2 Contracting Office HR Administrators

il y a 1 semaine


Brussels, Belgique MSF International Temps plein

**Location**: Any MSF office*
**Contract**: Permanent contract, full-time

**Deadline to apply**: 24 March 2024

**Starting date**: To be determined, during 2024**I. MSF INTERNATIONAL**
Médecins Sans Frontières (MSF) is an international, independent, medical humanitarian organisation that delivers emergency aid to people affected by armed conflict, epidemics, healthcare exclusion and natural disasters. MSF offers assistance to people based only on need and irrespective of race, religion, gender or political affiliation.

MSF International is the legal entity that binds MSF’s 24 sections, 25 associations and other offices together. Registered in Switzerland, MSF International provides coordination, information and support to the MSF Movement, as well as implements international projects and initiatives as requested.

**II. POSITION BACKGROUND**
MSF recruits internationally mobile staff (IMS) from over 160 countries around the globe, deploying them across 80 mission countries through its five Operational Centres. Part of these staff members are contracted by 19 different Contracting Sections (depending on their country of domicile). However, nearly 60% of IMS do not have a Contracting Section in their country of domicile - they are known as Non-Contracting Residents (NCR). Today NCR staff members are individually contracted for each assignment by the respective Operational Centre, which presents several challenges. To address these challenges, the International Contracting Office (ICO) will become the contracting entity for NCR staff. This will bring forth a harmonized remuneration and benefits package, a consistent pension scheme via the ICO's international retirement savings plan, and an optimized administrative support for NCR staff throughout their tenure with MSF, by providing a single point of contact and comprehensive employment documentation.

The ICO's implementation is scheduled to start in the fourth quarter of 2023.

**III. PLACE IN THE ORGANISATION**
The MSF ICO HR Administrator (Hereafter: HR Admin) is administratively managed by the International Office and reports hierarchically and functionally to the ICO HR Team Leader.

**IV. OBJECTIVES OF THE POSITION**
The HR Admin strives for excellent HR administration for NCR International Mobile Staff (Hereafter: employees) within the mandate of MSF ICO. The HR Admin performs the end-to-end HR administration related to employment contracts management, and processing benefits programs with the highest quality and customer service attitude. The HR Admin is the front line of HR administrative support for employees, and they act as gatekeepers to ensure adherence to internal processes, HR policies, and legal compliance.

**V. MAIN RESPONSIBILITIES**
**General Inquiries**:
Acts as a contact person on HR administrative issues including payroll, and provides HR administrative support with an understanding of salary and benefits policies and Swiss labor law
- Provides support to employees on general inquiries about administrative processes, and technical casework
- Informs HR Team Leader of recurring queries and actively prepares or updates the FAQs
- Seeks support from C&B specialist when needed

**Contract management**:

- Monitors the complete registration of employees in the HRIS systems and files by gathering and checking all relevant information needed for the completion of a contract
- Based on the Work Order issued by a managing section, develops an employment contract, and makes sure an employee’s agreement before an assignment starts
- Works closely with the managing sections to ensure the details (end of contract date) are correct before issuing the End of Contract form and closing a contract
- Terminates an employment contract with the information received by managing sections
- Ensures the validity of Employment contracts throughout the employment period

Salary Process Support:

- Reviews and ensures previous experiences of employees for salary grading are done properly using MSF’s IRPII processes and standards

**Cross Admin**
- Carries out activities as required to support the workflow for all Cross Admin-related activities
- Provides administrative information related to contract and salary to OCs as requested

**HRIS and Data**
- Administrates and coordinates employment processes, e.g. collecting all relevant documents and accurately maintaining employee personnel files and personnel database
- Regularly updates HR information systems (HRIS) (HR databases and Excel-based), the electronic filing systems, and other HRIS relevant to employees, ensuring information on all employees is accurate, complete, and processed confidentially in line with GDPR
- Gives (technical) support to employees and other users regarding Employee Self Service portal

**Benefits Administration**
- Ensures timely registration and deregistration of international medical insurance
- Advises employees regarding health insurance claims
- Ensures timely registration


  • HR Administrator

    il y a 3 jours


    Brussels, Belgique Accent Temps plein

    **Functiebeschrijving** Voor de vacature van HR Administrator Brussel horen volgende zaken tot jouw takenpakket : HR: - Evaluatie van voorstellen voor wijzigingen in HR- en administratiegerelateerd beleid en procedures - Preventieadviseur - verantwoordelijk zijn voor werknemerspreventie in coördinatie met de HR Senior Officer - Onboarding-coördinatie in...


  • Brussels, Belgique Vlaamse Overheid Temps plein

    **Je functie in het kort**: - Hou jij ervan om dossiers te behartigen en de bijhorende regelgeving toe te passen? Ben je sterk in adviesverlening en administratieve afhandeling? Is klantgerichtheid één van je troeven en wil je werken binnen een sterk gedigitaliseerde omgeving? Dan ben jij misschien wel de persoon die wij zoeken! - Als HR...


  • Brussels, Belgique Vlaamse Overheid Temps plein

    **Je functie in het kort**: - Hou jij ervan om dossiers te behartigen en de bijhorende regelgeving toe te passen? Ben je sterk in adviesverlening en administratieve afhandeling? Is klantgerichtheid één van je troeven en wil je werken binnen een sterk gedigitaliseerde omgeving? Dan ben jij misschien wel de persoon die wij zoeken! - Als HR...

  • Executive Assistant/office

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique Care4You Temps plein

    Our client specialises in the coordination and management of multidisciplinary science projects in support of policy makers and industry players. They act as an expert consultative body for various stakeholders (regulatory organisations, policymakers, industry and NGOs). They are currently recruiting an Executive Assistant/Office and HR Administrator for...

  • HR Administrator

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Tenos BV Temps plein

    Voor een gereputeerde speler in het **centrum van Brussel** zijn we op zoek naar een **HR Administrator voor vaste aanwerving **die binnen het Payroll team de HR afdeling zal versterken. In deze functie zal je rechtstreeks rapporteren naar de Payroll manager. **Jouw taken**: - Dagelijks bijhouden van **ziekte - en verlofdagen.**: - Registratie van...

  • Office Administrator

    il y a 5 jours


    Brussels, Belgique SASMAR Temps plein

    SASMAR is currently hiring an Office Administrator to join our dynamic team. With our headquarters based in Brussels, Belgium, and operations in Sydney, Hong Kong, Mumbai, Malta, London, and Chicago, we are a fast-growing pharmaceutical company that specializes in personal care and fertility products, including our renowned Conceive Plus brand. Our products...

  • HR Administrator

    Il y a 2 mois


    Brussels, Belgique Fednot Temps plein

    Overzicht: **Wie zijn wij?** Fednot is de beroepsvereniging van notarissen. Dankzij de dagelijkse investering van bijna 200 werknemers kunnen notarissen in de essentiële momenten van hun leven (samenwonen/huwelijk, een huis kopen, een bedrijf starten,...) kwaliteitsvolle diensten aanbieden aan de burgers. Fednot speelt een voortrekkersrol met een breed...

  • HR Officer

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half is momenteel op zoek naar een gemotiveerde HR Officer.** **Robert Half is momenteel op zoek naar een gemotiveerde HR Officer.** Voor onze klant, een bedrijf actief in de financiële sector gelegen te Brussel, ben ik op dit moment op zoek naar een enthousiaste HR - Officer. Heb je een eerste ervaring met als HR-administrator of payroll...

  • HR Project Consultant

    Il y a 2 mois


    Brussels, Belgique HR talents Temps plein

    **Introduction**: HR Talents est synonyme d'expertise et de croissance en matière des Ressources Humaines. Avec HR Talents, nous faisons partie de House of Talents, un réseau international spécialisé dans les métiers en pénurie. Aujourd'hui, HR Talents recherche des consultants enthousiastes qui souhaitent développer leur expertise en matière des...

  • HR Project Consultant

    Il y a 2 mois


    Brussels, Belgique HR talents Temps plein

    **Introductie**: HR Talents staat voor HR expertise en groei. En groeien, dat doen we samen. Met HR Talents zijn we een onderdeel van House of Talents, een internationaal HR netwerk gespecialiseerd in knelpuntberoepen. Vandaag is HR Talents op zoek naar enthousiaste HR Project Consultants die hun HR expertise verder wensen te ontwikkelen. Wil je graag...

  • HR Project Consultant Brussels

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique HR talents Temps plein

    **Introduction**: HR Talents est synonyme d'expertise et de croissance en matière des Ressources Humaines. Avec HR Talents, nous faisons partie de House of Talents, un réseau international spécialisé dans les métiers en pénurie. Aujourd'hui, HR Talents recherche des consultants enthousiastes qui souhaitent développer leur expertise en matière des...

  • HR & Payroll Administrator

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Tiger Recruitment Ltd Temps plein

    My client is a highly reputable international logistics company, looking for an experienced HR Administrator to support their Brussels office. This role will be on a full-time basis. The key role responsibilities include: - Manage the full employee life cycle including recruitment, payroll, onboarding and offboarding - Manage the HR inbox, and respond or...


  • Brussels, Belgique IRIDIUM Temps plein

    **Description de l’entreprise **For a fast growing international company in **the energy sector **we are looking for an **Senior Contracting Counsel **Description de la fonction **You will be a member of the B2B Market Coördination team and you will report to the **Contracting Manager.** ¿ **Drafting and reviewing gas sales contracts **for European...

  • HR - Administrator

    il y a 1 semaine


    Brussels, Belgique Tormans Group Temps plein

    TS25374 - Brussel **Een mooie kans voor **een talent** als jij!** Bij Tormans krijg je een **vast contract** en toch veel variatie door onze **uiteenlopende projecten**. Loopt een project af? Dan zorgen wij voor een volgend **boeiend project** bij één van onze klanten. **Freelance**? Ook dan kan je bij ons aan de slag! Je komt terecht in een familiaal,...

  • HR Administrator

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique Equans Temps plein

    **Domaine**: Fonctions Supports/Autres - **Type de contrat**: Permanent - **Temps de travail**: Full-Time - Wij zoeken een **HR Administrator** voor Aartselaar en Brussel. **Onder leiding van de Team Leader sta je in voor het volgende**: - je controleert proactief de timesheets in het tijdsregistratiesysteem zodat de gegevens tijdig en volledig kunnen...


  • Brussels, Belgique HR Talents Temps plein

    **Mehmouna Shabir** HR Coordinator Brussels - Deel deze vacature**Mehmouna Shabir** HR Coordinator Brussels **Introductie**: HR Talents staat voor HR expertise en groei. En groeien, dat doen we samen. Met HR Talents zijn we een onderdeel van House of Talents, een internationaal HR netwerk gespecialiseerd in knelpuntberoepen. Vandaag is HR Talents op zoek...

  • Freelance HR Administrator

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique Square City Temps plein

    **_Verwacht het onverwachte voor jouw talent! _** **_Square City werkt als trusted advisor voor profielen in office, logistiek & supply chain. _** **_Wij bieden expertise, dialoog en continuïteit om als selectiepartner de juiste match te vinden voor onze klanten en kandidaten. Door ons uitgebreid netwerk van professionals en de persoonlijke benadering van...

  • Office Administrator

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique Foreign & Commonwealth Office Temps plein

    Job Description (Roles and Responsibilities) 1 **Who are we?** The British Embassy in Brussels represents the UK’s political, economic and consular interests with Belgium. It forms part of a world-wide network of UK diplomatic missions and it is now recruiting for an **Office Administrator** to support the running of smooth operations across a range of...

  • Operations Administrator

    il y a 1 semaine


    Brussels, Belgique The Nature Conservancy in Europe gGmbH Temps plein

    **YOUR POSITION WITH TNC** As an Operations Administrator, you will play a crucial role in overseeing various aspects of TNC Europe daily operations, ensuring smooth and efficient functioning across departments and international offices. You will collaborate with management, staff, and stakeholders to maintain effective processes, accurate records and...

  • HR Project Consultant Brussels

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique HR talents Temps plein

    **Introduction**: **Job description**: What is an HR Project Consultant? You are deployed with our clients (start-ups, SMEs, corporates, etc.) for various HR projects at operational level. Such a project lasts at least 3 months and can be extended up to a maximum of 2 years. You will be working in a payroll department as HR administrator, payroll officer,...