Managing Assistant-vdab
il y a 22 heures
Voor VDAB zoeken we dringend een tijdelijke ondersteuning van het directiesecretariaat. Doel van de functie is het verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit.
**Als Management Assistant**:
- Organiseer je het secretariaat van de I&T-directeur (CIO) en de directeur I&T Operations en zorg je voor de bijhorende administratieve taken;
- Denk je mee na over een efficiënt beheer van het directiesecretariaat;
- Regel je de afspraken en help je bij de planning van het werk van de CIO en directeur Operations;
- Bereid je vergaderingen voor en neem je de notulen voor jouw rekening;
- Ben je een strenge portier voor het agendabeheer en de meeting verzoeken van de CIO en directeur Operations;
- Werk je mee aan de functionele ondersteuning van de I&T-afdeling;
- Onderhoud je goede contacten met andere afdelingen, diensten, partners en leveranciers van VDAB;
Daarnaast sta je in voor:
- Informatieverzameling en -verwerking: verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben.
- Informatiebeheer: verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden.
- Dossierbehandeling ondersteunen: dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.
- Opstellen van documenten: voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.
- Ondersteunende taken: uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling.
- Post: sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen.
- Agendabeheer: beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk.
Het profiel van de managing assistent ziet er als volgt uit:
- Je bent in bezit van een bachelor of een hoger secundair diploma.
- Je kan goed samenwerken.
- Je kan goed plannen en organiseren en zorgvuldig werken.
- Je neemt initiatief en hebt een verantwoordelijkheidsgevoel.
- Je beheerst de Nederlandse taal goed.
Bij VDAB geniet je als managing assistent van een voltijds interimcontract met een zo snel mogelijke opstart met een verloning op B of C-niveau (volgens behaald diploma)
Plaats tewerkstelling: Gasthuisstraat 31, 1000 Brussel.
Minstens 2 dagen per week op kantoor.
-
Personal Assistant to Managing Partner
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Page Personnel Temps pleinAs the right hand of the Managing Partner, your tasks will include: Managing his agenda and emails, with a clear sense of priorities Handling incoming invoices and preparing payments in Falco Managing his LinkedIn profile: preparing and publishing one post per week In case of a full-time contract: supporting other lawyers one day per week At least 3 years of...
-
Management Assistant
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Unique Temps plein**Description**: As a Trilingual Management Assistant you have the following tasks: - Managing and organising the agenda of the directors - Responsible for contacts with suppliers - First point of contact for clients with questions - Administrative management - Responsible for the invoicing tasks - Various administrative tasks in support of the...
-
assistant international
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique WhatJobs Temps pleinLooking for a new exciting challenge in a Management Assistant role? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim is a Recruitment Consultancy specialized in administrative support profiles such as receptionists, management assistants, executive / personal assistants, HR assistants, sales and marketing assistants, office managers, customer service,...
-
Executive Assistant
il y a 6 jours
Brussels, Belgique Strelia Temps pleinStrelia is Looking for an Executive Assistant – Brussels OfficeAre you an experienced and highly organized professional looking for an exciting opportunity in a dynamic business law firm? Strelia is seeking an Executive Assistant to join our Brussels office and support our team with essential administrative and organizational tasks.Your Profile✔...
-
Executive Assistant
il y a 6 jours
Brussels, Belgique Strelia Temps pleinStrelia is Looking for an Executive Assistant – Brussels OfficeAre you an experienced and highly organized professional looking for an exciting opportunity in a dynamic business law firm? Strelia is seeking an Executive Assistant to join our Brussels office and support our team with essential administrative and organizational tasks.Your Profile Immediate...
-
Legal Assistant m/f/x
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Page Personnel Temps pleinWe are seeking a Legal Assistant to support a collaborative practice team in Brussels. In this role, you will be responsible for:✔ Managing calendars, scheduling meetings, and coordinating travel✔ Preparing and formatting legal documents, correspondence, and presentations✔ Making new client/matter requests and keep records✔ Supporting billing,...
-
Practice Team Assistant m/f/x
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Page Personnel Temps pleinAs a Practice Group Assistant, you'll play a crucial role in the smooth day-to-day operations of a legal practice group. Your responsibilities will include: Opening and managing client files Creating and editing PowerPoint presentations Coordinating travel arrangements (flights, trains, hotel bookings) Assisting with legal directory submissions (e.g.,...
-
Management Assistant
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Page Personnel Temps pleinAs a Management Assistant, you will provide a wide range of administrative support to the legal team. Your key responsibilities include: Preparing and following up on invoicing procedures Opening and managing new matters in the ERP system Supporting 3 Partners and 2 Counsel with case management, including preparing court documents, finalising submissions,...
-
Assistant Executive Housekeeper
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique The Standard Hotel Temps pleinOpened since May 2025, The Standard, Brussels marks the hotel brand’s third outpost in Europe. Set in the city’s Northern Quarter, The Standard, Brussels brings the brand’s design, culture and activation-driven philosophy to Belgium.Your RoleAdditionally, you will be responsible for managing quarterly and daily inventories of housekeeping and laundry...
-
Finance Assistant
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique ERCST (European Roundtable on Climate Change and Sustainable Transition) Temps plein**European Roundtable on Climate Change and Sustainable Transition** **Finance Assistant** **Brussels, Belgium** The European Roundtable on Climate Change and Sustainable Transition (ERCST) is seeking a Finance Assistant to join its team in Brussels starting as soon as possible. **Key Responsibilities** - Be part of the ERCST team managing projects and...
