Bordet - Secrétaire Pour Le Service de

**Société**:
L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B.) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. Le HUB compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. Le HUB a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

**Fonction**:
**Missions**:
Effectuer des travaux de secrétariat afin de soutenir administrativement le service.
- Se charger du secrétariat
- Accueille les visiteurs et les clients internes (ex : d'autres services);
- S'assure que les patients et les visiteurs reçoivent une information correcte et complète sur les prestations de service (en les mettant en contact avec un responsable de département/service ou en donnant directement l'information);
- Gère les demandes des dossiers médicaux
- Répond aux appels téléphoniques entrants, procure l'information correcte et transfère les appels si nécessaires;
- Assure la mise à jour des données concernant la comptabilité du service;
- Entretient, sur le plan administratif, des contacts avec les autres services et départements concernant leurs services spécifiques;
- Gère l'agenda, assure le suivi des rendez-vous et gère les priorités;
- Traiter l'administration du service
- Assure l'administration générale;
- Dactylographie des lettres, des notes
- Assure le classement du service;
- Assure l’encodage des prestations de garde du corps médical
- Complète des formulaires et des documents;
- Se charge de la correspondance du service;
- Contrôle les documents administratifs, signale des problèmes éventuels, corrige les documents le cas échéant dans le respect des arrangements passés
- Recherche et transmet des données administratives relatives au corps médical
- Gérer les stocks du service (ex. matériel de bureau)
- Commande du matériel pour le service suivant le stock et après approbation;
- Suit les livraisons des biens et des services et les contrôle;
- Prépare le matériel demandé et s'occupe du suivi administratif de la demande;
**Profil**:
**Conditions d’accès**:

- Posséder un diplôme de bachelier en secrétariat
- Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l'examen Selor)
- Satisfaire à l’examen de sélection
- Satisfaire aux qualités requises pour la fonction

**Compétences**:

- Graduat administratif ou expérience suffisante
- Langues : français, néerlandais, connaissance approfondie de l'anglais
- Informatique : word, excel, power point, etc...
- Notions élémentaires de comptabilité
- Le vocabulaire médical est un plus
- Rigueur, esprit d’initiative, discrétion et respect de la confidentialité
- Résistant(e) au stress

**Offre**:
**Offre**:

- Un CDI de 38h semaine avec une échelle barémique du secteur public (charte sociale).
- **Assimilé au grade de** : Secrétaire Administratif
- **Montants annuels à temps plein** : Echelle barémique (charte sociale): B 1/2/3

Min. : € 30 376,93 indexé (index: 1.9222)

Max. : € 53 609,21 indexé (index: 1.9222)

Le maximum est atteint après 27 ans d’ancienneté pécuniaire.
- Des avantages extra légaux:

- Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
- Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
- Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
- Une prime annuelle d’attractivité
- Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10 ou 12)
- 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
- De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
- Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
- Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

**Langues**:
Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12)