Assistant Administratif de L'échevin Bart Dhondt

il y a 6 jours


Brussels, Belgique Ville de Bruxelles - Stad Brussel Temps plein

Quelle est l’objectif de la fonction ?

En tant qu’assistant-e administratif.ve de l’Echevin, vous êtes responsable de l’organisation de son travail : planning de son agenda, organisation et suivi des réunions et rendez-vous, suivi du courrier, préparation et suivi administratif des collèges et conseils communaux.
Vous serez accompagné.e et soutenu.e par la Cheffe de cabinet et pouvez compter sur le soutien et la collaboration des autres membres du cabinet et des autres assistant-e-s du cabinet commun.

Quelles sont vos responsabilités et tâches ?
- Vous gérez l’agenda de l’Echevin : vous assurez un planning réaliste des diverses réunions
- Vous assurez que l’Echevin dispose de toutes les informations nécessaires au sujet de la réunion
- Vous invitez les différentes parties prenantes aux réunions liées aux compétences de l’Echevin
- Vous organisez des événements de participation et d’information avec les riverain.e.s
- Vous gérez la boite mail du cabinet et vous vous assurez que les questions envoyées par les citoyen.ne.s reçoivent une réponse utile et complète dans les meilleurs délais en collaboration avec les services et conseillers de cabinet concernés.
- Vous réceptionnez le courrier écrit et assurez son suivi
- Vous écrivez des courriers, vérifiez l’orthographe et la mise en page des notes et courriers sortants du cabinet
- Vous organisez le classement des dossiers (digitaux et papiers) relevant du cabinet
- Vous aidez les collaborateurs du cabinet dans la recherche de documents et informations diverses
- Vous traduisez de petits textes vers votre langue maternelle
- En collaboration avec la cellule administrative du cabinet commun, vous collaborez à
- La permanence dans les bureaux du cabinet
- La permanence téléphonique
- L’accueil des invité-e-s
- La réservation et préparation des salles de réunion ou réunions virtuelles
- Les commandes et livraisons de fournitures du cabinet
- La comptabilité du cabinet
Qui êtes-vous ?
Formation, compétences, expérience
- Diplôme de l’enseignement supérieur (bachelier - graduat) en secrétariat ou relations publiques, ou disposer d’une expérience équivalente probante en secrétariat ;
- Maîtrise approfondie du Français et du Néerlandais (rédaction et orthographe) ;
- Capacité d’organisation et de rigueur ;
- Capacité de travailler de façon autonome, dans un cadre défini ;
- Confidentialité, loyauté et discrétion ;
- Maîtrise des outils de bureautique et de communication : traitement de texte, tableur, bases de données, messageries, réseaux sociaux, présentation, internet, etc ;
- Connaissance du territoire et du tissu de la Ville de Bruxelles ;
- Connaissance du fonctionnement et des compétences communales est un atout.
Contrat
- Temps de travail : temps plein ;
- Durée : contrat de travail à durée indéterminée, mais lié à la mandature communale ;
- Rémunération : contrat niveau B, prise en compte de l'ancienneté pertinente, possibilité de prime de bilinguisme ;
- Lieu de travail : Hôtel de Ville de Bruxelles ;
- Entrée en fonction : immédiate.

Merci d’avance pour votre intérêt,
Bart Dhondt, Echevin de la Mobilité et des Travaux publics

Type d'emploi : Temps Plein



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    Wat zijn je verantwoordelijkheden en taken? - Je beheert de agenda van de Schepen : je zorgt hierbij voor een realistische planning van de verschillende vergaderingen - Je zorgt ervoor dat de schepen alle nodige informatie heeft over de meetings - Je nodigt allerhande actoren uit op meetings gerelateerd aan de bevoegdheden van de Schepen. - Je organiseert...


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    Il y a 7 mois


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    Il y a 6 mois


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