Executive Assistant

Ben jij een geboren organisator die sterk is in administratie, planning en communicatie? Zoek je een uitdagende rol in een internationale omgeving? Lees dan snel verder

Jouw verantwoordelijkheden als Executive Assistant (m/v/x):

• Je biedt veelzijdige ondersteuning aan Executives en directors. Dit omvat het uitvoeren van onderzoek, beheren van specifieke projecten, onderhouden van een CRM-systeem, coördineren van communicatie en organiseren van evenementen (zoals bedrijfspresentaties, conferenties en locatiebezoeken). Daarnaast beheer je interne kalenders en zorg je voor de voorbereiding en verspreiding van bedrijfsmateriaal.
• Je beheert de agenda's van Executives, handelt correspondentie en telefoontjes af, stelt presentaties op, verwerkt onkostennota's en regelt reizen.
• Voor evenementen organiseer je vergaderingen in heel Europa, inclusief reis- en hotelboekingen, het opstellen van agenda's en het coördineren met lokale contactpersonen.
• Je werkt samen met diverse teams, ondersteunt bij specifieke projecten en assisteert bij het onderhouden van contacten met externe stakeholders.
• Je helpt processen te standaardiseren door het opstellen van procesbeschrijvingen, flowcharts en checklists, en je identificeert proactief verbeterkansen voor workflows.
• Je assisteert bij de opmaak van het Jaarverslag en het Halfjaarverslag.
• Bij vergaderingen neem je notulen en volg je actiepunten op.

Robert Half BV and Robert Half Project Sourcing BV process the data from applicants that is required to carry out the application process. You can find more information on data protection, in particular on your rights, at https://www.roberthalf.com/be/en/privacy.

Wat breng je mee?

• Organisatorische vaardigheden: je behoudt overzicht, ook bij complexe taken.
• Detailgerichtheid: je zorgt dat niets over het hoofd wordt gezien.
• Initiatief: je denkt proactief mee over verbeteringen.
• Flexibiliteit: je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en projecten.
• Multitasking: je houdt deadlines zonder in te leveren op kwaliteit.
• Je werkt zelfstandig én als een echte teamplayer.

Jouw profiel:

• Minimaal 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie binnen een Europese omgeving.
• Een bacheloropleiding (bijvoorbeeld in Bedrijfskunde, Communicatie of Talen) is een plus, maar geen vereiste.
• Uitstekende kennis van Engels, zowel schriftelijk als mondeling; kennis van Frans en Nederlands is een plus.
• Je bent comfortabel met financiële documenten en cijfers.
• Sterke kennis van Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, enz.).
• Je bent sociaal ingesteld, leert graag bij en draagt bij aan een constructieve werkomgeving.

Wat biedt de klant?

• Een voltijdse functie (39 uur per week) met 6 ADV-dagen.
• Flexibiliteit: na de opleiding kan je twee dagen per week thuiswerken.
• Een uitdagende, internationale werkomgeving in Groot-Bijgaarden.
• Ben jij de Executive Assistant die wij zoeken? Solliciteer vandaag nog en zet de volgende stap in jouw carrière