Office Manager

Functieomschrijving

Apogado is een adviesbureau met een sterke focus op cybersecurity, privacy en digitalisering. We begeleiden o.m. voor de (grotere) bedrijven, startups, overheid, politie, kabinetten, enzoverder. Ons team bestaat voornamelijk uit ingenieurs, juristen en criminologen.

Om ons team te versterken zoeken we een office manager / personal assistant (deeltijds, te bespreken).

Profiel

Organisatie
- Je organiseert seminaries, evenementen, round-tables, infosessies,... met onze klanten en partners
- Je brengt orde in onze (digitaal georganiseerde) organisatie
- Je beheert de agenda van het management (inclusief eventuele agendaconflicten)
- Je organiseert onze interne evenementen & infosessies, teambuilding,...
- Je zorgt voor alle voorzieningen voor het kantoor

Administratie en communicatie
- Je verzorgt de nodige correspondentie met klanten, partners, etc
- Je bent het eerste contact bij vragen van klanten
- Je maakt (samen met de consultants) offertes en presentaties
- Je beheert onze social media

Profiel
- Je hebt een masterdiploma
- Je hebt minstens 3 jaar relevante ervaring
- Je pakt dingen aan, je bent proactief, en hebt een uitstekend organisatietalent
- Je hebt hanteert een uitstekende schrijfstijl
- Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels, en behoorlijk Frans
- Je hebt een uitstekende kennis van MS Office (inclusief formules in Excel, het gebruik van stijlen in Word, etc)
- Je werkt nauwgezet en punctueel, zowel naar vorm als inhoud
- Je bent discreet en weet hoe om te gaan met (zeer) vertrouwelijke informatie
- Je hebt een goed voorkomen

Jobgerelateerde competenties
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- De activiteiten van een team coördineren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Resultaatgerichtheid
- Samenwerken
- Klantgerichtheid

Aanbod

Wij bieden je
- Een deeltijdse job van onbepaalde duur, we zijn flexibel rond de precieze invulling hiervan
- Een uitdagende, dynamische omgeving in een modern technologiebedrijf, actief in een zeer bloeiende sector
- Een zeer mooie werkplek in een statig kantoorgebouw, gelegen vlakbij Mechelen Station en ander openbaar vervoer
- Een mooi loonpakket inclusief tal van extralegale voordelen (groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, laptop, GSM met data-abonnement, maaltijdcheques, ecocheques, onkostenvergoeding, enzovoorts)

Plaats tewerkstelling

APOGADO
Arsenaalstraat 2 2800 MECHELEN
- Toon op kaart

Vereiste studies
- Master (MA)

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Engels (zeer goed)
- Frans (goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Deeltijds - 24 uren per week
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Arsenaalstraat 2 2800 MECHELEN