Management Assistant

Functieomschrijving

Er is 1 plaats bij de Algemene Directie van Inspectiediensten, van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid ( Victor Hortaplein 11 - 1060 Saint-Gilles).

De Algemene Directie van de Inspectiediensten ondersteunt de core business van de RSZ en doet aan fraudebestrijding.

De Algemene Directie is opgebouwd volgens een matrixstructuur met 10 provinciale en 6 thematische directies. Daarnaast zijn er nog centrale diensten die de matrix ondersteunen of die eigen specifieke taken hebben:

- de Directie Administratieve en Logistieke Ondersteuning;
- de Directie Strategisch Beheer en Technologische Ondersteuning;
- de Directie Expertise, Datamining en Internationale Samenwerking.

De inspectie strijdt tegen sociale fraude en misbruik

De sociale zekerheid is gebaseerd op solidariteit: ze kan alleen functioneren als iedereen er zijn steentje aan bijdraagt en de regels naleeft. Worden de sociale bijdragen correct betaald? Is er sprake van eerlijke concurrentie? Worden werknemers op de juiste manier behandeld? De inspectiedienst van de RSZ gaat het na op het terrein.

Als management assistant sta je in voor verschillende ondersteunende taken:

- Je beheert de agenda en je volgt de deadlines op (bv. bij parlementaire vragen) van de directeur-generaal;
- Je b ehandelt de interne en externe mails en brieven die binnenkomen bij de directeur-generaal;
- Je beantwoordt telefonische oproepen;
- Je onthaalt bezoekers van de directeur-generaal;
- Je leest documenten na en je verzorgt de opmaak, bij voorkeur in drie talen (Nederlands, Frans en Engels);
- Je organiseert vergaderingen en je bereidt ze voor. Eventueel maak je het verslag van bepaalde vergaderingen;
- Je werkt mee aan de interne communicatie binnen de Algemene Directie van de Inspectiediensten;
- Je klasseert documenten (elektronisch en op papier) en je structureert de klassementen;
- Je organiseert mee evenementen (bv. de Dag van de Inspectie);
- Je werkt mee aan de afhandeling van bepaalde personeelszaken (bv. cumulaanvragen,...);
- Je biedt ook ondersteuning aan de adviseurs-generaal en aan de centrale diensten van de Algemene Directie van de Inspectiediensten;
- Je handelt op een integere en discrete manier;
- Je kan vlot mondeling en schriftelijk communiceren, op verschillende niveaus;
- Je kan goed overweg met MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
- Je werkt gestructureerd;
- Je bent flexibel en je kan, indien nodig, inspelen op onvoorziene omstandigheden (vergaderingen lastminute inplannen, documenten aanpassen,...)
- Je geeft blijk van een zekere maturiteit en stressbestendigheid en je kan autonoom werken;
- Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, je levert hen een persoonlijke dienstverlening en je onderhoudt constructieve contacten.

Profiel

Je hebt een diploma van bachelor en een relevante professionele ervaring als management assistent van minstens 1 jaar, in tenminste 2 van de onderstaande taken:

- Agendabeheer
- Behandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, mail, post)
- Vergaderingen organiseren en voorbereiden
- Algemene administratie
- Klassement.

Jobgerelateerde competenties
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Aanbod

Je wordt aangeworven als administratief expert (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: 31 667,14 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
Eventuele gekende premies (bv gevarenpremie, premie nacht
- en weekendwerk) hier ook vermelden.
Via de salarissimulator kan je je bruto
- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.

Voordelen
- Je werkt in een innovatiegerichte publieke instelling, die belangrijke uitdagingen, met een potentiële impact op heel veel mensen, aangaat.
- Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidstoelage.
- Uitgebreide opleiding
- en ontwikkelingmogelijkheden.
- Gratis hospitalisatieverzekering voor de werknemer en vermindering voor gezinsleden.
- Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en makkelijk bereikbaar, de RSZ bevindt zich in het Zuidstation.
- Moderne infrastructuur en informaticatools, eigen parking in het gebouw.
- Voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart.
- Bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.
- Bur-o-bar, een koffiebar met ontspanningsruimte.
- Fitnessruimte met professionele begeleiding door een sportcoach.
- Glijdende werkuren in een 38-uren w