Expert Administratif/experte Administrative Secrétariat Médical

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non-accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L'Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives Fedasil veille sur l'intégration des centres d'accueil dans la communauté locale.

Fedasil recrute un/une:
Expert administratif/experte administrative secrétariat médical (h/f/x)

Contrat de remplacement - TEMPS PLEIN

Sélection interne/externe

Numéro de référence : 99999-177

Fonction

But

Vous fournissez un support administratif au service gestion médicale du siège central de Fedasil et vous contribuez à une bonne communication et à une organisation efficace de ce service.

Contexte

Vous travaillez au sein du service « gestion médicale » de la direction services opérationnels au siège central de Fedasil. L'équipe est dirigée par le médecin coordinateur médical à qui vous rendez directement compte.

Au sein du service médical, vous travaillez en étroite collaboration avec le personnel infirmier, un médecin-conseil, les coordinatrices/coordinateurs psychosociaux et un responsable eHealth.

Vous travaillerez également en étroite collaboration avec les collègues du secteur médical de la région d'accueil Nord et Sud.

Contenu

Vous aidez la cellule médicale du siège central et des régions à accomplir ses tâches administratives:

- Vous contribuez à la bonne organisation et à la fluidité du traitement des demandes médicales reçues par téléphone ou par courrier. Vous êtes responsable de la gestion des deux boîtes mail partagées.
- Vous êtes en charge de chercher, préparer, classer et archiver correctement des dossiers médicaux.
- Vous assistez les médecins de la cellule gestion médicale dans leur travail de recherche, lequel comprend entre autres les données liées la procédure (statut des demandes d'asile, demande 9 ter, procédure Dublin ), les adresses de résidence des demandeurs d'asile, le diagnostic de la tuberculoseEt ce toujours dans le respect du secret professionnel.
- Vous assurez la préparation des réunions médicales et des réunions du personnel, la rédaction des procès-verbaux de ces réunions
- Vous contribuez à l'organisation de formations et de réunions médicales centralisées, par exemple en réservant des salles, en envoyant des invitations et en assurant le suivi des inscriptions
- Sur le serveur partagé, vous contribuez à la numérisation, à l'organisation logique et au stockage des documents médicaux, des rapports, des outils de travailpour la cellule gestion médicale.
- Vous tenez à jour les listes de contacts de la cellule gestion médicale, par exemple la liste des contacts des structures d'accueil actuelles ou nouvelles
- Vous assurez l'envoi et/ou le partage des documents médicaux, des listes de dépistage de la tuberculose, des instructions et des protocoles médicaux, des lettres d'infopour les services médicaux des centres fédéraux et les coordinatrices/coordinateurs médicaux des partenaires d'accueil.
- Vous participez à la préparation des dossiers pour les marchés publics médicaux ainsi qu'au suivi de leur attribution.
- Vous participez à la gestion du stock central du matériel médical : inventaire, contrôle régulier du stock, encodage du matériel médical, préparation des bons de commande, organisation du transport et des livraisons, etc.
- À la demande du coordinateur médical général, vous aidez la cellule gestion médicale ainsi que l'équipe médicale et de dépistage de la tuberculose du dispatching dans d'autres tâches administratives en fonction des besoins.
- Vous aidez le responsable E-health à intégrer des documents médicaux dans le logiciel médical et à préparer un nouveau marché public.

Profil

Diplôme et expérience

Vous êtes titulaire d'un bachelier/graduat.

Une formation complémentaire et/ou une expérience professionnelle dans un secrétariat médical est souhaitable.

Compétences techniques

Exigences

Une expérience professionnelle en administration médicale ainsi qu’avec le groupe cible est souhaitable.

Vous avez des compétences informatiques pratiques, vous maîtrisez les logiciels courants (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et vous avez de l'expérience en matière de traitement des données

Atouts

Vous avez une excellente connaissance du français et une connaissance approfondie du néerlandais (tant à la lecture qu'à l'écriture et à l'oral).

Compétences génériques

Offre

Type de convention

Contrat de remplacement. A temps plein. Le temps de travail à temps plein est fixé à 38h par semaine.

Catégorie A : Système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plag