Public Engagement Assistant

il y a 1 semaine

Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique US Mission to the European Union Temps plein

Hiring Path:

  • Open to the public

Who May Apply/Clarification From the Agency:
For USEFM - FP is 07. Actual FP salary determined by Washington D.C.
All Interested Applicants / All Sources

Post policy update:

Inbound USEFM applicants DO NOT have to wait until they are within 90 days of arriving at post to apply.


Security Clearance Required:
Public Trust - Background Investigation

Appointment Type

Temporary

Appointment Type Details:
Replacement contract position with a maximum duration of one year.

Marketing Statement:
We encourage you to read and understand the Eight (8) Qualities of Overseas Employees before you apply.

Summary:
The work schedule for this position is Full Time (38 hours per week)

Supervisory Position:
No

Relocation Expenses Reimbursed:
No

Duties:

The job holder is the Public Diplomacy (PD)

LE Staff member responsible for managing all administrative aspects of support for Public Engagement with priority audiences:
Established Opinion Leaders (EOL), Emerging Voices (EV), and Press & Media.

Supports the PDOs and Public Engagement staff on audience-focused activities; tracks and collaborates on PD budgets and expenditures, and partners with the Resource Coordination Assistant.

Manages EV and EOL program calendars.

Serves as a primary point of contact for EOL, EV, and Press & Media inquiries to the PD Section, ensuring that visitors receive accurate and timely information with the highest levels of customer service.

Coordinates logistics and resource requests for Public Engagement program/activity implementation. Allocates property to individual activities and events, acquires new property/materials, and manages transportation for offsite locations.

In consultation with the Resource Coordination Assistant, interacts daily with Management (General Services, Facilities Management, Information Technology, Financial Management, and Human Resources) and Regional Security staffs to coordinate support for PD programs/activities (including program, equipment, travel, and technology requirements).

Provides support to the PDOs and other Public Engagement staff for programs and activities. Prepares and tracks travel and financial arrangements for the work unit. Manages routine logístical and administrative communications with grantees and event participants.

Manages invitations and guest lists for events and updating contact information in contact management database for program participants and EL, EV, and Press & Media contacts.

Coordinates logistics and preparation for meetings, briefings, speaker programs, workshops, and other events involving EOL, EV, and Press & Media audiences.

Provides on-site logístical support for public PD events and programs. Oversees program follow-up, including program-related inquiries and communications.

Ensures that reports are completed and up to date for PD programs in PD Tools and with financial awards in Ariba.

Manages Public Engagement representational activities in coordination with other PD staff. Coordinates guest lists, invitations, and RSVPs for events.

Qualifications and Evaluations:

  • Requirements:

EXPERIENCE:

Minimum of two years of progressively responsible experience in administrative services, procurement, customer service, or events management is required.


JOB KNOWLEDGE:

Good knowledge of PD management operations, human resources, grants policies and procedures, procurement, travel, IT, and other administrative procedures and regulations is required.

Must quickly become knowledgeable of PD and relevant Department of State (DOS) regulations and other guidance on all elements of resource coordination relevant to PD Section activities is required.

Detailed knowledge of U.S. government (USG) grant regulations, Grants Policy Directives, public-private partnerships and fundraising guidelines, and A/OPE guidance is required.

  • Education Requirements:
University degree in Business Administration, Financial Management, Organizational Management, Accounting, Public Administration, International Relations, or local equivalent is required.

  • Evaluations:

LANGUAGE:
Fluency in English and French. This may be tested.

SKILLS AND ABILITIES:

Analytic skills:

Must have strong analytic skills to manage funding from multiple sources, each with differing requirements for purpose, oversight, and accounting.

Must be able accurately to assess resource challenges and
identify solutions, including those that address sensitive resource challenges. Must be able to perceive significant changes in PD operations and adjust operations in response.

Communication / Interpersonal skills:
Must have excellent customer relations, interpersonal, and cross-cultural communication skills. Must have excellent written and oral communication skills, including ability to write reports.

Must be able to work effectively with Mission personnel and Belgian or international institutions on PD operations and resources, including sensitive or contentious financial topics.

Mana

  • Public Engagement Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique US Mission to the European Union Temps plein

    Hiring Path: Open to the publicWho May Apply/Clarification From the Agency:For USEFM - FP is 05. Actual FP salary determined by Washington D.C.All Interested Applicants / All SourcesPost policy update: Inbound USEFM applicants DO NOT have to wait until they are within 90 days of arriving at post to apply.Security Clearance Required:Public Trust - Background...

  • Public Engagement Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AMERIKAANSE AMBASSADE Temps plein

    FunctieomschrijvingThe U.S. Embassy in Brussels is looking for a temporary Public Engagement Assistant for the Public Affairs at the U.S. Mission to the European Union.Incumbent manages invitations and guest lists for events and updating contact information in contact management database for program participants and Established Opinion Leaders (EOL),...

  • Public Engagement Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Embassy Brussels Temps plein

    Hiring Path: Open to the publicWho May Apply/Clarification From the Agency:For USEFM - FP is 06. Actual FP salary determined by Washington D.C.All Interested Applicants / All SourcesPost policy update: Inbound USEFM applicants DO NOT have to wait until they are within 90 days of arriving at post to apply.Security Clearance Required:Public Trust - Background...

  • Public Engagement Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique US Mission to NATO Temps plein

    Hiring Path: Open to the publicWho May Apply/Clarification From the Agency:For USEFM - FP is 05. Actual FP salary determined by Washington D.C.U.S. Citizen Eligible Family Members (USEFMs) - All AgenciesException to post policy: Inbound USEFM applicants DO NOT have to wait until they are within 90 days of arriving at post to applySecurity Clearance...

  • Public Information Assistant

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique United Nations Temps plein

    This position is located in the United Nations Regional Information Centre (UNRIC) in Brussels, within the Information Centres Service (ICS), Campaigns and Country Offices Division (CCOD), Department of Global Communications (DGC).The incumbent is under the general supervision of the Director of the UNRIC Brussels and reports directly to a Senior Website...

  • Curateur Assistant/ Curatrice Assistante(Cliquez

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique KANAL-Centre Pompidou Temps plein

    **RECRUTEMENT : CURATEUR ASSISTANT / CURATRICE ASSISTANTE (H/F/X).**:**A propos de KANAL**:KANAL-Centre Pompidou est un nouveau musée interdisciplinaire d'art moderne et contemporain initié par la Région de Bruxelles-Capitale. La Fondation KANAL se charge de son développement et de sa gestion en partenariat avec le centre Pompidou. Le musée sera...

  • Junior Public Affairs Consultant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique LOGOS Public Affairs Temps plein

    junior public affairs consultant - sustainability, energy and mobilitylogos is an advocacy, coalition building, and public dialogue consultancy. Clients trust us to steer alliances, activate communities, and engage with policymakers. We offer a compelling combination of technical expertise, political savviness, razor-sharp communication, coalition building,...

  • Marchés Publics

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Werkenvoor Travailler Temps plein

    **Code de sélection**:- XFT23087**Diplôme**:- Bachelier**Type de contrat**:- Emploi temporaire**Niveau de fonction**:- B**Type de recrutement**:- Recrutement externe**Durée**:- Durée déterminée**Lieu de travail**:- 1000 Bruxelles**Temps plein/temps partiel**:- Temps partiel**Contenu de la fonction**:En tant qu'assistant/e administratif/ve, vous...

  • Agent Chargé Des Appels D'offres Publics

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Office of the Secretary-General of the European Schools Temps plein

    Le Bureau du Secrétaire généraldes Ecoles européennesRégion de Bruxelles-CapitaleBelgiqueNous recherchons à engagerUn Agent chargé des appels d'offres publicsà temps plein (37h30/semaine)**Catégorie professionnelle1**: 2.18 Assistant de Chef d'Unité du Bureau du Secrétaire généralLes Ecoles européennes sont une organisation intergouvernementale...

  • Agent Chargé Des Appels D'offres Publics

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Office of the Secretary-General of the European Schools Temps plein

    Le Bureau du Secrétaire généraldes Ecoles européennesRégion de Bruxelles-Capitale( BelgiqueNous recherchons à engagerUn Agent chargé des appels d'offres publicsà temps plein (37h30/semaine)**Catégorie professionnelle1**: 2.18 Assistant de Chef d'Unité du Bureau du Secrétaire généralLes Ecoles européennes sont une organisation...

  • marchés publics

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Cohezio Temps plein

    Assistant.e marchés publics - Procurement assistant à LiègeQuelles sont vos responsabilités ?Recevoir et analyser en profondeur les appels d'offres de marchés publics pour en extraire les éléments essentiels nécessaires à la participationPréparer les dossiers partagés pour le suivi collectif de l'offreAssurer le suivi complet de l'offre et...

  • Assistant Planificateur

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Team One Temps plein

    référence: La Louvière 2606 / date de publication: 17/02/2023La Louvière Expérience 1 an(s) Mission intérimaire en vue d'engagement Français Logistiques, transport et distributionAgence de référence **Team One LaLouvière** Plus d'informations**Votre fonction**:Pour l'un de nos clients situé sur la région de La Louvière nous sommes à la...

  • Acheteur Public

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Werkenvoor Temps plein

    **Contenu de la fonction**:L' public effectue principalement les achats de biens en vue de satisfaire les besoins des services. Dans une moindre mesure, pourrait être sollicité.e pour d'autres types de marchés (prestations de services et/ou travaux).**Vos tâches comprendront les aspects suivants**:- Préparation des projets d'achats de fournitures en...

  • Réserve de Recrutement D'assistants

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique CHU de Liège Temps plein

    _Le CHU de Liège est l'hôpital universitaire, public et pluraliste de Wallonie._- Avec ses 6000 collaborateurs, Il est le principal employeur de la région liégeoise. Outre son activité clinique, le CHU a une mission d'enseignement et de recherche pour élaborer et diffuser les progrès de la médecine au bénéfice de la communauté._**Votre mission**:-...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique CLINIQUE SAINT-JEAN - KLINIEK SINT-JAN Temps plein

    **Description de l'entreprise**Au cœur de Bruxelles, nous nous occupons de tout un chacun. Nous souhaitons faire passer ce message à tous les Bruxellois et aux visiteurs (réguliers) de notre capitale. Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour nous aider à le faire.Site: BotaniqueContrat: temps plein à durée indéterminée**Description de la...

  • Acheteur Public

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Travaillerpour Temps plein

    **Code de sélection**:- XFC23142**Langue**:- Français**Diplôme**:- Bachelier**Type de contrat**:- Contractuel**Niveau de fonction**:- B**Type de recrutement**:- Pas applicable**Durée**:- Durée indéterminée**Lieu de travail**:- 1000 Bruxelles**Temps plein/temps partiel**:- À temps plein**Contenu de la fonction**:L' public effectue principalement les...

  • Commercial Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AT Osborne Temps plein

    **Société**:AT Osborne offre une **excellente ambiance de travail et une grande liberté d'action.** Le sens de l'initiative et la créativité caractérisent la culture de l'entreprise dans laquelle nos collègues peuvent concrétiser leurs ambitions professionnelles. Ce sont ces engagements qui nous permettent d'être certifiés « **Great Place to...

  • Principal Public Policy, Payments, EU, Brussels Public Policy Team

    il y a 3 jours

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Amazon Temps plein

    Embrace the challenge and accelerate your growth with Amazon's International Public Policy and government Affairs Team. The Senior Public Policy Manager, Payments will join a growing and dynamic team that works across Europe in support of Amazon's global consumer business. Like our business interests, our policy issues are broad, forward-thinking, and driven...

  • Assistant/assistante À La Programmation, Publics

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique KANAL Temps plein

    **Description de l'entreprise**À propos de KANAL**KANAL est un nouveau musée interdisciplinaire d'art moderne et contemporain initié par la Région de Bruxelles-Capitale. La Fondation KANAL se charge de son développement et de sa gestion en partenariat avec le centre Pompidou. Il sera installé dans les anciens bâtiments du garage Citroën à...

  • assistant(e) administratif(ve) rh

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Wallonie Bruxelles Enseignement Temps plein

    L'Assistant(e) administratif(ve) RH (HR Assistant) est un collaborateur du Service général des Ressources Humaines (SGRH), chargé de fournir un support administratif dans la gestion des engagements et des opérations de carrière ainsi qu'un appui administratif et logistique en matière de sélection et dans les autres activités du service (onboarding,...