2469 Senior Administrative Assistant
il y a 1 semaine
Administrative support
- Travel, meeting, conference arrangements
- Document, correspondence, report preparation
**Duties and Role**:
Provide comprehensive administrative support to the Chief Information Officer. This will include, but not limited to, the following duties:
- Assisting in arrangements for travel/in-theatre assignments, including associated NATO Travel Authorization, reserving accommodation where appropriate, submitting security clearances/visit requests, and preparing purchase orders for conference/exhibition fees;
- Assisting in organizing meetings, workshops and conferences in accordance with Agency procedures. Be responsible for the administrative organizational aspects including requesting conference facilities/hotel accommodation, processing approvals/memos/invitations, requesting linguistic services, quotes from caterers and support to participants. Process electronic purchase requests into financial control systems as required;
- Act as a CIS POC for CIO staff requests related to equipment. Maintaining and tracking stock for IIT equipment and related assets.
- Preparing and processing web formatted information, maintaining content pages in SharePoint portals, and ensuring that information is kept current and up to standard for publication;
- Filing correspondence and documents in accordance with the Agency's procedures and providing assistance in obtaining requested documents;
- Prioritising work from several staff at the same time and processing it accurately and speedily;
- Acting as a point of contact for supported team members and deal diplomatically and effectively with a wide variety of issues, including answering enquiries and incoming telephone calls, and assisting in the scheduling of the day to day business within the CIO Management Office;
- Check correspondence between calendars/attendance lists, leave cards and duty travel. Keep shared oversight calendars populated and accurate;
- Developing and maintaining entries to the relevant information systems, including SharePoint sites, financial, operational and managerial data;
- Producing PowerPoint presentations as required.
- Assist supported staff in following the Agency's procedures and guidelines and give appropriate advice;
- Deputize for higher-grade staff or other colleagues in times of absence;
- Performs other administrative duties that may be required.
**Requirements**:
**Skill, Knowledge & Experience**:
- At least 4 years of recent experience in administrative work;
- Excellent command of spoken and written English, with a proven ability to communicate effectively orally and in writing;
- Ability to take initiative and a flexible approach allowing the incumbent to respond reliably and competently to changing requirements in a demanding environment;
- Excellent inter-personal skills and the ability to be responsive and sensitive to both external and internal customers and staff.
- Desirable Experience and Education
- Prior experience of working in an international environment comprising both military and civilian elements;
- Knowledge of NATO responsibilities and organization, including NATO HQ, ACO and ACT
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Administrative Assistant, Brussels
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique TN Belgium Temps pleinGentis Recruitment is the Belgian leading professional recruitment consultancy, specializing in the placement of candidates in permanent, contract & temporary positions with clients around the world.The 2 Belgian offices specialize in the recruitment of IT, construction, real estate, finance & engineering.We are seeking a highly organized and detail-oriented...
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Assistant Administratif
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique Robert Half Temps pleinPour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un **Assistant Administratif (H/F/X) disposant de solides connaissances en comptabilité**pour un remplacement (congé parental) à partir du **1er avril jusqu'en septembre/octobre**. Pour cette mission vous occupez **un poste à temps partiel (3/5) avec la possibilité de passer à un temps...
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Assistante Administrative
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps pleinAssistant(e) administrative **Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) Administrative avec compétences en Service Client et Billetterie !** **À propos de nous**: Le Musée des Illusions de Bruxelles est une destination culturelle renommée qui offre des expériences inoubliables à nos visiteurs. Nous recherchons une Assistante Administrative...
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Assistant Administratif
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique Start People Temps pleinEn tant qu'Assistant Administratif (h/f), vos tâches comprendront: - L'encodage et le suivi de documents entrants et des factures, - L'assistance au département RH dans sa gestion administrative, - La prise en charge et le suivi de tâches de type Facility Management, - La traduction de documents officiels du français à l'allemand et inversément, - Le...
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Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps partielLooking for a part-time Administrative Assistant position? We have a job for you Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specializing in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants, Office...
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Administrative Assistant
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Tempo-Team Temps pleinfunctiegroep Administratie- - referentie DUOTT-1238932 jobdetails Als Administrative Assistant: Je bent verantwoordelijk voor zowel secretariële taken als administratieve en dagelijkse managementtaken ten behoeve van de projectmanagers van het ontwikkelingsteam Je standaardiseert en formatteert basis - en standaarddocumenten (bijv. brieven,...
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Assistant Administratif Fr/en
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif FR/EN **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée dans le **centre de Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif FR/EN **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée dans le **centre de Bruxelles**. Notre client est une institution européenne dans le **domaine...
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Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique U.S. Embassy Brussels Temps pleinThe U.S. Embassy in Brussels is looking for an Administrative Assistant to join the Medical team. Oversees, directs, and executes all administrative functions and responsibilities for the Medical Unit as assigned by the Foreign Service Medical Specialists. Acts as a liaison and facilitator between the medical unit staff, Tri-Mission personnel and ancillary...
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Assistant Administratif
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Tempo-Team Temps pleingroupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1295172 offre d'emploi En tant qu'assistant(e) administratif(ve), votre tâche principale consistera à encoder des factures et d'autres documents comptables....**expérience**: -
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Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique Alter Domus Temps pleinFor our office in Belgium, we are currently looking for an **Administrative Assistant**. We offer a young, dynamic, and international corporate atmosphere as well as the benefit of customized training adapted to your needs throughout your career. **JOB DESCRIPTION** We are looking for a responsible Administrative Assistant to perform a variety of...
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Assistante Administrative Fr En
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Vous êtes à la recherche d'une fonction complète enthousiasmante comme Assistant dressilk ? Vous souhaitez vous développer au sein d'une société active dans le secteur de la Chimie dans la région liégeoise ? Vous avez en plus de cela une très bonne connaissance de l'anglais ? Postulez maintenant ! En tant qu'**Assistante...
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Office & Administrative Assistant
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Office & Administrative assistant **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Oudergem.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Office & Administrative assistant **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Oudergem.** Onze klant is actief in de **Bouwsector.** De **verantwoordelijkheden** voor deze functie...
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Assistant Administratif Achats
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinPour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche active d'un **Assistant administratif achats (h/f/x)** pour la région de la Louvière. Pour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche active d'un **Assistant administratif achats (h/f/x)** pour la région de la Louvière. Vous êtes passioné par la gestion d'achats et vous avez toujours...
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Administrative Assistant
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half is currently looking for an **administrative assistant** **(m/v/x) **for international federation that represents 60 Collective Management Organisations from more than 40 countries that themselves represent and collect on behalf of artists their rights for remuneration. Robert Half is currently looking for an **administrative...
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Administrative Assistant
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Robert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la consultance. Les responsabilités principales de Polyvalent...
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Assistant Administratif Api
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Administrative Assistant API **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **het centrum van Brussel.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Administrative Assistant API **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **het centrum van Brussel.** Onze klant is actief in de **Advertising sector.** De...
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Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique AMERIKAANSE AMBASSADE Temps pleinFunctieomschrijving The U.S. Embassy in Brussels is looking for an Administrative Assistant to join the Medical team. Oversees, directs, and executes all administrative functions and responsibilities for the Medical Unit as assigned by the Foreign Service Medical Specialists. Acts as a liaison and facilitator between the medical unit staff, Tri-Mission...
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Assistant Administratif Et Juridique
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Vous êtes à la recherche d'une fonction qui mêle l'administratif et le juridique ? Vous souhaitez occuper une fonction dans un environnement international ? Vous avez une excellente maitrise de l'anglais à l'oral et à l'écrit ? Vous êtes intéressé par un CDD jusqu'à fin septembre ? Postulez maintenant ! Voici les tâches en tant...
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Assistant Administratif Pour Le Service
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Werkenvoor.be Travailler.pour Temps plein**Code de sélection**: - XFS24062**Langue**: - Français**Diplôme**: - Bachelier**Type de contrat**: - Statutaire**Niveau de fonction**: - B**Type de recrutement**: - Recrutement client payant**Durée**: - Durée indéterminée**Lieu de travail**: - 1000 Bruxelles**Temps plein/temps partiel**: - À temps plein**Contenu de la...
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Assistant Administratif Et Commercial
il y a 4 semaines
Brussels, Belgique Le Groupe-conseil baastel Temps plein**À propos de Baastel** Le Groupe-conseil baastel (Baastel) est un bureau d’études fournissant des services de pointe dans le domaine du développement international. Fondée en 1989, Baastel a pour mission de contribuer à un développement humain durable. Cette contribution vise le succès et le renforcement des pratiques et actions de développement...
