Administrative Assistant

Il y a 5 mois

Brainel'Alleud, Belgique Spektrum Group Temps plein

Spektrum have a wide range of exciting opportunities in several global locations.

We are always looking to add great new talent to our team and look forward to hearing from you.

**Whom we are supporting**

The NATO Communication and Information Agency (NCIA) is responsible for providing secure and effective communications and information technology (IT) services to NATO's member countries and its partners. The agency was established in 2012 and is headquartered in Brussels, Belgium.

The NCIA provides a wide range of services, including:

- Cyber Security: The NCIA provides advanced cybersecurity solutions to protect NATO's communication networks and information systems against cyber threats.
- Command and Control Systems: The NCIA develops and maintains the systems that NATO's military commanders use to plan and execute operations.
- Satellite Communications: The NCIA provides satellite communications services to enable secure and reliable communications between NATO forces.
- Electronic Warfare: The NCIA provides electronic warfare services to support NATO's mission to detect, deny, and defeat threats to its communication networks.

Overall, the NCIA is critical in ensuring the security and effectiveness of NATO's communication and information technology capabilities.

**The program**

**Assistance and Advisory Service (AAS)**

The NATO Communications and Information Agency (NCI Agency) is NATO's principal C3 capability deliverer and CIS service provider. It provides, maintains, and defends the NATO enterprise-wide information technology infrastructure to enable Allies to consult together under Article IV and, when required, stand together in the face of attack under Article V.

To provide these critical services in the modern, evolving, dynamic environment, the NCI Agency must build and maintain a high-performance-engaged workforce. The NCI Agency workforce strategically consists of three major categories: NATO International Civilians (NIC)s, Military (Mil), and Interim Workforce Consultants (IWC)s. The IWCs are a critical part of the overall NCI Agency workforce and comprise approximately 15 percent of the workforce.

**Duties and Role**:
Administrative Support:

- Provide administrative support ensuring good office management for the efficient daily operation of the NDWC offices in Belgium (SHAPE and Braine L'Alleud);
- Formatting of correspondence (letters, memos) and prepare briefings as required; assist in quality control of reports, papers, briefings, directives, policies, ;
- Enter purchase orders and requisitions in EBA along with supporting documentation. This includes travel orders, purchase orders and requisitions;
- Make arrangements for travel assignments, preparing associated NATO Travel Authorization documents, submitting security clearances and visit requests, and preparing purchase orders for conference attendance and exhibition fees;
- Collect Internal IT service requirements and provide input;
- Assist the Training Authority with internal training needs and queries; including coordination and validation of all input and administration based on business needs and resources available;
- Design and maintain the NDW Centre portal;
- Provide advice on and develop management policies and directives to increase organizational efficiency;
- Assist local staff in following procedures in accordance with NATO and Agency directives;
- Support with all local security matters and coordinate local visit requests within NDW Centre;
- Assist in supporting Project Managers on special projects or programs, when needed and as requested by the Chief;
- Assist newcomers in preparing paperwork and following in-processing procedures on site

**Requirements**:
**Skill, Knowledge & Experience**:

- Vocational training at a higher administrative level in a relevant discipline or equivalent combination of qualifications and experience;
- Excellent command of spoken and written English, with a proven ability to communicate effectively both orally and in writing;
- Proven experience working in a fast-paced and dynamic environment;
- Demonstrable experience of working in Administrative roles delivering results working with limited supervision;
- Work experience in roles with significant client/customer service functions.

Desirable Experience and Education:

- A good knowledge of NATO organization, internal structure and procedures, the NATO Civilian Personnel Regulations and other relevant financial and administrative directives;
- Knowledge of Agency administrative tools and processes, specific SHAPE knowledge is a plus;
- Knowledge of NATO responsibilities and organization, including ACO and ACT.
- Practical experience in working for other NATO agencies or organizations;
- Recent experience of working in an international environment comprising both military and civilian elements;
**Working Policy**
- Onsite

**Travel**
- Travel to other NATO location may be required

**Security Clearance**
- Must have a current

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: En tant qu'**Assistant Administratif**, voici les tâches qui te seront confiées: - tu t'occupes de la gestion administrative générale du service; - tu vérifies l'exactitude des livraisons à la réception des commandes et encodes les données correspondantes dans le système (bons de commandes, documents de livraison...); - tu prends...

  • Assistant Administratif/assistante Administrative Qc

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique PolyPeptide Belgium Temps plein

    Afin de soutenir son département QC, PolyPeptide est à la recherche d' **un(e) assistant(e) administratif(ve)** **Raison d'être de la fonction**: Les laboratoires analytiques (QC, IPC et DA) génèrent un grand nombre de documents GMP (méthodes analytiques, protocoles et rapports de qualification, validation et de stabilité, procédures générales,...

  • Assistante Administrative

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: Notre client est à la recherche d'un renfort dans sa Team administrative est c'est bon signe ! Vous travaillez en open space au sein d'une équipe de 4 personnes et voici vos missions: - Gestion des appels téléphoniques, de la boîte mail et du courrier - Gestion complète de la facturation des commandes des clients (B2B et B2C) - Aide...

  • Assistant RH

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Start People Temps plein

    Passionné par les Ressources Humaines et prêt pour un nouveau défi? Chez Polypeptide, une opportunité challengeante t'attend en tant qu'Assistant RH. A quoi ressemblera ton quotidien au sein de Polypeptide? En tant qu'Assistant RH, tu auras l'opportunité d’exercer des tâches passionnantes tant en recrutement qu'en suivi administratif: - Tâches...

  • Administrative Assistant

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Vector Synergy Temps plein

    **Location**: Braine L'Alleud, Belgium **Security Clearance**: NATO Secret **Reference No**: C003005 / Braine L'Alleud, BE **Skills, knowledge, experience required**: - A Vocational training at a higher administrative level in a relevant discipline or equivalent combination of qualifications and experience; - Experience in: - Working in a fast-paced and...

  • Administrative Assistant

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Vector Synergy Temps plein

    **Location**: Braine L’Alleud, Belgium **Security Clearance**: NATO Secret **Reference No**: C003532 / Braine L’Alleud **Skills, knowledge, experience required**: - Minimum two years of experience in administrative work in a large organization, preferably in Human Resources, or related relevant environment; - Sound experience with: - Sound...

  • Administrative Assistant

    Il y a 7 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Enterpryze Consulting Ltd. Temps plein

    **Administrative Assistant (Office of the Chief) - **Working Location**:Braine L'Alleud, Belgium** - **Security Clearance**: NATO Secret** - **Language**:High proficiency level in English language **EXPERIENCE AND EDUCATION: **Essential Qualifications/Experience: - Vocational training at a higher administrative level in a relevant discipline or equivalent...

  • Assistant Commercial

    il y a 2 semaines

    Braine-l'Alleud, Belgique Unique Braine l'Alleud Office Temps plein

    Société spécialisée dans les bâtiments autonomes. Description de la fonction Entant qu'assistant commercial, vous êtes l’interface entre le représentant commercial, les clients et les services administratifs et techniques.Véritable bras droit du représentant commercial vos tâches sont:Assurer le suivi des projets en cours Aider à atteindre les...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique LEM Intérim Temps plein

    109681 - BRAINE-L'ALLEUD Modifier l'offre **Intro**: Vous souhaitez vous impliquer dans un projet social actuel ? Vous parlez français et ukrainien ou le russe couramment ? Vous avez une première expérience dans l’administration ? Alors cette offre est faite pour vous! **Fonction**: - Administration - Collaborateur administratif **Votre...

  • Administrative Support

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique UCB Temps plein

    **Faites la différence pour les patients** Nous recherchons un(e) Collaborateur(trice) Administratif(ve) organisé(e), minutieux(se), et efficace pour rejoindre notre organisation au sein de notre tout nouveau bâtiment de production biotechnoloque, situé sur le campus UCB Braine-l’Alleud, le Belgium Biomanufacturing Operations Center. **À propos du...

  • Assistant(E) Finance Et Administration

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Alpha Networks Temps plein

    **DESCRIPTION DU POSTE**: En tant qu'Assistant(e) Finance et Administration, vous assurez le soutien administratif au département Finance du groupe Alpha Networks. Bien que vous rapportiez au Managing Director Finance, vous serez en contact direct avec les clients, les fournisseurs et nos comptables. Une partie limitée de votre temps de travail sera...

  • HR Administrative Assistant

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Virya Energy N.V. Temps plein

    Virya Energy is a holding company active in the development, financing, construction and operation of renewable energy sources, with a particular focus on wind energy. It was established at the end of 2019 by Colruyt Group and its majority shareholder Korys and currently operates over 1.2 GW of energy production capacity internationally. Virya Energy owns...

  • Collaborateur Notarial

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Etude Valérie Dhanis et Enguerrand de Pierpont, Notaires Associés Temps plein

    **Votre rôle** Dans ce poste clé: - Vous participerez à la préparation des actes et à la rédaction des projets d'actes courants (ventes, crédits,). - Vous assisterez les gestionnaires de dossiers et les notaires dans les aspects administratifs et organisationnels de l’étude: - Ouverture de dossiers (tant matériellement que dans le logiciel de...

  • Assistant commercial

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Belgique Client of Manpower Temps plein

    Manpower est le pionnier du travail intérimaire. Grâce à une offre de services complète et en perpétuelle évolution, Manpower vous aide à vous adapter en permanence à un environnement changeant en vous apportant la flexibilité dont vous avez besoin.Si vous désirez travailler en tant qu'assistant commercial H/F/X pour une société située à...

  • Assistant Commercial de Chantier

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour l'un de ses clients, **Robert Half** recherche un **Assistant commercial de Chantier (h-f-x)** parlant le français et idéalement ayant au minimum une connaissance moyenne du **néerlandais**. Pour l'un de ses clients, **Robert Half** recherche un **Assistant commercial de Chantier (h-f-x)** parlant le français et idéalement ayant au minimum une...

  • HR Technical Assistant

    Il y a 7 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Enterpryze Consulting Ltd. Temps plein

    **HR Technical Assistant - **Working Location**:Braine - l'Alleud, Belgium** - **Security Clearance**: NATO Secret** - **Language**:High proficiency level in English language **EXPERIENCE AND EDUCATION: **Essential Qualifications/Experience: - Experience of HR administration - Extensive knowledge of advanced functions in Excel: Power Query / Pivot, Power...

  • Assistant Administratif

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Accent Temps plein

    Notre partenaire c'est 12 entreprises spécialisées dans le conseil, la conception, l'ingénierie et l'installation dans l'industrie, les infrastructures et le bâtiment. Chacun avec sa propre expertise et ses années d'expérience. Avec cinq sièges en Belgique et un aux Pays-Bas, Ils peuvent garantir une approche locale, proche de leurs clients, afin de...

  • Assistant RH/administratif Fr/allemand

    Il y a 5 mois

    Wauthier-Braine, Belgique Accent Temps plein

    Accent Jobs allie la flexibilité d'une agence d'intérim et la qualité d'une agence de sélection. Seuls des emplois pouvant déboucher sur un contrat fixe sont proposés. Pour ce faire, nous pouvons nous appuyer sur 700 collaborateurs passionnés qui aident chaque jour plus de 12 000 personnes à trouver un emploi. Comptant 230 agences, Accent Jobs...

  • Assistant Supply Chain Fr/en

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Talentus Temps plein

    Les experts RH de Talentus vous mettent en contact avec votre futur employeur. Ces spécialistes passionnés travaillent principalement pour des PME belges. Leurs missions sont de leur sélectionner les meilleurs talents et de vous trouver un job sur-mesure. **Positionner**: **En tant qu'assistant Supply Chain, vos missions sont les suivantes**: - Vous...

  • Project Support Assistant

    Il y a 5 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Enterpryze Consulting Ltd. Temps plein

    **Project Support Assistant - **Working Location**:Braine L'Alleud, Belgium** - **Security Clearance**: NATO Secret** - **Language**:High proficiency level in English language **EXPERIENCE AND EDUCATION: **Essential Qualifications/Experience: - Vocational training at a higher administration level in a relevant discipline or 5 years equivalent combination...