Executive Assistant

**EXECUTIVE ASSISTANT - ORIENTÉ-E COMPTABILITÉ & ANALYSE**

**Ta place parmi nous**:
Tu fais partie du pôle administratif de l’entreprise et réponds directement à Direction Générale.

**Ta mission au sein de notre équipe**:
Directement rattaché-e à la Direction Générale, tu t’acquittes efficacement des tâches administratives et comptables et apporte ton soutien dans le cadre du développement de l’entreprise.

**Tes Responsabilités**:
**Aide admin générale**
- Assurer la logistique des réunions (préparation des salles, petits-déjeuners, préparation des PowerPoints_.._)
- Produire les comptes-rendus des réunions et veiller à leur diffusion
- Faire le suivi du courrier et du dispatching de celui-ci
- Veiller à l’archivage régulier des documents légaux et comptables
- Gérer les comptes de l’entreprise sur toutes les plateformes digitales (Suite Google, Microsoft, Slack, Airtable, etc.)
- Gérer la logistique des bureaux (stocks de fournitures et consommables, codes alarme, etc.)

**Aide à la comptabilité/gestion/ analyse et reporting**
- Réceptionner (ou aller les chercher sur les plateformes dédiées quand nécessaire), contrôler et encoder les factures et notes de crédit,
- Faire le suivi avec les fournisseurs en cas d’erreurs de factures pour correction et/ou réclamation de notes de crédit
- Être la personne de contact avec la comptable
- Assurer le suivi des approbations de factures, des retards de paiement
- Vérifier et générer les fichiers de paiement bimensuels
- Gérer les moyens de paiement
- Mettre à jour les documents nécessaires à la clôture comptable mensuelle, à la déclaration TVA et aux reporting opérationnels et stratégiques
- Réaliser certains travaux d’audit de gestion et analyses demandées par la Direction
- Faire le suivi des dépenses Catering
- Contrôler et lancer les remboursements clientèle et personnel
- Emettre les factures de l’entreprise et faire le suivi de leur bon paiement
- Introduire les dossiers pour subsides et primes et en faire le suivi en comptabilité

**Aide au légal**
- Gérer la flotte d’abonnements téléphoniques, les cartes carburant, la voiture de fonction, les assurances, les cartes mobilité
- Encoder et suivre les contrats fournisseurs et partenaires de services (clauses et conditions, durée, préavis )
- Aider au suivi des baux commerciaux / relations avec propriétaires (renouvellements de baux, gestion des sinistres )
- Faire le suivi des dossiers d’assurance
- Réaliser et suivre les déclarations d’impôt

**Aide au développement**
- Introduire et suivre les dossiers de subsides en exploitation et en investissement
- Introduire et suivre les demandes de permis et accords (urbanisme, commerces, )
- Apporter un soutien administratif général lors des projets de développement (RSE )

**Ton profil**:

- Tu disposes d’au moins 2 ans d’expérience dans une fonction similaire et a déjà travaillé avec un logiciel de gestion comptable.
- Tu sais faire preuve de rigueur, d’autonomie et de discrétion.
- Tu sais te montrer flexible et t’adapter lorsque c’est nécessaire.
- Tu as une excellente maîtrise du français et tu as une bonne connaissance de l’anglais. Toute autre langue supplémentaire est appréciée.

Type d'emploi : Temps partiel

Salaire : 2.800,00€ à 3.200,00€ par mois

Nombre d'heures : 22 à 30 par semaine

Avantages:

- Assurance hospitalisation
- Chèques repas
- Éco-chèques
- Indemnité kilométrique vélo
- Remboursement des frais de téléphone

Programmation:

- Travail de jour

Types de primes et de gratifications:

- 13ème mois
- Pécule de vacances
- Primes

Lieu du poste : En présentiel