Consultant Membre

Niveau d'études- Bachelier (enseignement supérieur de type court)
- Degré- Secrétaire de direction- Lieu d'embauche- DCA BRUXELLES - GESTION DES RESSOURCES
Rue Royale 202 Boîte, 1000 Bruxelles- Date limite d'inscription- 27.12.24- Nombre maximum d'inscriptions- 30- Numéro de référence- 117752/S5T**Description d'emploi**:
**RAISON D'ÊTRE DE LA FONCTION**

Le consultant en appui administratif, dans les matières qui lui sont confiées, apporte un appui efficace et efficient aux responsables et services de la DCA, ainsi qu'aux entités de la police fédérale de l'arrondissement afin d'assurer la bonne exécution des missions de son entité.

**DESCRIPTION DE FONCTION**

En tant que** gestionnaire de l'information,** gérer et exploiter l'information pertinente ayant trait aux domaines spécifiques afin de la rendre disponible pour permettre à chacun la réalisation de ses tâches et/ou de respecter les procédures adhoc.
- Analyser l'information récoltée
- Diffuser et archiver l'information reçue
- Communiquer l'information selon le/les canau(x) adéquat(s)
- Développer la qualité du contenu et la forme du message véhiculé au travers des divers vecteurs d'information
- Tenir/mettre à jour les outils utilisés et l'information
- Gérer les boîtes mails fonctionnelles déterminées par le chef de service, et en particulier celle du point de contact général du PLIF.
- Gérer de manière proactive les dossiers en cours et contrôler leur mise en œuvre

En tant que **gestionnaire de dossiers**, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la réglementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
- Ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles
- Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources
- Contrôle et monitoring des dossiers et projets traités
- Détecter les éléments clés du dossier, les analyser et les structurerEn tant que **helpdesk**, fournir des renseignements et des réponses techniques aux membres du personnel/clients/utilisateurs afin de leur apporter une solution efficace à leurs questions et problèmes.
- Identifier le problème dans la situation présentée par le demandeur
- Appliquer les procédures de résolution de problèmes connues
- Relayer la synthèse des demandes vers les experts techniques
- Fournir les renseignements correspondant à une situation courante
- Fournir les documents, brochures et informations nécessaires aux demandeursEn tant que **soutien administratif**, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires
- Assurer la bonne gestion et le suivi administratif des dossiers
- Soutenir le responsable dans ses différentes missions
- Fournir un appui au chef de service dans la gestion du service (notamment en matière logistique et gestion des ressources)
- Assurer le suivi des activités journalières
- Être garant de l'utilisation des bons lay-out (identité visuelle)
- Diffuser les information entrantes (fax, courrier, mail, etc. ) de manière qualitatif
- Constituer des dossier et des brochures d'information
- Développement des formulaires (enquêtes)
- Rediger les PV's des réunion internes
- Composer des dossiers de documentationEn tant que **représentant**, assurer les contacts et les relations avec les interlocuteurs internes et externes d'une manière professionnelle afin d' augmenter la visibilité de l'organisation et d'assurer un échange d'informations transparent, univoque et efficace.
- Communiquer le point de vue de la hiérarchie lors de groupes de travail
- Négocier avec les interlocuteurs dans des réunions
- Être présent dans les fora adéquats
- Assurer l'accueil et l'accompagnement de visiteurs (citoyens, clients, entreprises, ) lors des événements planifiés ou non planifiés
- Assurer une bonne collaboration avec les clients et les partenaires

En tant que **gestionnaire de de processus**, assurer la mise en œuvre correcte des différents processus afin de garantir une politique efficiente à l'entité et de garantir un service optimal aux clients et aux partenaires.
- Agir en tant que point de contact unique PLIF
- vérifier que les différentes étapes d'un processus sont correctement exécutées
- Formuler des proposition d'amélioration à la direction du PLIF en ce qui concerne les processus et d'un point de vue d'optimalisation
- Créer et garantir la mise en œuvre des différents processus de communication
- Suivre les évolution concernant les outils de communication (médias sociaux, etc.) et conseiller sur leur utilisation.

En tant que **personnel encad