Personal Assistant

il y a 2 jours

Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

Notre client, l'un des principaux cabinets d'avocats internationaux, avec une équipe de plus de 180 personnes travaillant au bureau de Bruxelles et de 20 nationalités différentes, recherche un Claims Handler Liability.
**Description**
- Assurer la fonction d'assistant personnel d'un associé et/ou d'un certain nombre d'avocats, y compris la gestion de l'agenda, le traitement de la correspondance interne et externe, la préparation de présentations, la réponse aux appels téléphoniques et la prise de messages.
- Mettre en œuvre d'excellentes compétences en matière de gestion d'agenda pour s'occuper de l'organisation de voyages souvent complexes. Une grande partie de ce travail consistera à organiser des voyages internationaux et à réserver des hôtels, à organiser des réunions avec les clients et à facturer les frais de voyage.
- Organiser, coordonner et organiser des réunions pour les clients et les avocats en envoyant des demandes de réunion, en assurant la liaison avec les parties concernées et en gérant les événements ad hoc pour les clients et les réseaux, tels que les petits déjeuners/déjeuners de travail, les conférences, etc.
- Administration de tous les dossiers (papier et électroniques). Veiller à ce que toute la correspondance interne et externe, les documents originaux et les notes soient classés.
- Gestion extensive des courriels, y compris le classement de tous les courriels relatifs aux clients ou au département, le cas échéant, et le traitement des demandes en l'absence des avocats, y compris la correspondance avec les clients, les autres avocats et les agences.
- Facturation : aide à la production de factures, ce qui inclut diverses tâches : collecte d'informations, vérification des projets, liaison avec l'associé, les collaborateurs et l'équipe de facturation pour s'assurer que les factures sont envoyées correctement et dans les délais, à l'aide des systèmes 3E et Intapp.
- Autres tâches : Fournir une assistance ad hoc aux partenaires/associés principaux en visite, le cas échéant ; mettre à jour les contacts avec les clients, les listes de clients et autres listes de diffusion à l'aide des systèmes globaux internes ; missions extérieures occasionnelles (auprès d'agences, de clients,...).
- La liste des tâches clés ci-dessus est indicative et non exhaustive, et un assistant peut avoir plus ou moins de tâches à gérer à un moment donné.

**Profile**
- Idéalement 5 ans d'expérience, de préférence dans une fonction similaire
- Maîtrise des technologies de l'information : MS Office (en particulier Word et Excel)
- Langues : très bon niveau d'anglais. Toute autre langue de l'UE est un atout.
- Une qualification formelle en secrétariat (et de l'expérience) est un atout.
- Esprit d'équipe, capacité à établir de bonnes relations de travail avec les collègues.
- Capacité et volonté de faire preuve d'initiative et de ne pas se contenter de recevoir des instructions.
- Vous devez toujours faire preuve de maturité et être en mesure d'adhérer aux pratiques de confidentialité, car vous traiterez parfois des informations sensibles et confidentielles.
- Autodidacte, fiable, flexible, soucieux de son travail et serviable.
- Bonne capacité de communication, aptitude à traiter avec des personnes de tous niveaux.
- attitude positive, proactive et professionnelle, capacité à rester calme sous pression et à travailler dans des délais serrés
- Capacité à établir des priorités et à faire preuve d'initiative
- Bon sens de l'organisation et souci du détail
- Bonne présentation et confiance en soi
- Sens de l'humour

**Offer**
- Situé au centre de Bruxelles, notre client vous propose un contrat permanent dans un environnement de travail dynamique et multiculturel.
- Un package salarial attractif.
- En outre, vous bénéficierez d'un large éventail d'autres avantages:

- Un large éventail d'opportunités d'apprentissage et de développement
- La possibilité de vous développer et de faire partie d'une équipe formidable au sein d'un employeur de premier plan en Belgique.

  • Personal Assistant

    il y a 7 jours

    Bruxelles Etterbeek, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is op zoek naar een **Personal Assistant** (M/V/X). Het gaat om een uitzendopdracht met zicht op een vast contract. Robert Half is op zoek naar een **Personal Assistant** (M/V/X). Het gaat om een uitzendopdracht met zicht op een vast contract. Onze klant is actief in de **bouwsector** en is gelegen in regio **Brussel**. Je ...

  • Personal Assistant

    il y a 2 jours

    Bruxelles Auderghem, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Personal Assistant NL/FR **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Oudergem.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Personal Assistant NL/FR **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Oudergem.** Onze klant biedt **professionele diensten** aan. De **verantwoordelijkheden** voor deze functie als...

  • Personal Assistant

    Il y a 9 mois

    Bruxelles Etterbeek, Belgique Axis Temps plein

    Our client is a leading international law firm looking for a personal assistant to support a team of partners in one of their Brussels practices. The personal assistant will be responsible for managing and coordinating the partners’ agenda. The new colleague will also be assisting with a range of administrative tasks. A perfect level of English, and a...

  • German-speaking Personal Assistant

    Il y a 7 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    **Description** - Acting as a personal assistant to a partner and/or a number of lawyers, including diary management, handling of correspondence both interally and externally, preparing presentations, answering phone calls and taking messages ; - Organising, co-ordinating and arranging meetings for clients and lawyers by sending out meeting requests,...

  • Executive Secretary/personal Assistant

    il y a 7 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** **Talent Solutions **is currently looking for an **Executive Assistant** to the CEO. **Robert Half** **Talent Solutions **is currently looking for an **Executive Assistant** to the CEO. Our client is situated in Brussels and is easily accessible with public transportation. The company is active in the manufacturing industry. The...

  • Personal Assistant

    Il y a 7 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    Our client, one of the leading international Law firms, with a team of over 180 people working in the Brussels office and 20 different nationalities is seeking a Claims Handler Liability. **Description** - Acting as a personal assistant to a partner and/or a number of lawyers, including diary management, handling of correspondence both interally and...

  • Executive Assistant

    Il y a 6 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is momenteel op zoek naar een **Executive Assistant** (M/V/X) voor een bedrijf gespecialiseerd in **de juridische sector**. Robert Half is momenteel op zoek naar een **Executive Assistant** (M/V/X) voor een bedrijf gespecialiseerd in **de juridische sector**. Dit bedrijf is gevestigd in het centrum van **Brussel**. Uw **verantwoordelijkheden**...

  • Management Assistant

    il y a 2 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    As a management assistant, you will support our lawyers on a daily basis in the administrative aspects of their work. Among other things, you will be responsible for:Answering the phones and handling correspondence;Organizing both internal and external meetings;Agenda management;Inputting... ** Beschrijving** As a management assistant, you will support our...

  • Personal Assistant

    Il y a 7 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique Simont Braun Temps plein

    **Are you a talented professional in search of an exhilarating job opportunity within a dynamic and innovative law firm?** **Look no further! We have the perfect role waiting for you.** **THE ROLE** **Prepare for success**: Take charge of organising and coordinating meetings and seminars flawlessly, ensuring smooth operations and impeccable setups. **Be...

  • Assistant Store Manager Boconcept Brussels

    Il y a 7 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique BoConcept Temps plein

    **Assistant Store Manager BoConcept Brussels** BoConcept was born in Denmark in 1952 and is now a premium lifestyle retail brand with more than three hundred stores in over sixty countries. Through Danish creativity and craftsmanship, we take spaces to the next level with iconic design that brings joy and inspiration. We also help our customers create their...

  • HR Assistant

    il y a 1 semaine

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    Opportunity as an HR Assistant within a dynamic law firm **Beschrijving** After a training period, you will gradually take on the wide range of responsibilities of the position. These mainly include: - The start-up of newcomers so they feel completely welcome from day one: creating contract, setting up induction program, registering with insurances,...;...

  • Operations Assistant

    Il y a 4 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique CENTI Group Temps plein

    About CENTI: Position Overview: Key Responsibilities: 1. Administrative Support - Manage and maintain complex calendars, scheduling meetings, and appointments. - Coordinate travel arrangements, including flights, accommodations, and itineraries. - Prepare and edit correspondence, communications, presentations, and other documents. - Handle incoming and...

  • Personal Assistant

    Il y a 8 mois

    Bruxelles Woluwe-Saint-Pierre, Belgique Axis Temps plein

    **Description** You are the lawyers' first port of call for a wide variety of queries and requests, and as such, your role involves a multitude of tasks: - Managing the lawyers’ calendars, mailboxes and contacts in a proactive manner. This includes scheduling appointments and conference calls, booking meeting rooms and restaurants, and liaising with our...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique UPWIDER Temps plein

    **Office Manager and Executive Assistant** - Full-time_ Nice to meet you! Just few of words about us! **What do we do?** - **UpWider is a scale-up in Management Consulting**, in full growth, based in Brussels. - Our aim? Helping our clients (**large international** companies) in **the execution of their strategic development.**: - How? By providing them...

  • Office Manager

    il y a 1 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique UPWIDER Temps plein

    **Office Manager and Executive Assistant** - **Ready for an adventure full of learning and growth?**_ - **Do you love being at the heart of the action? and handling the unexpected with a smile?**_ Join us as the **Executive Assistant/Office Manager** and become the person who brightens our days ! Just few of words about us: **What do we do?** - **UpWider...

  • Administrative Assistant

    Il y a 7 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique Sheppard Mullin Richter & Hampton LLP Temps plein

    **Secretarial and Office Support** - Providing general support to the Office Administrator in Brussels. Ability to exercise sound judgment and discretion in handling and maintaining confidential information and data; - Document management; - Maintaining archives and storage of information in the electronic document management system (Netdocs); - Entering...

  • Management Assistant

    Il y a 7 mois

    Bruxelles Etterbeek, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is currently looking for a Junior Management Assistant for a European Organisation located in Brussels from the end of August till the end of the year. Robert Half is currently looking for a Junior Management Assistant for a European Organisation located in Brussels from the end of August till the end of the year. Our client is active in the...

  • Marketing Assistant

    il y a 2 jours

    Bruxelles Etterbeek, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is currently looking for a Marketing Assistant for a company located in Brussels. Robert Half is currently looking for a Marketing Assistant for a company located in Brussels. Our client is active in the Banking Industry. The responsibilities for this function as a Marketing Assistant are: - You do competitive analysis & reporting; - You...

  • Personal/team Assistant

    il y a 6 jours

    Bruxelles Etterbeek, Belgique Care4You Temps plein

    Our client is a small, international law firm located in central Brussels. They are currently recruiting a diligent assistant to assist 1 or 2 lawyers. **Job description**: - Acting as a first point of contact for internal and external parties: dealing with correspondence and phone calls - Managing diaries (Outlook-agenda) and organising meetings and...

  • Management Assistant

    il y a 1 semaine

    Bruxelles Etterbeek, Belgique Axis Temps plein

    Fluxys needs a personal assistant/administration profile for their ICT Operations department. The department has about 100 employees.Assistance to the department executiveAgenda and mailbox managementAdministrative handling of third party contractsOrganising internal staff seminars and training +... **Description** Fluxys needs a personal...