Administrative Assistant

Il y a 2 mois


SintGillis, Belgique CIJ - INSTITUTIONS EUROPÉENNES Temps plein

**Description de l’entreprise
**The International Commission of Jurists (ICJ) is a worldwide network of judges and lawyers united in affirming international law and rule of law principles that advance human rights. We are recruiting a _dynamic and flexible professional _to support the work of the ICJ Europe and Central Asia Programme (ECA) and the Brussels office by ensuring efficient office management, HR support, finance support and logistic support. This is a 6-month full-time contract with a possibility of renewal.

**Description de la fonction
**The International Commission of Jurists (ICJ) is a worldwide network of judges and lawyers united in affirming international law and rule of law principles that advance human rights. We are recruiting a _dynamic and flexible professional _to support the work of the ICJ Europe and Central Asia Programme (ECA) and the Brussels office by ensuring efficient office management, HR support, finance support and logistic support. This is a 6-month full-time contract with a possibility of renewal.

**Description du profil
**RESPONSIBILITIES**

**Office management**
- Organize office operations such as handling maintenance, mailing, shopping, supplies and equipment;
- Handle incoming telephones, faxes and organize the use of post and courier services;
- Handle and maintain office stocks and assets, including through regular inventory;
- Ensure effective communication while representing the ICJ-European Institutions in discussions with the external partners, as ¿Moniteur Belge¿, ONSS, landlord, service providers, etc. and manage contracts with external providers and partners;
- Ensure the proper up-keep, maintenance and professional appearance of the office premises.

**Human resources**
- Support Europe and Central Asia Programme and Brussels office recruitment processes (from interviews to contract preparation);
- Process Brussels-based staff (5 people) monthly payroll with the support of payroll provider (UCM);
- Coordinate and maintain filing system for ECA staff and consultants (11 people) file administration;
- Maintain relationship and communication with external HR partners, insurances and Belgian Social Secretariat Services (ONSS).

**Logistics**
- Support organisation of events, including conferences, seminars, and other meetings, including the choice of providers and liaising with participants;
- Prepare necessary travel documents and visas for staff and event participants;
- Support monitoring and evaluation of events;
- Ensure smooth communication with the suppliers, timely reception of invoices and other relevant paperwork and ensure proper filing.

**Finance support**
- Support the Finance Officer to follow-up and ensure appropriate filing of credit cards claims, costs reimbursements, per diem, etc.;
- Support the Finance Officer to ensure appropriate encoding or project's partners financial report in the accounting system;
- Ensure appropriate filing of documentation;
- When required, assist the Geneva and/or Brussels Finance Officer with organisational and projects audits by gathering documentation.

**Informations supplementaires**
Lieu de travail Saint-Gilles, Belgique

Type de contrat : Travail



  • Sint-Gillis, Belgique contrat à durée déterminée Temps plein

    **En tant qu'assistant administratif au Commissariat général aux Réfugiés et aux Apatrides (CGRA), VOUS FAITES LA DIFFÉRENCE !** Chaque année, le CGRA traite des milliers de dossiers de personnes qui demandent une protection internationale ; ces dossiers sont traités par les officiers de protection. Naturellement, ceux-ci ont besoin d’un **soutien...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Sint-Gillis, Belgique Impact NV Temps plein

    En tant qu’assistant administratif vous combinez différentes tâches administratives. Vous travaillez en fonction du client et êtes toujours partant pour venir en aide à vos collègues. **Fonction**: - Vous êtes le 1e point de contact de la société: accueil transfère des lignes téléphonique, gestion des mails. - Vous gérez les dossiers clients...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 semaines


    Sint-Gillis, Belgique MELTING POT ART OF HAIR AND BODY Temps plein

    **Description de l’entreprise **Le salon et centre de formation « Melting pot art of hair and body » cherche un **Assistant administratif **H/F/X **Description de la fonction **Pour femmes et hommes de toutes couleurs nous proposons un salon d'esthétique, de coiffure et de relooking de haut niveau et de qualité. Nos spécialités sont entre autre :...


  • Sint-Gillis, Belgique dietplus Shop Group Temps plein

    **À propos de dietplus**: dietplus, leader dans le domaine du rééquilibrage alimentaire, est une entreprise dynamique engagée dans la mission de rééquilibrer l'alimentation pour une perte de poids saine et durable. Notre culture d'entreprise, centrée sur l'innovation, la collaboration, et la responsabilité sociétale, offre un cadre de travail...


  • Sint-Gillis, Belgique dietplus Shop Group Temps plein

    **À propos de dietplus**: dietplus, leader dans le domaine du rééquilibrage alimentaire, est une entreprise dynamique engagée dans la mission de rééquilibrer l'alimentation pour une perte de poids saine et durable. Notre culture d'entreprise, centrée sur l'innovation, la collaboration, et la responsabilité sociétale, offre un cadre de travail...


  • Sint-Gillis, Belgique WHITE RESEARCH Temps plein

    **Description de l’entreprise **White **is a **fast-developing research and consulting company **based in Brussels and with a satellite office in Thessaloniki (Thermi), Greece. We offer policy advice, communications & stakeholder engagement support, and applied research services. We work with leading EU (& worldwide) companies to develop and implement...


  • Sint-Gillis, Belgique 254forest Temps plein

    Are you someone who thrives in the dynamic environment of a creative workspace and has a passion for supporting the operational aspects that make it all happen? We're on the lookout for a motivated individual to join us as an Administrative and Logistics Assistant, where you'll play a vital role in ensuring the smooth functioning of our operations at...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 3 semaines


    Sint-Gillis, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: **Nous recherchons deux assistants administratifs enthousiastes, pour des départements différents, mais au sein de la même entreprise !** **Pour le premier département, vous serez responsable des tâches suivantes**: - En collaboration avec votre collègue, vous êtes responsable de l'organisation et du suivi administratif des...

  • HR Administrative Assistant

    il y a 4 semaines


    Sint-Gillis, Belgique TUC Rail Temps plein

    **Wil jij als HR Administrative Assistant meewerken aan de ambitieuze projecten van TUC RAIL?**: **Mission**: Voor ons Human Resources Support Unit zijn wij op zoek naar een **HR Administrative Assistant**.** **Wat ga je doen?** Je komt terecht in een HR team van ongeveer 20 professionals. De collega die wij momenteel zoeken zal verantwoordelijkheid zijn...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois


    Sint-Jans-Molenbeek, Belgique SAM SPORT asbl Temps plein

    **Assistant Administratif H/F/X** **EXPÉRIENCE EXIGÉE** **Description de l’entreprise** Une ASBL située à Molenbeek-Saint-Jean, qui propose depuis plus de 10 ans des cours de natation pour apprendre à nager dès le plus jeune âge et qui en parallèle organise des stages sportifs durant les vacances scolaires. Recherche un **Assistant Administratif...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 jours


    Sint-Jans-Molenbeek, Belgique SAM SPORT asbl Temps plein

    **Assistant Administratif H/F/X** **EXPÉRIENCE EXIGÉE** **Description de l’entreprise** Une ASBL située à Molenbeek-Saint-Jean, qui propose depuis plus de 10 ans des cours de natation pour apprendre à nager dès le plus jeune âge et qui en parallèle organise des stages sportifs durant les vacances scolaires. Recherche un **Assistant Administratif...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine


    Sint-Gillis, Belgique CPAS DE SAINT-GILLES Temps plein

    **Description de l’entreprise **Mission du departement / service** - Assurer un support administratif au service social. - Faire la jonction avec la Comptabilité, la Recette, et le Recouvrement Le CPAS de Saint-Gilles cherche un **Assistant administratif **(H/F/X) **Description de la fonction** - Analyse des factures de frais médicaux transmises par...

  • Assistante de Direction

    il y a 2 semaines


    Sint-Gillis, Belgique Allo Intérim Temps plein

    **Opportunité Passionnante à Bruxelles - Assistant(e) de Direction Recherché(e)!** **Bienvenue dans une Aventure Professionnelle Exceptionnelle.** Vous êtes à la recherche d'un nouveau défi professionnel à Bruxelles ? Nous avons l'opportunité parfaite ! Nous recrutons actuellement un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre une équipe...

  • Assistant Administratif

    il y a 5 jours


    Sint-Genesius-Rode, Flandre, Belgique Chez Gudule Temps plein

    Nous cherchons H/f pour des travaux d'assistante administrative pour horeca et immobilier dans bureau.Type d'emploi : Temps partielNombre d'heures : 19 par semaineProgrammation:- Lun-Ven- Travail de jourExpérience:- Administration: 1 an (Exigé)Lieu du poste : En présentiel


  • Sint-Truiden, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Als Sales Administrative Assistant ben je verantwoordelijk voor de dagdagelijkse sales order processing en de algemene sales administratie. Je ondersteunt de Business Unit Leader en het sales departement, volgende taken voorzien jou van de nodige afwisseling: - Allround administratieve taken en correspondentie - Je staat in voor het...


  • Sint-Genesius-Rode, Belgique Retail Partners Temps plein

    **Poste**: Assistante Administrative en Conseil en Immobilier Commercial Possibilité : mi-temps - ¾ temps De préférence : statut indépendant **Lieu**: Rhodes-Saint-Genèse - 1000 Bruxelles (Bois de la Cambre) **Responsabilités**: - Assister l'équipe de conseil en immobilier commercial dans toutes les tâches administratives et opérationnelles. -...


  • Sint-Genesius-Rode, Belgique Retail Partners Temps plein

    **Poste**: Assistante Administrative en Conseil en Immobilier Commercial Possibilité : mi-temps - ¾ temps De préférence : statut indépendant **Lieu**: Rhodes-Saint-Genèse - 1000 Bruxelles (Bois de la Cambre) **Responsabilités**: - Assister l'équipe de conseil en immobilier commercial dans toutes les tâches administratives et opérationnelles. -...


  • Sint-Gillis, Belgique TUC Rail Temps plein

    Rejoins-nous en tant qu'Administrative Assistant et participe ainsi à nos ambitieux projets. **Mission**: Au sein de TUC RAIL, le département QHS est actif dans les domaines suivants: - Quality & Risk - Key Performance : responsable du système de gestion de la qualité, du suivi des KPI et des audits dans le cadre, notamment, de la certification ISO -...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine


    Sint-Gillis, Belgique CPAS DE SAINT-GILLES Temps plein

    **Description de l’entreprise **Position hiérarchique** - Sous l'autorité directe du coordinateur du back-Office ; - Sous l'autorité indirecte du Directeur du département social ; - Sous l'autorité organique du Secrétaire général Le CPAS de Saint-Gilles cherche un **Assistant administratif **(H/F/X) **Description de la fonction** - Assurer un...


  • Sint-Agatha-Berchem, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: - Avec plus de 400 employés répartis sur huit sites différents dans le monde, les clients vont **des jeunes entreprises locales aux géants mondiaux.** Si vous êtes intéressé par la commercialisation, les poursuites judiciaires, les conseils juridiques... Alors ce poste est fait pour vous ! **Une journée typique en tant...