Aanwerving Van Een Polyvalente Administratief Assistent

**Onderneming**:
Een OCMW dat dicht bij de inwoners van de gemeente staat, een groene omgeving in het hart van Brussel, een sterk gevoel van verbondenheid met een gemeenschap die zich inzet voor het welzijn en de waardigheid van de mens, diensten die ondersteuning en sociale hulp bieden rekening houdend met de specifieke behoeften van elke burger - dit is het kader waarin elk van onze medewerkers werkt.

Om aan zijn missie te voldoen gaat de Financiële directie van het OCMW van Jette over tot de aanwerving van een administratief assistent onder voltijds contract voor bepaalde duur met de mogelijkheid van een vast contract op een later tijdstip.

**Functie**:
De administratief assistent, die rechtstreeks rapporteert aan het diensthoofd, voert aan administratieve en coderingstaken uit om de directie in staat te stellen haar doelstellingen te bereiken. Hij/zij verleent administratieve ondersteunende diensten aan een of meer personen binnen de entiteit, met als doel bij te dragen aan de vlotte en efficiënte administratieve werking van de directie.

**Belangrijkste taken**
- Informatieverzameling en -verwerking

De administratief assistent moet gegevens verzamelen, coderen, verwerken en bijwerken zodat er altijd correcte en actuele informatie beschikbaar is.
- Suivi du recouvrement des factures du Centre envers ses clients
- L’assistant administratif réalisera les différentes étapes du recouvrement en produisant les courriers et documents adéquats selon un planning régulier ainsi que les rapports de récupération ad hoc._
- Classement et archivage
- L’assistant administratif assurera un classement efficace et rigoureux des archives comptables du Centre._
- Deelnemen aan de rol van de kassa

De administratief assistent neemt deel aan de permanentie van de kassa van het Centrum, die toegankelijk is voor de gebruikers en het personeel van het Centrum. Ze voeren inkomsten
- en uitgavenverrichtingen uit, die nauwkeurig worden bijgehouden in een kasboek.
- Informatieverstrekking aan de gebruikers van het Centrum

De administratief assistent bezorgt vragende gebruikers informatie over hun boekhoudkundige situatie bij het Centrum door middel van schuldoverzichten, aflossingsoverzichten of betalingsvooruitzichten.

De administratief assistent zal moeten zorgen voor een vriendelijk en correct onthaal om bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het OCMW of de directie.
- Toezicht houden op de inning van de klantenfacturen van het Centrum
- Informatiebeheer

De administratief assistent zal een klassement moeten verzorgen en opmaken met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden.
- Dossierbehandeling ondersteunen

De administratief assistent zal moeten helpen bij het samenstellen van dossiers, de administratieve verwerking ervan verzekeren en ze aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.
- Ondersteunende taken

De administratief assistent zal allerhande operationeel ondersteunende taken moeten uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling.

**Minimumcompetenties**
- Networking: Professionele relaties in en buiten de organisatie aanknopen, onderhouden en versterken, en ze gebruiken om informatie te verzamelen, steun en samenwerking te zoeken die in het belang van de organisatie kunnen worden ingezet.
- Analyseren: Een probleem in al zijn aspecten en verhoudingen onderzoeken, belangrijke informatie over een probleem onderscheiden, relevante gegevens zoeken en onderlinge verbanden vaststellen. De potentiële oorzaken van de problemen aanstippen en autonoom op analyse gebaseerde oplossingen voorstellen.
- Ondernemen en initiatief nemen: Mogelijkheden herkennen en op eigen initiatief acties voorstellen en zo bijdragen tot betere resultaten.
- Innovatie - verandering - creativiteit: Innoveren om diensten, processen en structuren te creëren die aan de toekomstige uitdagingen voldoen. Problemen en vragen vanuit verschillende hoeken bestuderen, originele en nieuwe ideeën en oplossingen aanreiken en breken met de traditionele denkwijze.
- Resultaatgericht: Concrete en gerichte acties ondernemen om de doelstellingen binnen de vooropgestelde tijd en conform de vastgestelde normen, procedures en afspraken te bereiken.
- Plannen & organiseren: Op doeltreffende wijze doelstellingen en prioriteiten vastleggen en de acties, termijnen en middelen voorstellen die nodig zijn om ze doeltreffend te bereiken.
- Precisie / striktheid - kwaliteitsgericht: Handelen met aandacht voor kwaliteit en vooral proberen om fouten te vermijden.

**Profiel**:
**Profiel**
- Houder zijn van het diploma van het hoger secundair onderwijs;
- In het NL/FR kunnen communiceren.
- Over een goede informatica kennis beschikken (Word, Excel, Outlook, Internet ,);
**Aanbod**:
Voltijds contract voor bepaalde duur met de mogelijkheid van een vast contract op een later tijdstip..
- Weddeschaal op j