Personal Assistant

il y a 2 semaines

Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

Notre client, l'un des principaux cabinets d'avocats internationaux, avec une équipe de plus de 180 personnes travaillant au bureau de Bruxelles et de 20 nationalités différentes, recherche un Claims Handler Liability.
**Description**
- Assurer la fonction d'assistant personnel d'un associé et/ou d'un certain nombre d'avocats, y compris la gestion de l'agenda, le traitement de la correspondance interne et externe, la préparation de présentations, la réponse aux appels téléphoniques et la prise de messages.
- Mettre en œuvre d'excellentes compétences en matière de gestion d'agenda pour s'occuper de l'organisation de voyages souvent complexes. Une grande partie de ce travail consistera à organiser des voyages internationaux et à réserver des hôtels, à organiser des réunions avec les clients et à facturer les frais de voyage.
- Organiser, coordonner et organiser des réunions pour les clients et les avocats en envoyant des demandes de réunion, en assurant la liaison avec les parties concernées et en gérant les événements ad hoc pour les clients et les réseaux, tels que les petits déjeuners/déjeuners de travail, les conférences, etc.
- Administration de tous les dossiers (papier et électroniques). Veiller à ce que toute la correspondance interne et externe, les documents originaux et les notes soient classés.
- Gestion extensive des courriels, y compris le classement de tous les courriels relatifs aux clients ou au département, le cas échéant, et le traitement des demandes en l'absence des avocats, y compris la correspondance avec les clients, les autres avocats et les agences.
- Facturation : aide à la production de factures, ce qui inclut diverses tâches : collecte d'informations, vérification des projets, liaison avec l'associé, les collaborateurs et l'équipe de facturation pour s'assurer que les factures sont envoyées correctement et dans les délais, à l'aide des systèmes 3E et Intapp.
- Autres tâches : Fournir une assistance ad hoc aux partenaires/associés principaux en visite, le cas échéant ; mettre à jour les contacts avec les clients, les listes de clients et autres listes de diffusion à l'aide des systèmes globaux internes ; missions extérieures occasionnelles (auprès d'agences, de clients,...).
- La liste des tâches clés ci-dessus est indicative et non exhaustive, et un assistant peut avoir plus ou moins de tâches à gérer à un moment donné.

**Profile**
- Idéalement 5 ans d'expérience, de préférence dans une fonction similaire
- Maîtrise des technologies de l'information : MS Office (en particulier Word et Excel)
- Langues : très bon niveau d'anglais. Toute autre langue de l'UE est un atout.
- Une qualification formelle en secrétariat (et de l'expérience) est un atout.
- Esprit d'équipe, capacité à établir de bonnes relations de travail avec les collègues.
- Capacité et volonté de faire preuve d'initiative et de ne pas se contenter de recevoir des instructions.
- Vous devez toujours faire preuve de maturité et être en mesure d'adhérer aux pratiques de confidentialité, car vous traiterez parfois des informations sensibles et confidentielles.
- Autodidacte, fiable, flexible, soucieux de son travail et serviable.
- Bonne capacité de communication, aptitude à traiter avec des personnes de tous niveaux.
- attitude positive, proactive et professionnelle, capacité à rester calme sous pression et à travailler dans des délais serrés
- Capacité à établir des priorités et à faire preuve d'initiative
- Bon sens de l'organisation et souci du détail
- Bonne présentation et confiance en soi
- Sens de l'humour

**Offer**
- Situé au centre de Bruxelles, notre client vous propose un contrat permanent dans un environnement de travail dynamique et multiculturel.
- Un package salarial attractif.
- En outre, vous bénéficierez d'un large éventail d'autres avantages:

- Un large éventail d'opportunités d'apprentissage et de développement
- La possibilité de vous développer et de faire partie d'une équipe formidable au sein d'un employeur de premier plan en Belgique.

  • Personal Assistant

    il y a 4 semaines

    Bruxelles Ixelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e) **Personal Assistant FR / NL** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Ixelles **et facile d'accès en transports en commun. **Robert Half** recherche un(e) **Personal Assistant FR / NL** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Ixelles **et facile d'accès en transports en commun. Notre client est une...

  • Personal Assistant

    il y a 4 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    **Description** - Acting as a personal assistant to a partner and/or a number of lawyers, including diary management, handling of correspondence both interally and externally, preparing presentations, answering phone calls and taking messages ; - Organising, co-ordinating and arranging meetings for clients and lawyers by sending out meeting requests,...

  • Personal Assistant

    il y a 7 jours

    Bruxelles Saint-Gilles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Personal Assistant NL/FR **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **de regio Brussel.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Personal Assistant NL/FR **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **de regio Brussel.** Onze klant is een stabiel, familiaal bedrijf actief in de **juridische sector**. De...

  • Personal Assistant h/f/x

    il y a 4 semaines

    Ixelles, Belgique Unique Temps plein

    Omschrijving: Are you looking for an exciting job as a personal assistant in an international environment? Are you fluent in French and English? Do you have several years of experience as an assistant ? Good news!We are looking for a Personal Assistant (m/f/x) for one of our clients, an NGO promoting sustainable transport. As a Personal Assistant...

  • German-speaking Personal Assistant

    il y a 5 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    **Description** - Acting as a personal assistant to a partner and/or a number of lawyers, including diary management, handling of correspondence both interally and externally, preparing presentations, answering phone calls and taking messages ; - Organising, co-ordinating and arranging meetings for clients and lawyers by sending out meeting requests,...

  • Personal Assistant h/f/x

    il y a 2 semaines

    1050 Ixelles, Belgique Unique Temps plein

    Omschrijving: Are you looking for an exciting job as a personal assistant in an international environment ? Are you fluent in French and English ? Do you have several years of experience as an assistant ? Good news! We are looking for a Personal Assistant (m/f/x)for one of our clients, an NGO promoting sustainable transport.  As a Personal...

  • English speaking Personal Assistant

    il y a 2 semaines

    1050 Ixelles, Belgique Unique Temps plein

    Are you looking for an exciting job as a personal assistant in an international environment ? Are you fluent in French and English ? Manage the Director’s travel arrangements (including visas/accommodation). . Bachelor's degree or equivalent. Fluency in French and English. Excellent IT skills, including a working knowledge of presentation...

  • Personal Assistant in a law firm

    il y a 2 semaines

    Ixelles, Belgique Page Personnel Belgium Temps plein

    As a Personal Assistant you are helping a small team of lawyers in their day-to-day tasks. We are looking for someone who is up for a challenge, flexible and enjooys working with diverse and international teamClient DetailsOur client in an international law firm located in BrusselsDescriptionYou organise and prioritise workload and keep a level-headed...

  • Legal Personal Assistant

    il y a 4 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Ryder Reid Legal Limited Temps plein

    A fantastic Personal Assistant role has arisen based in the heart of Brussels working for an International Law Firm - Hybrid Working + excellent benefits Our client, a notable law firm, is looking for a Legal PA to join them permanently at their offices based in Brussels in an excellent location This is a full-time role Monday to Friday and the role offers a...

  • Personal Assistant

    il y a 3 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Temps plein

    Description As the Executive Assistant to the Director General, you will join the Directorate General, which comprises the Director General, the Deputy Director General, three Advisers, a Secretary and yourself. You will be the Director General's right-hand and the first point of contact in the Directorate General for both internal and external...

  • Sales Assistant

    il y a 7 jours

    Bruxelles Anderlecht, Belgique Project Distribution Temps plein

    Project Distribution continuously strives for a perfect match between the values of the company and the ones of our employees. We find it crucial that our employees are not only very qualified and motivated, but also carry the core company values at heart; - Loyalty - Personal service - Building long term relationships with both clients and...

  • Personal Assistant h/f/x

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Belgique Unique Temps plein

    Description: As part of your role you will :  Managing a complex schedule of business meetings, conferences, personal appointments and travel. Handling day-to-day correspondence and drafting business letters. Preparing the form and content of all internal and external meetings and events for the Executive Director and taking minutes where necessary. For...

  • Personal Assistant

    il y a 4 semaines

    Bruxelles, Belgique Bright Plus Temps plein

    Description As the Executive Assistant to the Director General, you will join the Directorate General, which comprises the Director General, the Deputy Director General, three Advisers, a Secretary and yourself. You will be the Director General’s right-hand and the first point of contact in the...

  • CEO's Assistant in a Scale Up

    il y a 5 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique UpWider Temps plein

    Nice to meet you! Just few of words about us! **What do we do?** - **UpWider is a scale-up in Management Consulting**, in full growth, based in Brussels. - Our aim? Helping our clients (**large international** companies) in **the execution of their strategic development.** - How? By providing them our expertise through **our 4 fields**: _Business and Market...

  • Accounting Assistant Intern

    il y a 7 jours

    Bruxelles Anderlecht, Belgique Project Distribution Temps plein

    Project Distribution continuously strives for a perfect match between the values of the company and the ones of our employees. We find it crucial that our employees are not only very qualified and motivated, but also carry the core company values at heart; - Loyalty - Personal service - Building long term relationships with both clients and...

  • Art Gallery Assistant Intern

    il y a 3 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique BernierEliades Gallery Temps plein

    BERNIER/ELIADES GALLERY was founded in 1977 in Athens and has since continued working dynamically in the field of contemporary art in Greece. During the gallery’s function, Jean Bernier and Marina Eliades have introduced to the Greek public numerous artistic currents, such as Arte Povera, Minimalism, Land and Conceptual Art and the younger generation of...

  • Boutique Assistant

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Richemont Temps plein

    Cartier International is recruiting a:Boutique Assistant (Brussels) Our world-leading luxury Maison in Jewelry and Watches - Cartier is looking for a passionate and highly professional Boutique Assistant Intern to join our boutique in Brussels. As an Ambassador of the Maison, you will be responsible for welcoming our clients, managing waiting time and...

  • Office Assistant

    il y a 3 jours

    Bruxelles Etterbeek, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    For one of its clients, **Robert Half** is currently looking for an **Office Assistant (m-f-x).** For one of its clients, **Robert Half** is currently looking for an **Office Assistant (m-f-x).** Based in Brussels City Center, European Quarter, this is a full-time position of 39 hours per week in a small law office specialized in IP and pharma regulatory...

  • F&b Assistant

    il y a 3 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique Marriott International, Inc Temps plein

    **Job Number** 23090510 **Job Category** Food and Beverage & Culinary **Location** Renaissance Brussels Hotel, Rue du Parnasse 19, Brussels, Brussel, Belgium VIEW ON MAP **Schedule** Full-Time **Located Remotely?** N **Relocation?** N **Position Type** Non-Management *** Our jobs aren’t just about putting food on the table that our guests will...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Belgique Unique Temps plein 2.300 € - 2.500 €

    Description: Our client is looking for a full-time Assistant / Office Manager Experience asked: Experience in organizing meetings (numerous); Good expertise in managing information and data (files reading, analysis, organising, summary); Experience in dealing with different files at the same time; expertise in websites management (set up, maintenance)...