Office Assistants

**Code de sélection**: - CNG24088**Langue**: - Néerlandais**Diplôme**: - Secondaire supérieur**Type de contrat**: - Contractuel**Niveau de fonction**: - C**Type de recrutement**: - Recrutement externe**Durée**: - Durée déterminée**Lieu de travail**: - 1000 Bruxelles**Temps plein/temps partiel**: - À temps plein**Samenvatting**: **Jobinhoud**: Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging in een **internationale en dynamische omgeving**? Zoek je een **boeiende functie** die een maatschappelijke meerwaarde biedt en waarin je zelf kan groeien? Aarzel niet en solliciteer Op dit moment zijn we op zoek naar meerdere _Office assistants _voor onze twee ambassades in Brussel: Twee _Office assistants_ bij de **Permanente Vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie**- Eén _Office assistant_ bij de **Permanente Vertegenwoordiging van België bij de NAVO** Je takenpakket bestaat onder meer uit: - Je oefent administratieve taken uit volgens de geldende instructies voor diplomaten en de gedetacheerde ambtenaren. - Je onthaalt en begeleidt bezoekers. - Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van vergaderingen, activiteiten, conferenties, dienstreizen enz. Je zorgt ervoor dat deze zo professioneel en vlot mogelijk verlopen. - Je behandelt de briefwisseling en/of mailverkeer die in het Nederlands, Frans en Engels kan zijn opgesteld. Daarnaast beantwoord je telefonische oproepen en zorg je voor een gepaste opvolging. - Je stelt brieven en nota’s op voor de dienst (waaronder ook verslagen van vergaderingen). - Je verzorgt op een professionele manier de directe contacten met de klanten van je dienst en bezoekers. - Je beheert het klassement in SharePoint zodat alle dossiers op een efficiënte manier geconsulteerd kunnen worden. Op het moment van indiensttreding zal een **uittreksel uit het strafregister** worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking_._ Om de functie te kunnen uitoefenen dien je te beschikken over een **veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau** (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). De veiligheidsmachtiging moet periodiek vernieuwd worden. Het weigeren van dit onderzoek of een negatieve uitkomst zal leiden tot het beëindigen van de tewerkstelling. Bijkomend zal je eveneens onderworpen worden aan een **veiligheidsverificatie, vóór indiensttreding** (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure. Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten. **Heb je vragen over de jobinhoud?** Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen". **Werkgever**: Er zijn 2 vacante plaatsen (verdeeld over beide taalrollen NL en FR) bij de **Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie** **(Belliardstraat 65, 1040 Brussel) en er is 1 vacante plaats (verdeeld over beide taalrollen NL en FR) bij de** Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de NAVO** (Leopold III laan, 1110 Brussel). Beide Permante Vertegenwoordigingen maken deel uit van het postennetwerk van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. De **Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie** (kortweg 'de PV') is met meer dan 150 werknemers de grootste Belgische diplomatieke post in de wereld. Er werkt personeel van zowel de FOD Buitenlandse Zaken, een groot aantal andere Federale Overheidsdiensten, alsook de gefedereerde entiteiten. De PV is de **stem van België in Europa** en vertegenwoordigt de Belgische belangen in de Raad van de Europese Unie. Aan het hoofd van de PV staat de permanent vertegenwoordiger, ambassadeur Willem van de Voorde. Hij wordt bijgestaan door ambassadeur Bert Versmessen, adjunct-permanent vertegenwoordiger, en dhr. Pierre Gillon, ambassadeur bij het Politiek en veiligheidscomité (COPS). De PV werkt het Europese beleid uit samen met de 26 andere lidstaten van de Europese Unie, het Europees Parlement en de Europese Commissie. De **Belgische Permanente vertegenwoordiging bij de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie (NAVO) **is de stem van België binnen de NAVO. Ze vertegenwoordigt er de Belgische belangen. Samen