Administratief Deskundige

**1 - Werken bij de VUB**:
Ben jij onze **administratief deskundige **die uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar **nieuw talent** om samen mee te groeien.

De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met zo’n **4000 medewerkers** zijn we de **grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; **een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van **EUTOPIA**, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

**2 - Functiebeschrijving**:
Het Brussels University Consultation Center, BRUCC, is een centrum voor psychologische dienstverlening, opleiding en onderzoek waar kinderen en volwassenen terecht kunnen voor individuele begeleiding, groepssessies en psychodiagnostisch onderzoek. BRUCC verzorgt ook workshops en lezingen voor professionelen en voor een breder publiek. Studenten en onderzoekers vinden in BRUCC ondersteuning voor hun opleiding en onderzoek.

We zijn op zoek naar een administratief deskundige, zo ziet jouw takenpakket eruit:
Dagelijks beheer
- Onthaal en aanspreekpunt voor cliënten, collega’s, studenten en docenten
- Opvolgen van communicatie via BRUCC telefoon, mail, website en sociale media
- Uitsturen van nieuwsbrieven en interne communicatie
- Beheer van de BRUCC agenda en lokaalbezetting
- Het centrum voorzien van benodigde kantoor
- en keukenartikelen
- Opvolgen van aanmeldings-/wachtlijsten en inschrijvingen voor lezingen, workshops, trainingen en studiedagen (aanbod BRUCCpro)
- Voorbereidend werk in kader van fysieke of digitale overlegmomenten/bijeenkomsten (klaarzetten materiaal, maken van kopieën, praktische organisatie van evenementen, etc.)

Facturatie en opvolging
- Betaling en opvolging van (interne/externe) facturen en onkosten (Excel, RACSWEB)
- Aanvragen en opmaken van prijsoffertes (lezingen, trainingen, catering, locaties, etc.)
- Opmaak van financiële begroting en jaarrekening.

Onderwijs

Het versterken van de synergie tussen BRUCC praktijk, onderzoek en onderwijs door:

- Praktische organisatie van competentiegerichte onderwijs
- en trainingsmodules, reflectiegroepen en skills labs
- Vestigen en onderhouden van communicatie met (klinische) instellingen om praktijkgerichte leermogelijkheden te waarborgen
- Ondersteunen van en beschikbaar stellen van onderwijsmateriaal voor docenten (o.a. anonimisatie van testmateriaal, uploaden van videomateriaal op BRUCC canvas-ruimte, verzamelen van noden en vragen van docenten mbt ontwikkeling van nieuw onderwijsmateriaal)
- Ondersteunen van de BRUCC-testotheek (uitlenen materiaal, permanentie, ingave bibliotheek systeem van nieuwe testen)

**3 - Profiel**:
Wat verwachten wij van jou?
- Je beschikt minstens over een graduaat of bachelor of gelijkwaardig door ervaring.
- Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en het Engels en bent klantgericht.
- Je kan goed overweg met de meest courante toepassingen binnen MS Office. Kennis van ACCESS strekt tot aanbeveling.
- Je bent een geboren organisator en multitasker, proactief, sterk in probleemoplossend denken.
- Je beschikt over uitstekende interpersoonlijke vaardigheden en een empathische houding.
- Je hanteert een flexibile werkhouding. Je bent discreet en handelt vanuit de beroepscodes van integriteit, objectiviteit, gelijke behandeling en transparantie, uitgaande van de basisregels van sociale en ethische normen.VUB wil een** weerspiegeling zijn van de maatschappij** waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

**4 - Aanbod**:
Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een deeltijds (50%) contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan** graad 5.**

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een **open, betrokken en diverse** werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

- **Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden,** een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
- Een open informele werkomgeving met aandacht voor je **work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling **met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
- Een kosteloze** hospitalisatie
- en zeer mooie groepsverzekering **met gewaarborgd inkomen;
- Maximale terugbetaling **woon-werkverkeer** met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
- **Gevarieerde maaltijden