Management Assistant
il y a 1 semaine
**Description**:
MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES
- Provide comprehensive **secretarial and administrative support** to several fee-earners, taking ownership and ensuring the work is executed in the most efficient and appropriate way, provide back-up
- **File management; organizing** and opening of matters, closing of files, archiving and ensuring that all relevant documents are filed electronically and paper based, when required
- Managing the billing process using internal financial system. Assisting fee earners by liaising with other parties to raise invoices. Liaise with office to follow relevant procedures, managing fee earners to complete all necessary time recordings or to enter their time recordings on their behalf
- Reviewing, proofreading billing drafts on a monthly basis and submitting to attorneys for review and approval
- Process matter maintenance request such as address changes, discount requests etc.
- Follow-up outstanding accounts
- **Create bills**, disbursements in Chrome River, create and amend narratives as well as issuing credit notes when necessary
- Proactively manage and maintain fee earner diaries; coordinating meetings with internal and external clients, ensuring all work activities are scheduled effectively, including the identification and resolution of potential challenges
- **Managing booking of meeting rooms, conference and video facilities;** liaising with attendees when needed, and making sure they receive first class hospitality experience
- Organizing and managing travel arrangements; preparation of key documents including visas, correspondence (invitation letters), invoices and expense claims
- Amending and reformatting documents, where appropriate, ensuring that completed documents are delivered accurately to a high standard
- Preparing presentations and meeting papers, including print production
- Manage group and fee earner contacts to ensure they are up-to-date
- Provide administrative support to fee earners with conflict searches and audit requests
- Assist on ad-hoc projects - for example, managing trial bundles, indexing documents etc.
**Profil**
THE ROLE
- You have at least 5 years’ experience as Personal or Management Assistant.
- Bilingual** Dutch/ French with good English**:
- Demonstrate flexibility, and ability to manage a high workload and meet tight deadlines
- Analytical and figure oriented
- Ability to meet business demands and work with demanding stakeholders
- Demonstrate a capability to manage and understand the end-to-end billing process of legal firms
- Previous experience in a professional service organization is a plus
- Discretion in dealing with confidential matters
- Team player with a positive 'can do' attitude; common sense, flexible
- Proficient in Microsoft Office
- Very organized, can do attitude, good planning
- Proactive and able to use initiative and work with mínimal supervision
- Excellent attention to detail; ability to work quickly and accurately under pressure
- Interpersonal understanding and problem-solving ability
**Offre**
- Attractive salary: 2500€ - 3300€
- Extra-legal benefits
- Teleworking
- Enriching work environment
**Entreprise**
For our client, we are recruiting a Management Assistant (medior/senior level) to provide administrative support to the lawyers of a practice group in a Brussels office.
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Project Management Assistant
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique ICN Investment Management Temps plein**Project Management Assistant** ICN is a Luxembourg-based investment fund specializing in Real Estate currently operating in the **Grand Duchy of Luxembourg, Belgium, and The Netherlands.**The company’s tagline, ’exceptional projects at outstanding locations’, reflects ICN’s unique capacity for detecting hidden gems for both end-users and...
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Assistant Front Office Manager
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique Standard International Management, LLC. Temps pleinOpening in early 2025, The Standard, Brussels marks the hotel brand’s third outpost in Europe. Set in the city’s Northern Quarter, The Standard, Brussels brings the brand’s design, culture, and activation-driven philosophy to Belgium.With 180 guestrooms (plus 20 residences), the modern, new-build project features many stages for The Standard’s...
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Management Assistant
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique Robert Walters Temps pleinManagement Assistant (2305382) Bruxelles, BelgiqueSalaire: €3500 - €4200 per monthPour l’un de nos clients, une structure à taille humaine active dans le secteur de la consultance, nous recrutons un.e Management Assistant. Dans cette fonction, vous soutiendrez un Partner dans son administration quotidienne, et travaillerez sur des projets transversaux...
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Management Assistant
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique Robert Walters Belgium Temps pleinPour l’un de nos clients, une structure à taille humaine active dans le secteur de la consultance, nous recrutons un.e Management Assistant. Dans cette fonction, vous soutiendrez un Partner dans son administration quotidienne, et travaillerez sur des projets transversaux avec 3 autres Management Assistants. Les bureaux sont situés à Bruxelles-Sud et...
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Management Assistant
il y a 3 jours
Brussels, Belgique LIEDEKERKE WOLTERS WAELBROECK KIRKPATRICK Temps pleinOns Banking en Finance team is op zoek naar een ervaren Nederlandstalige **Management Assistant**! Als Management Assistant zorg je voor de vlotte werking van het team door essentiële administratieve ondersteuning te bieden aan onze advocaten. Hoewel je voornamelijk voor de advocaten van het Banking en Finance team werkt, maak je ook deel uit van het...
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Management Assistant
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Management Assistant - Sales **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **het centrum van Brussel.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Management Assistant - Sales **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **het centrum van Brussel.** Onze klant is actief in de **Vastgoedsector.** De...
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Management Assistant
il y a 2 jours
Brussels, Belgique Intelect Temps pleinOp zoek naar een ondersteunende functie? Werk je graag zelfstandig en wil je deel uit maken van een internationaal gekende firma? Jij bent de nieuwe Management Assistant die wij zoeken! Het bedrijf is een prestigieus advocatenkantoor. Ze zijn op zoek naar een nieuwe management assistant voor een team van advocaten. Je neemt een sleutelpositie in binnen het...
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Management Assistant
il y a 2 jours
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half is momenteel op zoek naar een Management Assistant voor één van haar klanten. Robert Half is momenteel op zoek naar een Management Assistant voor één van haar klanten. Onze klant is gespecialiseerd in de vastgoed en is gelegen in Brussel. Heb jij een passie voor professioneel vastgoed? Als commercieel assistent(e) bestaat...
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Management Assistant
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique HAYS Temps pleinLiège | Management Assistant | FR/EN | 2000-2800€ gross | 1088632 **Your new role** As a Management Assistant, you join a team of Management Assistants working for several Partners. You will manage their agendas, the meetings’ preparation and all the administrative work. You will also be responsible for preparing the documentation for the meetings:...
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Management Assistant
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Select Temps pleinAs a Management Assistant your responsibilities include the following tasks: - Provide sophisticated calendar management for the Vice President and Chief. Prioritise inquiries and requests while troubleshooting conflicts. - Make judgements and recommendations to ensure smooth day-to-day engagements. - Arrange and handle all logistics for meetings: schedule...
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Management Assistant
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half recherche actuellement un(e) management assistant bilingue français/néerlandais (M/F/X) pour une socièté spécialisée dans le secteur juridique. Robert Half recherche actuellement un(e) management assistant bilingue français/néerlandais (M/F/X) pour une socièté spécialisée dans le secteur juridique. Cette structure à taille humaine...
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Management Assistant
il y a 2 heures
Brussels, Belgique Talentus Temps pleinAls Management Assistant ben jij de rechterhand van de Business Unit Manager. Je krijgt zeer gevarieerde verantwoordelijkheden toevertrouwd, waaronder volgende taken: - Je ondersteunt de BU Manager in haar dagdagelijkse taken. Ze kan op je rekenen voor het **organiseren van de agenda**, het **inplannen van afspraken**. - Je zorgt voor het...
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Assistant(E) Manager
il y a 3 jours
Brussels, Belgique ITZU Temps plein**Assistant(e) Manager**: **À propos du poste**: Pour l'un de nos clients actif dans le secteur de l'alimentation BIO, nous recherchons un/e assistant/e manager en région liégeoise. **Vos responsabilités**: - Gestion des plannings - Gestion du recrutement - Commandes - Ouverture/fermeture - ... **Qualifications**: - Vous avez un intérêt particulier...
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Team/management Assistant
il y a 2 jours
Brussels, Belgique Axis Temps pleinUn de nos clients, leader sur le marché de l'immobilier, est activement à la recherche d'un(e) management/team assistant. En tant que Team/Management Assistant du département Investment, vos responsabilités majeurs sont les suivantes:Organisation et traitement de la correspondance entrante et...** Description** Un de nos clients, leader sur le marché...
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Management Assistant
il y a 2 heures
Brussels, Belgique Luminus Temps pleinLuminus Strategy/Innovation/Bus-dev/CSR department is currently (for an assignment of 6 months) looking for a Management Assistant to assist the director and his teams. The entire department will rely on the Management Assistant for a smooth functioning by offering administrative and organizational support. Your responsibilities are: - Manage and monitor...
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Assistant Manager
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Poké House Temps pleinNous recherchons quelqu’un de dynamique, organisé et agréable avec la clientèle pour notre poste d’Assistant Manager. Notre équipe est dynamique, jeune et très acceuillante. Nous recherchons quelqu’un pour la completer, et qui puisse aider nos deux managers dans leurs taches et dans leurs horaires. Ce poste consisterait donc en plusieurs...
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Management Assistant
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique LIEDEKERKE WOLTERS WAELBROECK KIRKPATRICK Temps plein**Wij zijn op zoek naar een Management Assistant!** Als Management Assistant verleen je kwalitatieve ondersteuning aan onze advocaten en maak je deel uit van een leuk en divers team. Je takenpakket ziet er als volgt uit: - je verleent administratieve ondersteuning aan de advocaten - je bereidt de facturatie en betaling hiervan voor en volgt nauw op - je...
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Management Assistant
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Axis Temps pleinLooking for a job as management assistant in Brussels? **Beschrijving** Our client, active in the insurance sector, is actively looking for a Management Assistant. You would work under the supervision and with the Senior Management Assistant to provide high level support to a busy, engaged, and collaborative multicultural Team in an exciting international...
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Assistant Production Manager
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Start People Temps pleinPour le poste d'**Assistant Production Manager (H/F/X)**, vos tâches seront les suivantes: **Assister le Production Manager dans la mise en place et le lancement du nouvel ERP**: - Encodage des nouveaux paramétrages ; - Vérification des paramètrages déjà en place ; - Test des paramètrages selon les "tests case" prévus ; - Test des flux de production...
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Management Assistant
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Axis Temps pleinOp zoek naar een job als management assistant in Brussel? **Beschrijving** Onze klant, actief in de verzekeringssector, is actief op zoek naar een Management Assistant. Je werkt onder toezicht en met de Senior Management Assistant om ondersteuning op hoog niveau te bieden aan een druk, betrokken en samenwerkend multicultureel team in een spannende...
