Technical Support Officer

Responsabilités principales

Le CRR place l'innovation et la durabilité au cœur de la construction routière. Chaque jour, nous travaillons à développer des solutions pour rendre nos routes plus sûres, plus durables et plus intelligentes.

Afin de renforcer notre Secrétariat Technique nous recherchons un Technical Support Officer (m/f/x).

OBJECTIF GÉNÉRAL DU POSTE

Gestion administrative des activités du département en étroite collaboration avec tous ses membres. Un(e) Business Support Officer joue un rôle clé dans l’organisation quotidienne du CRR en assurant une gestion fluide des tâches administratives et en apportant un réel soutien administratif et/ou logistique aux membres des départements techniques et aux différents services du Centre.

Le/la Technical Support Officer assume des tâches et responsabilités complémentaires, visant à offrir un soutien stratégique pour la direction technique, assurant la gestion administrative, organisationnelle et communicationnelle afin d’optimiser l’efficacité du directeur technique.

Gestion Des Communications

• Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les appels et transmettre les messages
• Gérer les emails entrants et sortants, trier et répondre aux demandes de manière appropriée
• Collecter les infos en matière de congés, et/ou absence des collègues pour en établir une synthèse (p.ex. « vacances d’étés »)

Gestion Du Planning

• Organiser la logistique des rendez-vous, réunions
• Gérer les agendas des responsables, planifier des réunions internes ou externes et réserver les salles, du catering ou un restaurant
• Gestion de l’agenda du N+1

Gestion Documentaire

• Trier, classer et archiver les documents (formats papier et numériques)
• Gestion des bases de données
• Rédiger, relire et mettre en forme des documents administratifs (lettres, rapports, présentations, etc.)
• Aider les collaborateurs dans le cadre de remise d’offre (collecte des documents administratifs requis, préparation des courriers de remise d’offre, coordination et suivi des signatures, …)
• Rédaction des comptes-rendus de réunions internes
• En collaboration avec les collègues : inscriptions à différents congrès, conférences via internet, gestion des affiliations

Accueil Des Visiteurs

• Assurer un accueil courtois et professionnel des visiteurs, répondre aux questions ou diriger vers les personnes appropriées

Gestion Des Fournitures

• Commander et gérer le stock de fournitures de bureau
• Veiller à ce que le bureau dispose de tout le nécessaire pour fonctionner de manière efficace

Soutien Aux Autres Départements

• Fournir un soutien administratif à différents départements ou responsables (Managers, Team Leaders)
• Assurer la coordination des activités entre les équipes internes
• Traductions simples : EN, FR, NL (invitations Outlook, notes, simples courriers)
• Anticiper les priorités et gérer les imprévus efficacement
• Assurer, sur le plan pratique et organisationnel, la préparation et le suivi du Technical board ou toute autre réunion interne organisée par la direction technique, afin de garantir le bon fonctionnement des activités
• Préparer les ordres du jour et les supports nécessaires
• Suivre l’exécution des décisions prises et actions définies en réunion
• Soutenir le directeur technique dans sa communication interne et externe afin d’optimiser et fluidifier les interactions
• Servir d’interface de confiance entre le direteur technique, le staff de la Direction générale, les Managers et les autres interlocuteurs internes/externes
• Représenter l’image et les intérêts du directeur technique avec tact et diplomatie
• Contribuer à la coordination et au suivi de projets transversaux de D-TEC
• Assurer le suivi et l’organisation des documents à la signature de la direction technique et documents confidentiels
• Veiller au respect des délais et des procédures internes

Votre expertise et savoir-faire

• Organisation : savoir gérer les priorités, planifier les tâches et respecter les délais.
• Maîtrise des outils bureautiques : utiliser efficacement des logiciels comme Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Communication : avoir une bonne expression orale et écrite (FR/NL) pour accueillir, informer et rédiger des documents professionnels.
• Gestion administrative : classer les dossiers, traiter le courrier, gérer les agendas et organiser les réunions.
• Discrétion et confidentialité : savoir traiter des informations sensibles avec professionnalisme.
• Polyvalence : être capable de gérer plusieurs tâches en même temps et de s'adapter aux imprévus.
• Rigueur et précision : produ