Directeur-generaal Personeel en Organisatie

Jobinhoud

Opgelet

Dit is een topmanagementfunctie die voor elk gender open staat.

Lees aandachtig alle informatie onder het tabblad 'Volledige beschrijving' voor de verschillende stappen van de selectie en om een volledig beeld te krijgen van de vacature.

Volg nauwgezet de instructies om een geldige kandidatuur in te dienen. Je vindt de juiste stappen in de volledige beschrijving onder het tabblad 'Solliciteren'.

Doel van de job

Het uitstippelen en implementeren van een Personeel- en Organisatiebeleid voor de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking teneinde de strategische doelstellingen inzake personeelsbeleid en facility management te verzekeren.

Dit beleid valt binnen de grenzen van het algemene beleid van de federale overheid zoals gedefinieerd door en in overeenstemming met de FOD BOSA, en in nauw overleg met het lijnmanagement, door middel van werving, aanstelling, begeleiding, evaluatie, motivatie en ontwikkeling van medewerkers van de FOD, zowel in België als in het buitenland.

Het uitstippelen en implementeren van een strategische visie op de behoeften op het gebied van huisvesting, inrichting en organisatie van alle diensten van de organisatie. Het ontwikkelen, implementeren en realiseren van een strategische en duurzame ontwikkelingsvisie rond aankoopbeleid, dagelijks onderhoud, transport, veiligheid en milieu teneinde de strategische en operationele doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken met betrekking tot gebouwen en werkinstrumenten, zowel in België als in het buitenland.

Missie, uitdagingen en verantwoordelijkheden van de stafdirecteur P&O:

De directeur-generaal P&O moet niet alleen een goed begrip hebben van de specifieke uitdagingen van het P&O-beheer van een grote organisatie met gedecentraliseerde entiteiten over de hele wereld, maar ook van de uitdagingen van een organisatie met verschillende personeelsstatuten. Naast contractuele en statutaire medewerkers die permanent zijn verbonden aan het centrale bestuur, werft de FOD ook contractuele en statutaire medewerkers aan om naar onze ambassades, consulaten en vertegenwoordigingen (posten) te sturen. Ook worden er ter plaatse contractuele medewerkers aangeworven.

In tegenstelling tot andere FOD's is onze FOD aanwezig in ongeveer 90 landen (een netwerk van posten), elk met zijn eigen nationale arbeidswetgeving en zijn eigen normatieve en juridische kader, wat de complexiteit van de materie die de DG P&O moet leiden, vergroot.

De directeur-generaal P&O moet in staat zijn om uitdagingen op de posten te anticiperen, waar elk post specifieke behoeften heeft die verband houden met lokale omstandigheden (veiligheid, vervuiling, gezondheidszorg, arbeidsomstandigheden, enz.) die altijd verschillend en voortdurend in ontwikkeling zijn. De directeur-generaal P&O moet een kader opzetten/aanpassen dat juridische zekerheid biedt aan het personeel, terwijl ook enige flexibiliteit van handelen mogelijk is. Een diepgaande coördinatie met de verschillende posten en met de andere algemene directies is ook dagelijks noodzakelijk.

De directeur-generaal van P&O moet de hervorming van het administratieve en financiële statuut van de buitenlandse carrières uitvoeren, waarbij hij ervoor moet zorgen voor een proactieve communicatie met het uitgezonden personeel en de sociale partners. De medische opvolging van het uitgezonden personeel en het personeel van het hoofdbestuur dat frequent naar het buitenland reist, moet op een realistische en pragmatische manier worden opgezet.

De directeur-generaal P&O moet ook zeer alert zijn op de Belgische regelgevende ontwikkelingen, die mogelijk gevolgen hebben voor het werk op de posten, en indien nodig proactief optreden bij regelgevende en wetgevende instanties om hen bewust te maken van de behoeften en beperkingen van de FOD Buitenlandse Zaken en haar personeel dat is verspreid over verschillende posten in het buitenland. De directeur-generaal P&O moet ook samen met ICT een nieuw informatiesysteem ontwerpen en implementeren om het beheer van uitgezonden personeel en lokaal personeel te moderniseren, waarbij ook wordt gelet op het vergemakkelijken van rapportage en business intelligence.

Het opstellen van strategische personeelsplannen voor de duur van een legislatuur, het beheer van functierotaties (diplomatieke beweging) zijn bijzondere aandachtspunten in het personeelsbeheer. Elk jaar verandert een deel van het uitgezonden personeel van functie en land. In dit belangrijke HR-proces zorgt de FOD ervoor de behoeften van de organisatie, de persoonlijke motivatie van haar personeel en de familiale implicaties voor het uitgezonden personeel met elkaar in overeenstemming te brengen.

De directeur-generaal P&O is ook belast met het opzetten of herzien van het werkingskader van het personeel van andere federale entiteiten (o.a. Defensie, Economie, Financiën, Binnenlandse Zaken), en van de gefedereerde entiteiten (Gemeenschappen en Gewesten), evenals van derden (o.a. Enabel) die gehuisvest zijn op de diplomatieke posten.

Een diepgaande kennis van het beheer van uitgezonden personeel en de realiteit ter plaatse, met betrekking tot de verschillende carrières binnen de FOD Buitenlandse Zaken en de internationale diplomatieke wereld, is noodzakelijk om de functie van directeur-generaal P&O goed uit te oefenen.

De verantwoordelijkheden van de directeur-generaal omvatten ook, in tegenstelling tot andere FOD's, een belangrijk logistiek, veiligheids- en facilitair managementaspect. Hij leidt de operationele teams in België die belast zijn met deze taken, op het gebied van onderhoud en controle (technische en onderhoudsdiensten, enz.) en algemene ondersteuning (vertaling, verzending, bedrijfsrestaurant, kinderopvang, enz.).

Hij superviseert en plant het beheer van het onroerend goed en het wagenpark in België en in het buitenland, inclusief het roerend en kunstpatrimonium. De FOD heeft meer dan gebouwen in het buitenland in eigendom of huur. Het onroerend goed in het buitenland heeft een waarde van ongeveer miljoen euro. De directeur-generaal P&O moet het moderniserings- en duurzaamheidsfonds opzetten en implementeren, een essentieel instrument voor het up-to-date brengen (veiligheid, duurzaamheid) van alle gebouwen in eigendom. De directeur-generaal P&O moet het vastgoedbeleid voor de gebouwen in Brussel ontwerpen, in nauwe samenwerking met de Regie der Gebouwen.

Context van de functie

Interne relaties binnen de organisatie: 

Speelt een cruciale rol in de organisatie: heeft een diepgaande kennis van de FOD en zijn specificiteit, van het Belgische en internationale federale landschap. Deze strategische positie gaat gepaard met een diepgaande kennis van de geldende regelgeving op nationaal en internationaal niveau, om ervoor te zorgen dat de FOD Buitenlandse Zaken hieraan voldoet.

Leidt het personeel van de directie-generaal P&O en is verantwoordelijk voor de optimalisatie ervan.

Rapporteert rechtstreeks aan de voorzitter van het directiecomité van de FOD.

Is lid van het directiecomité en neemt actief deel aan strategische besluitvorming.

Werkt loyaal samen met de verschillende audits die binnen de FOD worden uitgevoerd.

Werkt samen met de directies-generaal B&B en ICT van de FOD, onder andere met betrekking tot de budgettaire implicaties van het personeel, facility management, actieplannen, personeelsdatabases, technische uitrusting van het postennetwerk, enz.

Informeert het personeel van het hoofdbestuur en de posten proactief en duidelijk over veranderingen in het personeelsbeleid of de organisatie van het werk.

Onderhoudt regelmatig contact met de sociale partners, de diplomatieke vereniging (Vriendenkring) en BEFamily (vereniging van de partners van diplomaten).

Interne en externe relaties binnen de federale overheid: 

Onderhoudt nauwe relaties met alle FOD's. Deze relaties stellen hem in staat om effectief samen te werken en relevante informatie te delen.

Vertegenwoordigt de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking bij andere Belgische overheidsdiensten en coördineert ook met ministeries van andere landen en andere derde partijen met betrekking tot het HR-beleid en facility management.

Werkt actief samen met het SPF BOSA en de multi-SPF P&O-consultatiegroepen. Kan hiervoor een beroep doen op de expertise van de FOD BOSA.

Steunt, indien nodig, de functies van andere SPF's via georganiseerde "gedeelde diensten".

Werkt samen met PersoPoint voor het beheer van personeelsdossiers, met Werkenvoor.be en het OFO op het gebied van werving en opleiding van FOD-personeel, en met de Regie der Gebouwen voor het facility management.

Ontwikkelt een netwerk met belangrijke partners op het gebied van human resources en facility management in België, inclusief de deelstaten, leveranciers en consultants.

Werkt nauw samen met Medex voor de medische aspecten van het personeelsbeheer en met Empreva voor welzijn op het werk & de medische evaluatie van het personeel.

Onderhoudt constructieve relaties met vakbondsvertegenwoordigers om een vlotte communicatie en een effectieve oplossing van problemen te waarborgen.

Neemt actief deel aan het netwerk van P&O-directeuren, waarbij beste praktijken worden gedeeld en wordt samengewerkt aan gemeenschappelijke initiatieven.

Beheert indien nodig de relaties met externe leveranciers of consultants met betrekking tot specifieke contracten van de FOD op het gebied van werving, opleiding, organisatieontwikkeling, grote bouw- en facility managementprojecten, enz.

Resultaatgebieden

Permanente resultaatgebieden: 

Ontwikkelen van een strategisch HR-beleid voor de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking dat de strategische doelstellingen van de organisatie ondersteunt en in overeenstemming is met de algemene P&O-strategie van de federale overheid. Evalueren van de implicaties, op deze gebieden, van alle strategische beslissingen binnen de FOD. Operationaliseren van het strategische P&O-beleid en coördineren, integreren en evalueren van de uitvoering ervan om de efficiëntie van de activiteiten te maximaliseren.

Ontwikkelen van een beleid van innovatie en verandering inzake Human Resources met als doel bij te dragen aan de modernisering van de FOD, om deze in lijn te brengen met de uitdagingen van deze tijd en om de eigen waarden van de federale overheid te respecteren. Dit omvat naleving van regelgeving, bevordering van gelijkheid en inclusie, en toewijding aan transparantie en integriteit:

Ontwikkelen van een beleid voor medische preventie;Verkennen van nieuwe methoden en technologieën om HR-processen te verbeteren;Innoveren in competentiebeheer en opleidingsplanning voor de drie loopbanen van de FOD, bevorderen van nieuwe leermethoden, het gebruik van online leertechnologieën of het ontwikkelen van mentorprogramma's;Begeleiden van verandering en organisatorische transformaties, het beheren van personeelsovergangen of de implementatie van nieuwe beleidslijnen en procedures;Aanpassen aan veranderingen op de arbeidsmarkt, rekening houdend met de professionele ambities van het personeel of het implementeren van nieuwe loopbaanontwikkelingsstrategieën. Bijdragen aan de ontwikkeling en aanpassing van het P&O-beleid van de federale overheid:Deelnemen aan multi-FOD P&O-adviesgroepen;Uitwisselen van goede praktijken.  Begeleiden, motiveren, evalueren en ontwikkelen van directe medewerkers met het oog op de implementatie van het operationele plan.  

Ontwikkelen van beleidslijnen en organiseren, monitoren en corrigeren van managementondersteunende activiteiten:

Ontwikkelen van beleidslijnen en organiseren van de ontwikkeling van de directie-generaal;Identificeren van verbeterings- en beheersmogelijkheden binnen de organisatie, in samenwerking met de directie-generaal B&B en alle betrokken partijen.  Ontwikkelen van beleidslijnen en organiseren, monitoren en corrigeren van activiteiten met betrekking tot personeelsplanning, selectie en ontwikkeling:Opstellen van een strategische personeelsplanning, rekening houdend met de leeftijdspyramide van de organisatie, instroom, uitstroom en bevorderingen van personeelsleden, en de behoeften van de organisatie op het gebied van functies en vaardigheden;Ontwikkelen van actieplannen voor werving en promotie van personeel binnen de beschikbare budgettaire middelen; vaststellen van wervingsdoelstellingen en opstellen, monitoren en corrigeren van het wervingsplan (in overleg met Werkenvoor.be); ontwikkelen, implementeren en evalueren van wervings- en selectie-instrumenten en -methoden, zowel intern als extern, om wervingsdoelstellingen te behalen;Voorbereiden, definiëren en beheren van loopbaanplannen (op korte en lange termijn) voor het personeel van de FOD om een effectieve en efficiënte afstemming te bereiken tussen de behoeften en wensen van de FOD en de wensen en mogelijkheden van het personeel; definiëren, implementeren en meten van specifieke loopbaanbegeleidingsprogramma's binnen de FOD en talentmanagementprogramma's om te zorgen voor geschikte personeelsbezetting en ontwikkelingsmogelijkheden voor ambtenaren van de FOD;Ontwikkelen van een competentieontwikkelingsprogramma en een trainingsplan voor de FOD, en coördineren, opvolgen en corrigeren van de uitvoering ervan om de competenties van het personeel te ontwikkelen, zodat zij optimaal kunnen functioneren, diverse taken kunnen uitvoeren of hun carrière kunnen ontwikkelen; coördineren en opvolgen van mentoracties, prestatie-evaluaties en potentieelmetingen van het personeel als basis voor de ontwikkeling van het personeel.  Ontwikkelen van beleidslijnen en organiseren, monitoren en corrigeren van activiteiten met betrekking tot verloningsbeheer, arbeidsvoorwaarden en personeelsbeheer:Ontwikkelen van de principes en implementeren van het verloningsbeheer bij de FOD om bij te dragen aan een passende verloning van het personeel in overeenstemming met hun vaardigheden, expertise en verantwoordelijkheden;Ontwikkelen en implementeren van specifieke arbeidsvoorwaarden bij de FOD om een passend kader te creëren rekening houdend met de behoeften van de functie en de organisatie; het beleid inzake gelijke kansen, diversiteit en het voorkomen van intimidatie maakt deel uit van dit gebied;Deelnemen aan de ontwikkeling en implementatie van het e-HR-systeem.  Ontwikkelen van beleidslijnen en organiseren, monitoren en corrigeren van activiteiten met betrekking tot de planning van het uitgezonden personeel:Beheer van diplomatieke bewegingen, personeelsinzet en verhuizingen (overleg met B&B);Beleid voor familieondersteuning via de Family Officer, personeels- en gezinsveiligheid (verzekeringen);HR-opvolging van het uitgezonden personeel (competentiebeheer en evaluatie).

Ontwikkelen van beleidslijnen en organiseren, monitoren en corrigeren van activiteiten met betrekking tot de planning van lokaal geworven personeel:

Werving, competentiebeheer, evaluatie en opleiding;Lokale wetgeving met betrekking tot werk (arbeidsregelingen, verzekeringen);Veiligheidsaspecten.

Verantwoordelijkheid nemen, coördineren en opvolgen van het sociaal overleg in overeenstemming met de regelgeving.

 

Zorgen voor de opvolging van de beleidsprioriteiten.

Permanente resultaatsgebieden inzake logistiek en Facility Management:

Ontwikkelen van een strategisch Facility Management beleid voor de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking dat de strategische doelstellingen van de organisatie ondersteunt en consistent is met de algemene P&O strategie van de Federale overheid. Ontwikkelen van een beleid van innovatie en verandering inzake logistiek en Facility Management met als doel bij te dragen aan de modernisering van de FOD, om deze in lijn te brengen met de uitdagingen van deze tijd en om de waarden van de federale overheid te respecteren.Ontwikkelen van een actief vastgoedbeleid voor de gebouwen in eigendom in het buitenland, gericht op onder andere de verkoop van panden die niet langer geschikt zijn en de aankoop van panden die meer aangepast zijn aan de noden voor het postennetwerk in termen van functionaliteit, kostenbeheersing, veiligheid en milieuvriendelijkheid. In deze context, het uitwerken van een Master Plan voor het beheer van het Gebouwenfonds met het oog op een optimale besteding van de opbrengsten van vermelde verkoop van panden.Hecht samenwerken met de Regie der Gebouwen om een beleid van innovatie en verandering te ontwikkelen in de manier waarop de gebouwen in Brussel worden beheerd, onderhouden en gebruikt, door de overgang naar nieuwe technologieën te bevorderen om de energie-efficiëntie te verbeteren, het verkennen van nieuwe methoden om de werkruimte te verbeteren of het implementeren van nieuwe milieubeleidslijnen. Ontwikkelen van de beleidslijnen en organiseren, toezien op de uitvoering en bijsturen van de activiteiten op het gebied van Facility Management:Onthaal- en onderhoudsdiensten;Verzendingsdienst (met inbegrip van de diplomatieke tas) en drukkerij;Beheer van gebouwen, uitrusting en patrimonium in België, dit in nauwe samenwerking met de Regie der Gebouwen;Beheer van gebouwen, uitrusting en patrimonium in het buitenland (aan en verkoop, huur, het onderhoud, de renovatie indien in eigendom, de duurzaamheid, de veiligheid, de meubilering en inrichting van de gebouwen, alsook het beheer van het het kunstpatrimonium dat zich in de verschillende posten bevindt) aan de hand van het opmaken en uitvoeren van het masterplan Gebouwen in het buitenland;Beheer en duurzaamheid van een uitgebreid wagenpark in België en in het buitenland.De aanbestedingen in deze domeinen. Ontwikkelen van beleidslijnen en organiseren, monitoren en corrigeren van activiteiten met betrekking tot logistieke faciliteiten van de FOD (diensten gevestigd in België):Vertaaldienst;Sociale diensten en welzijn, psychosociale ondersteuning;Medisch centrum;Kinderdagverblijf voor personeelsleden;Restaurant en cafetaria's van de FOD.

---