Assistant Administratif Polyvalent Service Appui

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont droit à l'accueil (‘Loi accueil’ du 12 janvier 2007). L’Agence organise directement, ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité, ainsi que l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne le programme de retour volontaire vers les pays d’origine. L’Agence participe également à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil, et œuvre à une image correcte de la migration, à l'intégration sociale et à une politique de migration équitable. Fedasil cherche un Assistant administratif polyvalent service Appui (H/F/X) pour le Centre d’arrivée/Dispatching Sélection interne & externe / réserve Numéro de référence : 9007-713 FONCTION But Le Dispatching coordonne les désignations journalières de places d'accueil aux demandeurs d'asile et autres étrangers qui ont droit à l'accueil. Il veille à l'efficacité du flux interne de ces personnes au sein du réseau d'accueil du pays. Il met en œuvre l'occupation et la politique de désignations optimale du réseau d'accueil qui tient compte des besoins spécifiques du public-cible. Le collaborateur administratif polyvalent au dispatching exécute une multitude de tâches de manière autonome afin de permettre d’accomplir les différentes missions du dispatching. Contexte Le centre d’arrivée est la porte d’entrée unique vers le réseau d’accueil ; il a été créé en décembre 2018 comme le seul centre où les demandeurs de protection internationale (DPI) peuvent déposer leur demande. La mission du centre est d'identifier les besoins et de fournir un premier accueil aux DPI. Le processus d'arrivée consiste en un court séjour comprenant une assistance matérielle et l'identification des principaux besoins des demandeurs de protection internationale (DPI), dans le but de les envoyer vers un centre d'accueil. L'AMC se compose de deux départements opérationnels : le département "Dispatching" et le département "Accueil & Orientation". Les membres du personnel du département "Dispatching" procèdent à l'examen social et médical initial des demandeurs de protection internationale afin de leur assigner le centre d'accueil approprié sur le trajet d'arrivée. Les membres du personnel du département "Accueil et orientation" assurent la supervision des résidents pendant le processus d'arrivée initiale (le premier accueil). En temps normal, cet accueil dure en moyenne plusieurs jours. Pour ce faire, le centre a une capacité de 850 résidents et compte 250 membres du personnel. Dans la situation actuelle, il y a un manque de places d'accueil de deuxième phase, ce qui signifie que le débit du DPI est très lent et que le séjour des résidents à l'AMC peut durer en moyenne deux mois. Cela nécessite des ajustements et de la flexibilité dans l'approche de tous les services. Vous faites partie du Dispatching, plus précisément du « Service Appui» et vous rapportez au responsable du service. Contenu En tant que soutien administratif vous établissez et adaptez des documents administratifs qui nécessitent une analyse élémentaire et vérifiez les infos conformément la procédure et les règles en vigueur afin d'assurer que le service ou le client dispose à temps des documents nécessaires. Exemples de tâches - Vous analysez les demandes et répondez aux questions venant du réseau et des personnes externes ou vous les transmettez vers les services compétents - Vous traitez les décisions prises par l’Agence - Vous communiquez les décisions prises par votre service aux réseaux d’accueil afin qu’ils puissent les mettre en œuvreEn tant qu’organisateur pratique vous organisez d'un point de vue pratique des activités ou des événements de manière polyvalente et assumez quelques tâches pratiques pendant des activités ou des événements. Vous vous adaptez bien aux situations imprévues afin d’assurer une bonne organisation les activités du service Appui. Exemples de tâches - Vous contribuez à l’organisation pratique des activités, des évènements,au centre d’arrivée - Vous assurez d’un bon suivi de la mission et les tâches essentielles de votre propre service Appui - Vous soutenez les autres services du Dispatching et aidez à la réalisation de leurs tâches sur la demande de la hiérarchie ou de la direction En tant que personne de contact vous répondez d’une manière conviviale et accueillante aux questions ou plaintes spécifiques des clients en choisissant parmi les alternatives existantes afin de fournir aux clients un maximum d'aide pour trouver une réponse à leurs questions ou plaintes Exemples de tâches - Vous assurez la permanence du Dispatching (Helpdesk) - Vous travaillez en étroite collaboration avec le réseau de Fedasil, les parten