Assistant Secrétariat Médical

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont droit à l'accueil (‘Loi accueil’ du 12 janvier 2007). L’Agence organise directement, ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité, ainsi que l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne le programme de retour volontaire vers les pays d’origine. L’Agence participe également à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil, et œuvre à une image correcte de la migration, à l'intégration sociale et à une politique de migration équitable. Fedasil cherche un Assistant administratif médical (H/F/X) pour le centre d’arrivée. Sélection réserve. Numéro de référence : 99007/809 FONCTION But Vous prenez en charge l’exécution de tâches administratives au sein de votre service, afin d’apporter un soutien à votre hiérarchie et à vos collègues et d’optimaliser le fonctionnement global. L'assistant administratif médical soutient les infirmiers et les médecins en gérant les dossiers, les rendez-vous et la communication, et contribue au bon fonctionnement du service médical. Contexte Le centre d’arrivée est la porte d’entrée unique vers le réseau d’accueil ; il a été créé en décembre 2018 comme le seul centre où les demandeurs de protection internationale (DPI) peuvent déposer leur demande. La mission du centre est d'identifier les besoins et de fournir un premier accueil aux DPI. Le processus d'arrivée consiste en un court séjour comprenant une assistance matérielle et l'identification des principaux besoins des demandeurs de protection internationale (DPI), dans le but de les envoyer vers un centre d'accueil. L'AMC se compose de deux départements opérationnels : le département "Dispatching" et le département "Accueil & Orientation". Les membres du personnel du département "Dispatching" procèdent à l'examen social et médical initial des demandeurs de protection internationale afin de leur assigner le centre d'accueil approprié sur le trajet d'arrivée. Les membres du personnel du département "Accueil et orientation" assurent la supervision des résidents pendant le processus d'arrivée initiale (le premier accueil). En temps normal, cet accueil dure en moyenne plusieurs jours. Pour ce faire, le centre a une capacité de 850 résidents et compte 250 membres du personnel. Contenu Vous assisterez les infirmières et les médecins dans l'accomplissement de leurs tâches administratives: Vous contribuerez à la bonne organisation et à la fluidité du traitement des questions médicales qui nous parviennent par téléphone, courrier ou fax. Vous êtes chargé de rechercher, créer, préparer, classer et archiver correctement les dossiers médicaux. Vous participez à la gestion du système de rendez-vous pour le service médical interne et les partenaires médicaux externes (par exemple, les rendez-vous à l'hôpital). Vous tenez à jour les listes de contact du service médical, telles que la liste de contact des structures d'accueil existantes et nouvelles, la liste de contact des services hospitaliers/médecins,.... Vous traitez toutes les factures liées au service médical en collaboration avec le service de facturation. Vous préparez les différentes requêtes nécessaires aux différentes consultations et autres organisations externes. Vous contribuez à la numérisation, au classement et à la conservation des documents médicaux, des rapports, des instruments de travail... pour le service Vous assurez le guichet de permanence et orientez toutes les demandes administratives des DPI. PROFIL Diplôme et expérience Vous avez un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur, de préférence dans une orientation administrative. Vous avez une première expérience professionnelle pertinente dans le suivi de dossiers administratifs. Compétences techniques Vous maîtrisez les bases de la suite Microsoft Office (Word, Excel ). Vous parlez français et vous avez une connaissance du néerlandais Vous êtes sensible au travail réalisé avec le groupe cible (profils multiculturels et vulnérables) et souhaitez y prendre part. Compétences génériques - ANALYSER l’information: _Analyser de manière ciblée les données et juger d'un oeil critique l'information. - ATTEINDRE LES OBJECTIFS: _S'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises. - AGIR DE manière ORIENTEE SERVICE: _Accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs. - TRAVAILLER EN EQUIPE: C_réer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues. Atouts Vous avez une connaissance de l’anglais et/ou d’autres langues étrangères. OFFRE Type de convention Constitution d’une réserve