Adjoint.e Au Directeur

il y a 5 jours


Brussels, Belgique Werkenvoor.be Travailler.pour Temps plein

**Code de sélection**:

- XFS23040**Diplôme**:

- Master**Type de contrat**:

- Statutaire**Niveau de fonction**:

- A**Type de recrutement**:

- Pas applicable**Durée**:

- Durée indéterminée**Lieu de travail**:

- 1000 Bruxelles**Temps plein/temps partiel**:

- À temps plein**Contenu de la fonction**:
**Contexte de la fonction**

Le secrétariat de l’IFDH, mis en place en février 2021, compte actuellement une dizaine de collaborateurs. Depuis, la mission, les mandats et l’équipe de l’Institut sont en pleine expansion. L’IFDH souhaite donc aujourd’hui optimiser son fonctionnement interne et en particulier mettre en place un soutien à la gestion de projets, à la coopération interne et au personnel.

L’IFDH recherche donc un-e adjoint-e qui, en tant que bras droit du directeur, continuera à développer l'organisation interne de l’IFDH.

**Vos tâches**

Avec une approche enthousiaste, dynamique et intégrée vous contribuez au développement de l’IFDH comme institution efficace et performante qui promeut une culture de respect, de transparence et de valorisation de son personnel.

Général
- Vous assistez le directeur dans les aspects organisationnels de la mise en œuvre des missions de l’IFDH
- Vous contribuez au bon fonctionnement de l'équipe opérationnelle et à son bien-être
- Vous contribuez à l'élaboration et au développement du plan stratégique, des plans annuels et du budget
- Vous aidez l'équipe opérationnelle à atteindre les objectifs stratégiques et annuels et suivez leurs progrès
- Vous soutenez la coordination des projets et des processus au sein de l'équipe opérationnelle en vue d'optimiser le fonctionnement interne de l’IFDH
- Vous veillez à soumettre le travail fourni au directeur et au conseil d'administration, qui sont en charge du contrôle de la qualité ; vous les assistez dans cette tâche
- Vous collaborez avec le directeur et vous lui rapportez
- Vous collaborez avec la responsable RH-Administration
- Vous assurez la continuité du service en l'absence du directeur
- Vous réalisez d'autres tâches à la demande ou sur délégation du directeur

Soutien aux processus

En collaboration avec le directeur et dans le cadre défini par celui-ci, que vous continuerez d’ailleurs à développer ensemble:

- vous soutenez la coordination de l'exécution des missions, des processus et des projets, en ce qui concerne les mandats généraux et spéciaux
- vous supervisez l'élaboration et le suivi général de la planification des projets
- vous supervisez le développement et le suivi des processus intégrés et des flux de travail : vous veillez à ce que les différents aspects du fonctionnement soient articulés de manière efficace et transparente, qu'il y ait une répartition claire des rôles entre les collaborateurs opérationnels et qu'il y ait suffisamment de moments de concertation efficaces
- vous supervisez le fonctionnement interdisciplinaire de l'équipe opérationnelle et en son sein
- vous coordonnez la participation des collaborateurs opérationnels à des événements externes (formation, journées d'étude, présentation, participation à des groupes de travail, etc.)
- vous assurez une collaboration harmonieuse et efficace au sein de l'équipe opérationnelle et avec l'équipe de support
- vous êtes responsable du flux d'informations vers la direction, entre l'équipe opérationnelle et l'équipe de support, et au sein de l'équipe opérationnelle
- vous soutenez l'organisation et le suivi des réunions de l'équipe opérationnelle

Coaching des personnes

En collaboration avec le directeur et dans le cadre défini par celui-ci, que vous continuerez d’ailleurs à développer ensemble:

- vous soutenez et motivez les collaborateurs opérationnels pour maximiser leur potentiel et veiller à leur épanouissement
- vous accompagnez l'évolution de l'équipe opérationnelle vers l'autonomie dans un cadre précis et avec des accords clairs sur la répartition des rôles
- vous veillez à une répartition équilibrée des tâches et de la charge de travail du personnel opérationnel
- vous suivez la dynamique de groupe, la coopération et la communication au sein de l'équipe opérationnelle. Vous jouez le rôle de coach et d'interlocuteur privilégié en apportant votre soutien si nécessaire
- vous veillez au bien-être au travail des collaborateurs opérationnels
- sur délégation du directeur, vous assurez le suivi des obligations de stage du personnel opérationnel (entretiens de fonction et de planification, entretiens de fonctionnement, entretiens d'évaluation, rapports de stage)
- vous soutenez le directeur dans l'évaluation annuelle du personnel opérationnel nommé à titre définitif
- vous soutenez le personnel opérationnel dans la préparation de leur plan de formation (en lien avec l'évaluation et dans les limites du budget) et suivez la mise en œuvre desdits plans
- vous accompagnez l'intégration des nouvea



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