Event Organisateur

Planifier les évenements, organiser, coordonner et évaluer les aspects logistiques et pratiques des événements régionaux, nationaux et corporate pour toutes les entreprises du Groupe P&V, en tenant compte du style/des valeurs de l'entreprise, afin d'atteindre d'une part les objectifs commerciaux et de marketing et de garantir d'autre part un service de qualité.

Vos tâches

**Gestion du calendrier des événements**

Suivre l'offre d'activités régionales et nationales par le biais de différents canaux médiatiques, formuler des propositions, examiner de manière conceptuelle les idées existantes, planifier des événements et incentives régionaux, nationaux et corporate, contrôler/suivre ce calendrier global pour soutenir les activités RP.

**Coordination interne (préparation théorique)**

S'accorder sur l'organisation d'une activité (budget, nature, timing, contexte, etc.), évaluer la charge de travail, établir le planning et la liste à faire en fonction du SLA présupposé afin que son élaboration se déroule de manière optimale.

**Développement d'événements (préparation pratique)**

Analyser et sélectionner les offres des fournisseurs, négocier avec les fournisseurs appropriés, régler et coordonner tous les éléments de l'événement (endroit, menu, activité, équipement, animation, etc.), préparer et coordonner toutes les communications liées à l'événement (invitation, site web, confirmation, infos pratiques, etc.), veiller à des scénarios de réserve afin de garantir le bon déroulement de chaque événement organisé de A à Z conformément aux accords convenus (en matière de budget, timing, qualité, concept, etc.).

**Développement d'événements (endroit)**

Être présent sur place lors de chaque événement national et des événements régionaux comptant au minimum 30 personnes présentes afin de briefer toutes parties présentes (hôtesses, photographe, maître, ) afin d’être la personne de contacte surplace pour la direction et les invités, afin de mener à bien l'accueil des invités, d'anticiper les éventuels points noirs et de résoudre les problèmes qui se produisent durant les événements/activités, et veiller à ce que la clôture de l'événement/activité se déroule correctement (décomptes, récupérer le matériel, transport, quitter les lieux conformément aux accords, etc.).

**Suivi**

Évaluer les activités organisées (p.ex. enquête de satisfaction), gérer la communication après comme des articles sur le site-web et publication des photos des évents et donner des recommandations qui sont nécessaires pour fournir un service de qualité.

Traiter, calculer, dresser les listes de participants en fonction des budgets consommés des incentives afin que le juriste fiscal puisse établir une fiche fiscale correcte pour tous les participants.

**Sponsoring MarkCom national**

Optimaliser et organiser les possibilités hospitality dans le cadre de dossiers MarkCom nationaux en vue de soutenir les activités de sponsoring de MarkCom.

**Rapport et contrôle du budget**

Rassembler, compléter, éclaircir et transmettre systématiquement les données demandées, pertinentes, nouvelles et adaptées aux fournisseurs et aux collègues afin de garantir un rapport correct.

Contrôler les budgets déterminés pendant le déroulement du dossier jusqu'après le décompte afin qu'ils ne soient pas dépassés, ou un minimum.

**Organisation**

Fixer de manière autonome des priorités quotidiennes et organiser ses propres dossiers à traiter, transmettre des idées et remarques éventuelles afin d'améliorer l'organisation du travail.

Collaborer avec les parties internes et externes afin de les consulter et de veiller aux accords et aux délais.

Votre profil
- Vous possédez un bachelier en management d’événements ou d’une expérience équivalente.
- Vous avez des notions dans l’organisation d’événements et le scouting de sites d’événements. Vous êtes surtout avide d’apprendre, l’expérience est un atout.
- Vous aimez accueillir les gens pour les évènements et satisfaire le client. Vous mettez tout en œuvre pour que le client se sente bien.
- Vous êtes bilingue ou avez une très bonne connaissance du néerlandais et une bonne connaissance du français.
- Vous travaillez à Anvers mais vous faites preuve de flexibilité afin de travailler occasionnellement à Bruxelles.
- Vous êtes indépendant(e) et savez faire la différence avec votre créativité.
- Vous êtes flexible et n’êtes pas à la recherche d’un job ‘9 to 5’, le travail occasionnel pendant le weekend et/ou en soirée vous convient.
- Vous êtes orienté client et avez d’excellentes compétences communicatives tant à l’écrit qu’à l’oral
- Vous êtes assertif, avez l’esprit pratique et osez prendre des décisions
- Vous êtes doté d’un bon time management et vous savez planifier et organiser d’une manière efficace.
- Rigueur et