Office Manager

Functieomschrijving

Creëer je eigen toekomst

Voor een succesvolle private bank, die het beste voor zijn klanten wil, zijn wij op zoek naar een professionele Management Assistant/Office Manager. Je ondersteunt het team en de partners waar mogelijk. Je voelt je thuis in een snel veranderende, zakelijke en professionele omgeving met een hoog ambitieniveau en een grote mate van collegialiteit.

Je komt terecht in een hecht team en informele bedrijfscultuur, door onder andere de vlakke structuur.

Wat ga je doen?

Het beheren van een complexe en snel wisselende agenda van de Managing Directors door proactief telefoon
- en mailcontact met internationale klanten en directiesecretaresses;
Mee
- en vooruitdenken met de Directors en het overzicht behouden van wat er allemaal speelt of nog moet gebeuren;
Het up-to-date houden van het CRM en het verwerken van alle klantactiviteiten;
Je fungeert als vertrouwenspersoon van het directie comité en neemt de rol van secretaris tijdens de raad van bestuur;
Je waakt mee over de waarden van de onderneming;
Maar ook meer inhoudelijke taken, zoals het ondersteunen van het team bij communicatie taken en allerlei administratieve taken:
Communicatie:
Opmaken van presentaties

Het onderhouden van de website, portaal en social media

Organiseren van events

Administratie

Het bijhouden en controleren van uitgaven waaronder declaraties en projectkosten.

Facturatie

Contractenbeheer (cliënten, leveranciers..)

Coördinatie met IT service provider

Vorming

Cliënten: kennis / suitability financiële instrumenten

Onboarding nieuwe medewerkers: waarden / charter

Profiel

Jouw talenten

Jouw verhaal kent inmiddels de nodige hoofdstukken. Maar wat je geschiedenis ook is, je staat te springen om waarde toe te voegen voor de toekomst. Daarom zit je als Management Assistent/Office Manager zo goed op je plek bij onze opdrachtgever. Hier kan je al jouw talent voor klant
- en oplossingsgericht denken, discretie en proactiviteit goed kwijt. Ook heb je:
Een afgeronde bachelor opleiding of gelijkwaardig door ervaring;
Minimaal 3 jaar ervaring als Office Manager / Management Assistant in een professional services omgeving;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse, Franse en Engelse taal zowel in woord als in geschrift;
Goede beheersing van Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint;

Jobgerelateerde competenties
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

Aanbod

Turning your talent into value

Turning talent into value. Dat is wat ze doen Want als jij waarde toevoegt, dan mag je dat van hen natuurlijk ook verwachten. Ze geven hun medewerkers dan ook talloze mogelijkheden om te groeien als persoon en in het vakgebied. Ze bieden jou daarom aantrekkelijke en transparante arbeidsvoorwaarden, met oog voor de toekomst, persoonlijke ontwikkeling.

Toon je interesse

Ben je er klaar voor om alles tot in de puntjes te regelen en met hen waarde toe te voegen? En een Management Assistent / Office Manager van de toekomst te worden? Bij 3 keer een volmondig ‘ja' kunnen we niet wachten om kennis met je te maken.

Solliciteren kan via de sollicitatiebutton.

Plaats tewerkstelling

2018 ANTWERPEN