Administratief Coördinator

Functieomschrijving

De dienst Jeugd ondersteunt de ontwikkeling van actief burgerschap bij jongeren tussen 12 en 18 jaar in de Stad Brussel. De teams zetten in op de activering van deze jongeren via emancipatorische pedagogiek. Ze bereiden de doelgroep voor op verantwoordelijk burgerschap waarbij de jongeren kunnen bijdragen tot de ontwikkeling van een democratische, solidaire en pluralistische samenleving, met een open geest voor alle culturen. Onze benadering steunt op de principes van burgerlijke intelligentie en de ontwikkeling van het kunnen handelen.

De administratief coördinator & projectverantwoordelijke (m/v/x) staat in voor het vervullen van de dagelijkse administratieve taken en de opvolging van de lopende projecten binnen de dienst Jeugd.

Taken:

- In het kader van de coördinatie van de dienst Jeugd en Burgerschap de administratieve processen en procedures in kaart brengen (doorlichten), uitwerken en implementeren om de werking ervan te optimaliseren;
- Een algemene visie uitwerken op de administratieve taken van de dienst en nauw samenwerken met de afdeling Coördinatie van de dienst;
- Erop toezien dat de teams van de dienst Jeugd en Burgerschap de administratieve tools voor de opvolging van de projecten correct gebruiken, ervoor zorgen dat deze volledig aansluiten op de taken en het gebruik ervan optimaliseren;
- De beslissingen van de afdeling Coördinatie opvolgen om over elementen te beschikken die de besluitvorming binnen het eigen domein mogelijk maken door deel te nemen aan de implementatie en opvolging van bepaalde sectoroverschrijdende projecten van de dienst Jeugd en Burgerschap;
- De taken van de assistent-coördinator organiseren en superviseren om de nodige competenties te ontwikkelen en de kwaliteit van het werk dat door de afdeling Coördinatie wordt uitgevoerd, te handhaven;
- Het financieel dagboek van de dienst aanmaken en opvolgen (opvolgingstabellen...);
- De administratieve en logistieke activiteiten en aanvragen van de teams centraliseren en de uitvoering ervan opvolgen en monitoren;
- De inhoud van de interne en externe communicatiemiddelen van de dienst Jeugd en Burgerschap controleren in samenspraak met de afdeling Communicatie van de vzw;
- Meewerken aan de verantwoording van de subsidies en het zoeken naar nieuwe mogelijkheden voor ondersteuning.

Profiel

Opleidingsniveau - diploma

Bachelor, bij voorkeur in humane of sociale wetenschappen of in communicatie.
- _ Indien u een diploma behaalde in een land buiten de Benelux, kunt u eveneens naar deze functie solliciteren, op voorwaarde dat u een gelijkwaardigheidserkenning van uw diploma kunt voorleggen, afgeleverd door de Franse of Vlaamse gemeenschap. Gelieve in dat geval de gelijkwaardigheidserkenning van uw diploma als bijlage bij uw kandidaatstelling te voegen._

Technische vaardigheden
- Zeer goede schrijfvaardigheid;
- Zeer goede kennis van computertoepassingen (MS Office), goede kennis van Excel is een pluspunt;
- Vertrouwd zijn met projectbeheer;
- Kennis en inzicht in de good practices van de sociale netwerken en nieuwe technologieën.

Persoonlijke vaardigheden
- Zelfstandig kunnen werken;
- Goed functioneren in teamverband;
- Nauwgezet, methodologisch, dynamisch en proactief;
- Stressbestendig;
- Communicatief sterk;
- Zich kunnen vinden in de waarden van sociale cohesie en multiculturaliteit van Bravvo en zich graag ten dienste stellen van de gemeenschap.

Taalvaardigheid

U beheerst minstens één van beide landstalen (NL of FR) perfect en hebt een goede kennis van de tweede taal.

Ervaring

Minimale ervaring in projectmanagement en/of administratieve verantwoordelijkheid vereist

Jobgerelateerde competenties
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen,...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten,...)
- Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
E-mails behandelen
- Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen,... coderen en archiveren
- Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
- Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
Documenten doorsturen en klasseren

Aanbod
- Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur;
- Een loon volgens de barema's van de Stad Brussel (niveau B, € 2.633,99 bruto voor 0 jaar anciënniteit) waarbij eerdere ervaring in rekening kan worden gebracht;
- Extralegale verlofdagen (pro rata afhankelijk van de datum van indiensttreding);
- Eindejaarspremie;
- Onkostenvergoeding voor het openbaar vervoer;
- Maaltijdcheques van € 8;
- Voordeeltarieven voor medische zorgen in de ziekenhuizen van de Stad;
- Een opleidingsplan;
- Een dynamische werkomgeving.

Plaats tewerkstelling

1000 BRUSSEL

Vereiste studies
- Geen specifieke studievereisten

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Contract
- Vaste Job
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats t