Executive Assistant Brussels, Pds Projects

JLL supports the Whole You, personally and professionally.
Nous recherchons un(e) Assistant d’équipe F/H pour notre Département PDS (Project and Development Services).
A propos de JLL
JLL est un groupe américain côté au NYSE, leader mondial du conseil en immobilier d’entreprise, employant plus de 110.000 collaborateurs dans plus de 80 pays à travers le monde.
Au sein de JLL Belgique, nous sommes plus de 200 collaborateurs à conseiller avec engagement et excellence nos clients - entreprises, propriétaires et investisseurs locaux et internationaux - en mettant à leur disposition notre connaissance du marché, nos services d’études et de recherche, ainsi qu’une offre de services intégrée permettant de les accompagner dans l’ensemble de leurs enjeux et projets immobiliers que ce soit l’évaluation de leurs actifs, la gestion de transactions immobilières à l’investissement et à la location, le conseil stratégique en gestion et optimisation de leurs actifs immobiliers, le conseil à la rénovation et transformation de leurs biens immobiliers, la conception et aménagement de leurs locaux, la réalisation de travaux en contractant général, ou encore la gestion externalisée de leurs biens immobiliers. Nous intervenons sur une large gamme de classe d’actifs (bureaux, locaux d’activités, commerces, plateformes logistiques et hôtels).
Chez JLL, vous rejoindrez une société internationale, dynamique et passionnante, ainsi qu’un environnement de travail stimulant et collaboratif.
A propos de PDS (Project and Development Services)
JLL est un partenaire de classe mondiale en matière de développement immobilier pour nos clients investisseurs et entreprises. Nos services influencent la façon dont des millions de personnes vivent, travaillent et se divertissent. Il est de notre responsabilité d'influer sur l'impact que nous pouvons avoir sur tous les projets et d'apporter de la valeur à chaque détail. Du conseil en développement à la gestion de projets et de coûts, de la gestion de programmes à la conception technique et à la durabilité, de l'aménagement au repositionnement d'actifs et aux grands projets de construction, nos services couvrent toutes les dimensions dans tous les types d'actifs, secteurs et régions.
L'équipe PDS de JLL comprend près de 9 000 chefs de projet, ingénieurs, concepteurs et architectes d’intérieur répartis dans 50 pays et gère activement plus de 36 000 projets par an.
Rejoignez l'équipe PDS pour réaliser plus
Missions
Membre à part entière de l’équipe, vous intervenez sur différents volets:
**Financier**: enregistrement et suivi de la facturation des honoraires, suivi des règlements et relances, mise à jour de documents, suivi des processus comptables, suivi échéanciers, gestion des contrats fournisseurs, suivi financier des sous-traitants avec les chefs de projets, enregistrement des factures fournisseurs, suivi des tableaux de bords, gestion des flux dans les différents outils de reporting (salesforce, certinia,)
**Financier de gestion de projet**: enregistrement et gestion des facturation, suivi des validations et transmis au client pour mise en paiement, suivi des tableaux de bords, préparation des rapports financiers,
**Administratif**: accueil téléphonique, prise de rendez-vous, gestion des agendas, réservations salles, vérification des notes de frais, accueil et intégration des nouveaux arrivants, organisation des entretiens d'embauche, mise en forme de documents, classement des contrats, gestion des courriers
**Commercial**: participation au volet administratif des dossiers de réponse aux Appels d’Offres, support à la présentation des offres, coordination de l’image de marque et homogénéité de la communication.
**Marketing**: business cases, préparation communication interne, organisation et gestion des évènements de l’équipe et/ou clients, mise en forme de plaquettes pour les rendez-vous clients, organisation de la visibilité, mise en place des publications sur les réseaux sociaux et de la communication autour de nos services
Support aux outils informatiques, notamment création des accès en fonction des projets, mise en place de présentations sur Journeys,
**Achats Internes**: réservations des voyages pour l'équipe, gestion des cartes de visite, gestion des commandes reprographie/fournitures de bureau
Ce poste vous attire ? Voici le profil que nous recherchons
Vous avez une 1ere expérience dans l’assistanat d’une équipe.
Vous maitrisez parfaitement les outils du pack office et notamment Excel.
Vous êtres trilingue Français, Anglais et Néerlandais.
Vous êtes rigoureux, organisé et appréciez le travail en équipe.
Vous avez des aptitudes en communication et marketing.
Vous avez un bon relationnel et savez adapter votre discours suivant vos interlocuteurs (clients, fournisseurs, membre de l’équipe ).
L’esprit JLL
Nos talents sont au cœur de la performance et du développement de notre groupe. C’est grâce au professionnalisme, à l’engagement et à l’esprit d’équipe de chacun que nous entretenons jour a