure the accurate and timely execution of duties.

**Information Management**

Handle administrative preparation (including retrieval and distribution of NATO and non-NATO documents) of expert meetings, NATO Committees and other meetings as required. Administer the schedule of the Legal Adviser/Director. Oversee the paper flow into and out of the office including retrieving and organising correspondence/documents (including classified information). Maintain an effective follow-up and/or reminder system for pending actions within the service

**Stakeholder Management**

Liaise with points of contact to ensure efficiency in daily management of workload and processes. Be the point of contact for initial requests of varying nature. Maintain all lists of internal and external contacts. Represent OLA as required at various meetings related to processes and the smooth functioning of the Office.

**Financial Management**

Maintain budget records for OLA and ensure that proper financial procedures are followed for the budget. Prepare the necessary fina


  • Assistante Administrative

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps plein

    Assistant(e) administrative **Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) Administrative avec compétences en Service Client et Billetterie !** **À propos de nous**: Le Musée des Illusions de Bruxelles est une destination culturelle renommée qui offre des expériences inoubliables à nos visiteurs. Nous recherchons une Assistante Administrative...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 jours


    Brussels, Belgique Synergie Temps plein

    **Description de fonction**: Afin de renforcer ses équipes, notre client est à la recherche d'un Assistant Administratif. En tant qu'assistant administratif, vos tâches principales seront les suivantes: - Assurer le suivi et l’encodage des factures entrantes et sortantes - Se coordonner avec le directeur financier concernant le suivi des factures -...

  • Assistante Administrative

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps plein

    Assistant(e) administrative **Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) Administrative avec compétences en Service Client et Billetterie !** **À propos de nous**: Le Musée des Illusions de Bruxelles est une destination culturelle renommée qui offre des expériences inoubliables à nos visiteurs. Nous recherchons une Assistante Administrative...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines


    Brussels, Belgique Start People Temps plein

    En tant qu'Assistant Administratif (h/f), vos tâches comprendront: - L'encodage et le suivi de documents entrants et des factures, - L'assistance au département RH dans sa gestion administrative, - La prise en charge et le suivi de tâches de type Facility Management, - La traduction de documents officiels du français à l'allemand et inversément, - Le...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine


    Brussels, Belgique Synergie Temps plein

    Dans ce contexte, notre client cherche actuellement un **assistant administratif** ! En tant qu'assistant administratif, vos tâches principales seront les suivantes: - Assurer le suivi et l’encodage des factures entrantes et sortantes. - Se coordonner avec le Directeur Financier concernant le suivi des factures. - Assurer le suivi du courrier entrant. -...

  • Administrative Assistant

    il y a 5 jours


    Brussels, Belgique Unique Belgium Temps plein

    Description: Are you looking for an interesting job as an Administrative Assistant? Do you speak French, English and Dutch? We have the right job for you! We are looking for an Administrative Assistant, for one of our clients, a trade union federation in the transport sector. As an Administrative Assistant, you will have the following tasks:Prepare and...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique EVERTYS Temps plein

    **Administrative assistant****: Administrative assistant - Region - Bruxelles - Contract type - Permanent at client **Job description**: **Key Requirements**: - Previous experience in administrative support roles is a plus. - Strong organizational and multitasking skills. - Bilingual in French and Dutch. - Fluent in both spoken and written...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: Notre client recherche un **Assistant Administratif **(h/f/x) qui apportera un **support **au département QUALITE et au département ADMINISTRATIF. Dans cette fonction, vos **missions principales **seront: **QUALITE** - Correction des résultats d'analyse ; - Vérification des pesées journalières ; - Suivi des matières de référence...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 jours


    Brussels, Belgique EVERTYS Temps plein

    **Administrative Assistant****: Vous êtes trilingue et prêt à relever de nouveaux défis dans un environnement de travail idéal ? Alors j'ai une bonne nouvelle pour vous ! L'une des plus grandes banques belges recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe à Bruxelles. - Region- Brussels- Contract type- Project...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine


    Brussels, Belgique centre de recherches routieres Temps plein

    **Assistant Administratif**: **Comment participerez-vous à notre mission ?**: Au sein d’une équipe de six personnes, responsable de la perception des contributions légales (« redevances ») des entrepreneurs routiers, vos responsabilités sont: - effectuer des tâches **administratives** et opérationnelles concrètes afin de soutenir l’équipe...

  • Assistante Administrative

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Ce **poste administrative** implique une diversité de tâches ! Vous êtes un professionnel organisé et avez le sens du détail ? Vous aimez travailler dans un environnement chaleureux ? Alors postulez dès à présent à l'emploi d'assistant administratif et faites la différence grâce à votre talent. Un aperçu de vos tâches: - Vous...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines


    Brussels, Belgique SPIE Temps plein

    SPIE Belgium aide ses clients d'une part à concevoir et réaliser leurs équipements techniques et d'autre part, à exploiter et assurer la maintenance de leurs installations. Notre Business Unit Industry South qui agit depuis nos bureaux situés à Strépy-Bracquegnies (La Louvière) compte plus de 150 collaborateurs et gère des projets d’installation,...

  • Assistante Administrative

    il y a 3 jours


    Brussels, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search, Cabinet de Recrutement et de Chasse de Tête, recherche pour le compte de son client une Assistante Administrative en CDI à Bruxelles. En tant qu'Assistante Administrative aux côtés du responsable Commercial Belgique - Luxembourg, vous aurez pour missions principales: - Planification des interventions des techniciens - Assurer la...


  • Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif et support **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles.** **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif et support **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles.** Notre client est une grande structure active dans le **secteur de la consultance. **Vous...

  • Assistant Administratif Fr En

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'un poste d'assistant administratif dans la région de Liège ? Vous êtes une personne avenante, très organisée, multitâche et fiable ? Postulez maintenant ! En tant qu'**Assistant Administratif**, vos tâches seront les suivantes: - Gestion des appels - Accueil des visiteurs - Gestion du courrier et des...

  • Assistant Administratif Fr/en

    il y a 4 semaines


    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif FR/EN **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée dans le **centre de Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif FR/EN **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée dans le **centre de Bruxelles**. Notre client est une institution européenne dans le **domaine...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    functiegroep Administratie- - referentie DUOTT-1238932 jobdetails Als Administrative Assistant: Je bent verantwoordelijk voor zowel secretariële taken als administratieve en dagelijkse managementtaken ten behoeve van de projectmanagers van het ontwikkelingsteam Je standaardiseert en formatteert basis - en standaarddocumenten (bijv. brieven,...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    groupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1258103 offre d'emploi En tant qu'assistant administratif h/f, vos tâches seront les suivantes: - Vous accueillez et conseillez les clients physiquement et/ou par téléphone - Vous encodez et assurez un suivi des demandes clients - Vous assurez la gestion administrative des différentes demandes des...


  • Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** est à la recherche pour l'un de ses clients d'un(e) **Administrative Assistant Legal**, pour **une période de 6 mois**. **Robert Half** est à la recherche pour l'un de ses clients d'un(e) **Administrative Assistant Legal**, pour **une période de 6 mois**. Notre client, situé à **Bruxelles**, est une entreprise spécialisée dans...


  • Brussels, Belgique Fedasil HQ Temps plein

    Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont droit à l'accueil (« Loi accueil » du 12 janvier 2007). L’Agence organise directement, ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité, ainsi que l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non...