Executive Assistant

Company
Notre client est un gestionnaire de fonds d'investissement immobilier durable et responsable basé à Bruxelles.
Description

**b.verRéception**:
accueil des visiteurs et préparation de la salle de réunion
gestion des appels téléphonique et courriels généraux
gestion du courrier belge et luxembourgeois (envoyés par AFC ou Annick)
gestion des agendas

**Office management**:
gestion des fournitures de bureau et suivi des factures
contrôle des différents contrats de fournisseurs de
gestion de l’économat, des fournitures informatiques, commande boissons et café
gestion des GSM, cartes fournisseurs, cartes de parking (Servipark, Pcard, Total, Avis, Mobiflow)

**Secrétariat**:
copie, scan, classement et reliure de documents
organisation des réunions de coordination + rédaction des PV
update de la base de données - archivage (1x par an)
préparation des classeurs annuels par société (comptabilité et corporate housekeeping)
encodage des cartes de visite dans les contacts

**Assistance des CEO**:
préparation et traitement de la correspondance, des présentations Word et Power Point (rapport annuel et présentation nouveau fond)
acceptation et inscription aux invitations personnelles + agenda
**gestion des voyages professionnels**: réservation d’hôtels, transports, restaurants, inscription events

**Organisation des events**:
**MIPIM**: billets, transports, restaurants, dîner (liste invités, invitations, plans de tables etc )
Expo Real - Realty
Cocktail Solaris du Nouvel An - Galette des Rois - Gala De Duve - Team Buildings
- **Comptabilité**:
encodage paiements sur Isabel et Multiline société du groupe
encodage paiements pour société en gestion pour compte de tiers sur Multiline selon procédure en place
facturation mise à disposition mobilier + suivi de paiement
facturation location salle de réunion BC-1 + suivi de paiement
facturation mensuelle BePark sur base des rapports d’activité + suivi de paiement
dépôt et facturation des recettes cash des parkings à Guillemins
relevés visa - suivi des paiements charges Greenwood de City Management Belgium
vérification check obligations de retenue nouveaux fournisseurs
classement des extraits bancaires
assistance dans la préparation des factures d’Asset Management et commercialisation (Lux)
mise en place des accès bancaires sur Isabel et Multiline internes + externes (gérants)
assistance lors de l’audit des comptes annuels par réviseurs
récupération TVA française auprès de la Tevea
classement avis de prêts - gestion plateforme PwC Buzzcity
transmission factures fiduciaire Luxembourgeoise pour déclarations TVA

**Legal**:
préparation des PV de CA et AG, rapport de gestion, procurations, etc
envoi des convocations, liste de présence, procurations
lettre de représentations et de missions
assistance lors d’augmentation de capital (contact avec la banque pour l’ouverture d’un compte bloqué, l’envoi des procurations, etc ) - scan et classement des PV
assistance dans les UBO (banques et registre national)
assistance LEI - assistance domiciliation
assistance dans les documents d’assurances
**assistance dans les conventions**: scan, copie, envoi, classement documents originaux
mise à jour de la liste des sociétés, administrateurs et actionnaires
assistance dans certains dossiers litigieux
mise à jour data base liste des actionnaires investisseurs (publipostage)
déclaration Reprobel
assistance dans la recherche de documents (extrait Registre du Commerce + Lux)
**AIFM**: implémentation des documents / conventions sur la plateforme partagée

**Assistance Asset Management**:
vérification et suivi des loyers + rappels au gérant le cas échéant
gestion des certificats verts auprès de Brugel et Sibelga
aide à la préparation des rapports trimestriels
**assistance taxes immobilières**: déclaration - vérification montant AER - envoi au gérant - suivi ventilation aux locataires
suivi des paiements par les locataires - contacts avec investisseurs - suivi marketing (brochure, teaser, one page, affiches, events agents)
suivi contacts avec les brokers (organiser les réunions et visites avec prospects)
**suivi des nouveaux baux**: envoi aux gérants, enregistrement
suivi du tableau des garanties bancaires - intégration documents acquisitions / cessions dans les arborescences serveurs
assistance dans le suivi des factures relatives aux travaux locatif

**Profil**:
Baccalauréat en secrétariat de direction ou expérience équivalente.
**Mission Part-Time**: 3/5 à convenir avec le client
Independant - Facturation
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Autonome et rigoureux(se)
Vous avez un grand sens de l’organisation et la gestion du temps est l’un de vos points forts
En tant qu’assistant(e) de direction dynamique et motivé(e), vous êtes capable de travailler avec peu d’encadrement et de résoudre de manière proactive des problèmes de calendrier complexes.
Vous êtes bien organisé(e) et cap