Events Officer

il y a 2 semaines

Ixelles, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein

Functiebeschrijving

We zoeken een nieuwe collega Events Officer om onze ambitieuze ploeg voor Marketing, Communicatie & Evenementen (MARCOM) van 35 medewerkers te versterken.

Een evenement aan VUB kan gaan van een lezing over een viering tot een groot congres. Dagelijks vinden er wel evenementen plaats.

Als Events Officer maak je deel uit van het team Event & Congress Services , je rol hierin is tweeledig.

Je bemant enerzijds voor het team de digitale Front Desk . Dat maakt van jou het eerste aanspreekpunt, de go to persoon voor de VUB-community waar ze met hun vragen terecht kunnen

Je filtert de praktische vragen uit door ze zelf – in overleg met de lead van jouw team –op te lossen. Jouw job bestaat uit praktische ondersteuning ; planning, contacten leggen, je volgt dan bestellingen op, reserveert lokalen, voorziet de nodige catering en materialen. Je doet reservaties voor events, huur van voertuigen, hotelreservaties, ook externe bestellingen voor (huur van) materialen, meubilair of machines. Voor complexere vragen ga je verkennend gesprek aan om noden en wensen beter in kaart te brengen. Vervolgens maak jij hen wegwijs naar de juiste diensten (al dan niet intern bij MarCom), portfolio’s of tools om hun evenement tot een succesvol resultaat te brengen binnen een VUB-branded kader.

Anderzijds maak je actief deel uit van het team als Event Manager  met focus op Rekrutering. MarCom organiseert een resem rekruteringsevenementen doorheen het academiejaar, gericht op het doelpubliek van studiekiezers (met accent op STEM-richtingen).

In samenspraak met jouw teamlead en in nauwe samenwerking met het team Marketing sta jij in voor de productie van evenementen zoals de infodagen, openlesdagen, STEM-verkenningsdagen, SID-ins etc. Je denkt actief mee hoe we deze events kunnen blijven vernieuwen , naar een volgend niveau tillen en zo gericht mogelijk het doelpubliek aanspreken. Je bent daarnaast ook verantwoordelijk voor het operationele draaiboek ; locaties, faciliteiten, transport en levering van materialen en het aansturen van de ploeg collega’s en jobstudenten op het evenement. Je ondersteunt je collega-event managers eveneens in de organisatie van de signature events (Academische Opening, Fellowship, Doctor Honoris Causa, Graduations…) en evenementen binnen het publieksprogramma (lezingen, workshops, book launches…).

3 - Profiel

Ben jij de persoon die we zoeken?

Je hebt minstens een bachelor diploma in eventmanagement, marketing, communicatie (of gelijkwaardig door ervaring) met minimaal 3 jaar werkervaring.   Je krijgt energie van actie ondernemen, mensen vooruit helpen en samenwerken met anderen op een oplossingsgerichte en creatieve manier Je bent organisatorisch sterk , zowel in het plannen, uitvoeren als opvolgen van taken met oog voor detail Administratief en praktisch werk schrikt je niet af Graag alle balletjes in de lucht houden en werken tegen deadlines is jouw tweede natuur Je bent flexibel ingesteld: je kunt je gemakkelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden en verschillende persoonlijkheden Je kunt goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint,...). Verder heb je sterke verbale en schriftelijke communicatievaardigheden , vooral in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt. Je beschikt over een rijbewijs B

VUB wil een  weerspiegeling zijn van de maatschappij  waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan  graad 5 of graad 6 (de salarisschalen kan je raadplegen).  

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een  open, betrokken en diverse  werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden,  een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken; Een open informele werkomgeving met aandacht voor je  work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling  met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;  Een kosteloze  hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering  met gewaarborgd inkomen; Maximale terugbetaling  woon-werkverkeer  met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding; Gevarieerde maaltijden  in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;  Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; De ruimte om je  job-inhoud mee te vormen  en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;  En tot slot: toffe collega's met een  gezonde drive  en een goed gevoel voor humor. 

  • Events Officer

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein

    **1 - Werken bij de VUB**:Ben jij onze **geboren regelaar** met een hart voor studiekiezer? Kijk je uit naar een volgende stap in je loopbaan?VUB is steeds op zoek naar **nieuw talent** om samen mee te groeien.De **Vrije Universiteit Brussel **staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen...

  • Events Officer

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein

    Functiebeschrijving We zoeken een nieuwe collega Events Officer om onze ambitieuze ploeg voor Marketing, Communicatie & Evenementen (MARCOM) van 35 medewerkers te versterken. Een evenement aan VUB kan gaan van een lezing over een viering tot een groot congres. Dagelijks vinden er wel evenementen plaats. Als Events Officer maak je deel uit van het ...

  • Communications and Events Officer

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique International Crisis Group Temps plein

    As part of the Communications and Outreach Department based in our Brussels headquarters, the Communications and Events Officer is responsible for supporting the internal coordination of publications, managing the day-to-day publishing and troubleshooting of Crisis Group's website, maintaining the Communications Knowledge Base and organising online public...

  • Donor Relations

    il y a 4 semaines

    Bruxelles Ixelles, Belgique Memisa Temps plein

    OUVERTURE POUR LE POSTE DE DONOR RELATIONS & EVENT OFFICER Memisa est une ONG belge active dans la coopération médicale au développement. La mission de Memisa est d’améliorer l’accès aux soins de santé de qualité pour tous, et en particulier pour les plus vulnérables. La stratégie vise le renforcement des systèmes de santé périphériques....

  • Event Officer

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique EATING POINT Temps plein

    **Description de l'entreprise**Bienvenue à Eating Point Nous sommes une société de restauration moderne, forte en logistique, spécialisée dans les événements d'entreprise. Nous organisons la restauration (nourriture et boissons) pour des événements de 40 à 3000 personnes.Des entreprises telles que Google, BMW, ICI Paris XL, Uber, Porsche, ING,...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Walters People Belgium Temps plein

    Join our team as Office Assistant!Handle incoming calls and emailsSupport the general manager as neededUpdate customer and supplier dataPrepare and follow up on quotationsPrepare payroll administrationAssist with accounting tasksOrganize internal eventsWhat we are looking for:Ideally, you have a bachelor's degree or relevant experienceFluency in Dutch and...

  • Office Management

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Unique Halle Temps plein

    Contact us for more information. Are you ready to dive into the exciting world of sports? Where passion, dynamism, and teamwork come together to achieve dreams and push boundaries. Join our client's energetic team driven by love for the game and the community. As an Office Assistant, you will play a crucial role in ensuring smooth office operations and...

  • Communication Officer

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique MEMISA-BELGIË Temps plein

    **1.Positie en bevoegdheden**- Je rapporteert aan de CEF-Coördinator en werkt voor bepaalde dossiers samen met de projectverantwoordelijken, Communication & Fundraising Officer, Donor Relations & Event Officer, Mobilisation Officer, Collaborations Development Officer, Public Health Expert.- Je bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen van communicatie- en...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Axis Temps plein

    Our client, located in the heart of Brussels, is actively looking for a dynamic and versatile Office Manager.DescriptionThe Office Manager is responsible for providing administrative and commercial support to the Managing Partner and the lawyers.In addition to the usual tasks related to the organization of meetings and events, as well as the administrative...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Bioenergy Europe Temps plein

    Bioenergy Europe is currently recruiting an Office Assistant trainee to support the Office & HR Manager.Tasksa Office Management and Administration:Ø Welcome visitors, deliveries, post, and other correspondence.Ø Manage all mail/phone enquiries and requests.Ø Maintain the office clean, organized, and pleasant.Ø Manage agendas (planning and organising...

  • Logistics Officer

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Page Personnel Belgium Temps plein

    Within the logistics department, you will have a wide range of tasks, ensuring and actively contributing to our high quality and service provision to all stakeholders.Client DetailsWell-known German company that is a market leader in logistics worldwide. The office in Belgium has a close-knit working atmosphere with plenty of opportunities for...

  • Talent acquisition officer

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Page Personnel Belgium Temps plein

    As Talent Acquisition Officer you'll handle the recruitment from A-Z as the retention strategy.You'll do that by attracting talent, managing processes and supporting onboarding & training.Client DetailsOur client is a leader in providing legal services. The atmosphere within their office in Diegem is dynamic, but as well very familiar. Their modern looking...

  • HR & Office Executive

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Secondfloor Temps plein

    **Secondfloor** (agence de communication) et **Sunset Events** (agence événementielle) basées à Bruxelles dans le quartier Louise, recherchent un(e) HR & Office Executive pour accompagner leur croissance et assurer les missions suivantes:**1. Office Management**- Facility management global et gestion des relations avec le propriétaire et le gestionnaire...

  • Office Assistant M/w/x

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique BIOENERGY EUROPE Temps plein

    **Description de l'entreprise**Bioenergy Europe is currently recruiting an Office Assistant trainee to support the Office & HR Manager.**Description de la fonctionTasks- Office Management and Administration: Welcome visitors, deliveries, post, and other correspondence. Manage all mail/phone enquiries and requests. Maintain the office clean, organized, and...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Axis Temps plein

    Onze cliënt, een advocatenkantoor gelegen in Brussel, is actief op zoek naar een dynamische en veelzijdige Office Manager. In deze functie bent u verantwoordelijk voor de administratieve en commerciële ondersteuning van de Managing Partner en de advocaten. Naast de gebruikelijke taken met betrekking tot de organisatie van vergaderingen en evenementen en...

  • Office Assistant

    il y a 3 semaines

    Bruxelles Ixelles, Belgique Bioenergy Europe Temps plein

    Bioenergy Europe is currently recruiting an Office Assistant trainee to support the Office & HR Manager. **Tasks** **a.** **Office Management and Administration**: Ø Welcome visitors, deliveries, post, and other correspondence. Ø Manage all mail/phone enquiries and requests. Ø Maintain the office clean, organized, and pleasant. Ø Manage agendas...

  • Communication&fundraising Officer

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique MEMISA-BELGIË Temps plein

    **Description de l'entreprise**Memisa est une ONG belge active dans la coopération médicale au développement. La mission de Memisa est d'améliorer l'accès aux soins de santé de qualité pour toutes et tous, et en particulier pour les plus vulnérables. La stratégie vise le renforcement des systèmes de santé périphériques. Actuellement, Memisa est...

  • Office Manager

    Il y a 2 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    Our client, located in the heart of Brussels, is actively looking for a dynamic and versatile Office Manager. **Description** The Office Manager is responsible for providing administrative and commercial support to the Managing Partner and the lawyers. In addition to the usual tasks related to the organization of meetings and events, as well as the...

  • Communication Officer

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Memisa-België Temps plein

    Functieomschrijving1.Positie en bevoegdheden- Je rapporteert aan de CEF-Coördinator en werkt voor bepaalde dossiers samen met de projectverantwoordelijken, Communication & Fundraising Officer, Donor Relations & Event Officer, Mobilisation Officer, Collaborations Development Officer, Public Health Expert.- Je bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen van...

  • Communication & Fundraising Officer

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Région de Bruxelles, Belgique Memisa Temps plein

    **OUVERTURE POUR LE POSTE DE COMMUNICATION & FUNDRAISING OFFICER**Memisa est une ONG belge active dans la coopération médicale au développement. La mission de Memisaest d'améliorer l'accès aux soins de santé de qualité pour toutes et tous, et en particulier pour les plusvulnérables. La stratégie vise le renforcement des systèmes de santé...