Document Management Manager

**Description de l'entreprise**: BESIX Group est un groupe belge de premier plan actif dans les secteurs de la construction, du développement immobilier et des concessions. Fondé en 1909, il a connu une croissance impressionnante au cours de ces dernières années. Le Groupe est également présent en Europe de l’Est, en Afrique du Nord et centrale, en Asie centrale, en Australie et via sa filiale BESIX Construct, au Moyen-Orient. Le Groupe se distingue notamment dans le secteur par un département d’ingénierie interne, intégrant une large expertise en matière de géotechnique, de technologie du béton, de méthodes, de planning et d’outils tels que le BIM et le System Engineering. **Description du poste**: **Mise en œuvre du projet (30 %)**: Sur base d'une analyse des besoins et des contraintes du projet, vous soutenez le projet dans l'implémentation, la configuration des outils de gestion documentaire supportés par BESIX (Bricsys, Aconex,...). A la fin des projets, vous soutenez l'équipe exécution sur le chantier en organisant la démobilisation et l'archivage. Vous soutenez la collecte des livrables "As-built" et supervisez l'extraction des fichiers électroniques de l'eDMS requis par tout tiers ; Vous créez et gérez le contrat de support avec le projet ainsi que la facturation régulière. **Amélioration continue (30%)**: Vous créez et maintenez des modèles "DMS" conformément aux procédures IMS de BESIX (mise en place de la codification applicable, des workflows d'approbation et de transmission des documents,...) ; Vous organisez des réunions d'évaluation de la gestion des documents avec le Document Manager et l'équipe de projet pour discuter des améliorations potentielles et pour partager les meilleures pratiques dans le domaine ; Vous soutenez activement les améliorations des développements des outils eDMS et vous participez à la coordination des développements par les fournisseurs de logiciels. **Coaching - formation (30%)**: Vous donnez des sessions de formation au Project Document Officer et aux secrétaires sur l'utilisation de l'outil de gestion documentaire ; Vous donnez des présentations/démos publiques de l'outil de gestion documentaire BESIX aux utilisateurs sur les chantiers (utilisateurs internes, client et approbateurs, sous-traitants...) ; Tout au long du projet, vous êtes responsable du support aux utilisateurs, de la veille et du support aux processus, vous coordonnez la résolution des problèmes liés à l'informatique. **Veille du marché (10%)**: Vous êtes le contact principal avec les fournisseurs d'eDMS préférés : Bricsys et Aconex. Vous gérez l'accord-cadre avec les fournisseurs préférés: facturation, vérification et amélioration des clauses contractuelles, vérification des volumes contractuels par rapport aux volumes consommés sur les projets. Vous évaluez régulièrement les outils du marché et fournissez/maintenez à jour une matrice d'arbitrage à la direction. **Qualifications**: - Vous êtes titulaire d'une licence, de préférence en gestion de documents, en sciences de l'information ou équivalent par expérience ; - Vous avez une expérience confirmée en tant que Document Controller ou Lead Document Controller dans la construction ; - Vous avez de l'expérience avec plusieurs outils de gestion de documents dans la construction ; - Vous avez une très bonne connaissance de l'anglais ; une bonne connaissance du néerlandais et du français ; - Vous êtes prêt.e à voyager à l'étranger pour des missions de courte durée (+/- 1 semaine). **Vos compétences** - Vous vous impliquez dans la compréhension globale de tout projet qui requiert votre soutien ; - Vous travaillez de manière proactive en suggérant des améliorations et des mesures possibles pour résoudre les problèmes rencontrés en matière de gestion documentaire et de l'outil électronique utilisé ; - Vous donnez des conseils et des recommandations aux chefs de projet et aux directeurs techniques en matière de gestion documentaire ; - Vous êtes empathique : vous écoutez et comprenez les problèmes des parties prenantes et les transformez en opportunités d'amélioration. - Vous êtes autonome et rigoureux.se ; - Vous avez un bon sens de l'organisation ; - Vous êtes capable d'effectuer plusieurs tâches en même temps, d'identifier les priorités et les urgences ; - Vous avez l'habitude de travailler dans des équipes multiculturelles et dans un environnement international ; - Vous êtes dynamique et flexible ; - Vous êtes capable d'analyser les problèmes et de proposer des solutions appropriées. **Informations complémentaires**: Une carrière chez BESIX, c'est bien plus qu'un simple travail, c’est faire partie d’un monde innovant et en perpétuel changement; c’est contribuer avec vos compétences, votre ambition et votre passion au développement de nos différentes activités afin de relever les défis qui nous attendent demain. Travai