Administrative Support

Il y a 2 mois

Brussels, Belgique Equans Temps plein

**Requisition ID**: 49428

**Domain**: Support Functions/Other

**Contract type**: Permanent

**Schedule**: Full-Time

We are looking for **an Administrative Support**, who will join our Request Management Team in **Brussels**, in supporting them with their various support activities: management of the IT department’s invoicing, monthly SES processing for external consultants, request Management, continuously seek to improve in place processes, centralizing information and documenting procedures,

**Your responsibilities**
- **invoice management**
- customer invoicing
- preparation of manual invoices
- handling of invoicing issues
- adjustment of CI charges in the event of financial closure
- pre-invoicing validation
- formatting and ensuring that files sent to the finance department can be processed automatically
- verify that the invoicing amounts are identical in SAP and Octopus
- validation of automatically generated expense lines
- process mails, tasks and incidents from the “Invoice Management” assignment group
- management of cost center changes
- assistance in the understanding of our IT invoicing
- management of the link between SAP and Octopus concerning WBS’
- **SES processing**
- validate accurate & complete time registration and validation
- extract timesheet information from the project management tool
- follow-up on late/missing timesheets for SES creation
- answer SES related questions from our suppliers
- **request management**
- create Purchase requests (ATB’s)
- create goods receipts (MIGO’s)
- create Service Entry Sheets (SES)
- invoicing
- **octopus**
- distribute Generic Requests to other teams
- disable user accounts + monthly list
- disable user follow-ups
- MFP orders/pick-ups + EOL project
- TESMA orders
- monthly stock orders
- small IT
- request software proposals
- create new printers
- create new locations
- create new suppliers
- change/update approvers cost locations
- treat OPTSK tasks CC’s
- handle Lost/Stolen
- remove tags
- **mailbox**
- answer questions from users and suppliers
- handle new PO’s
- solve invoicing issues
- NO_GID list (new users)
- NO_GID_EXT list (new external users)
- EXT_TO_INT list
- mails manager change on CC
- varonis mails

**Are we a match?**
- you have a Bachelor degree or equal by experience
- one or more relevant professional experiences is a plus
- SAP user experience
- ServiceNow user experience
- strong interest in administrative duties with great accuracy
- familiar with Office 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint,)
- able to work in a fast-paced environment and juggle multiple requests, internal clients and suppliers
- be able to report transparently
- strong ethics, interpersonal skills, and engage in continuous learning
- demonstrate a logical and methodical approach to working
- good communication skills, ability to liaise with a wide variety of people and build and establish cooperative working relationships
- ability to plan, organize and prioritize workload, including coordinating with others
- strong attention to detail and ability to deliver high quality work with mínimal errors
- proactive, taking initiative and a strong sense of responsibility
- flexibility in work hours and -place, with a minimum presence of 3 days per week at Brussels office
- fluent in English, Dutch and French

**Want to tackle tomorrow’s multi-technical challenges with us?**

Then join our experts in the various **innovative** and **exciting projects** of Equans. You get the opportunity to use your **technical skills** as well as to discover **cutting-edge technologies** and help customers in the 3 major transitions of today: the energy transition, the industrial transition and the digital transition.

Joining Equans is more than that You also get:

- a **competitive salary** in line with your education and experience
- interesting **training and career opportunities**:

- group-, hospitalization-, disability **insurance**:

- eco & **meal vouchers**, meal allowance, representation allowance, 13th month, holiday pay
- concessionary travel, **lease car (with fuel card)**, van (with fuel card), parking, bicycle lease plan
- **smartphone **with subscription, internet fee
- **additional paid leave**, seniority leave, homeworking

**We are looking forward to meeting you**

Does this job interest you and would you like more information? Please contact our HR colleague Olivier Gustin - 02 370 30 07

  • Assistant Administratif Et Support

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif et support **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles.** **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif et support **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles.** Notre client est une grande structure active dans le **secteur de la consultance. **Vous...

  • Support Administratif Reward

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Partena Professional Temps plein

    Pour le département Reward de Partena Business Solutions, nous recherchons actuellement un support administratif Reward pour rejoindre l’équipe de Bruxelles. En tant que Support Administratif Reward, Vos tâches: - Vous gérez la boîte aux lettres commune et dispatchez vers le bon collègue. - Vous aidez aux calculs pour la location de vélos - Vous...

  • Support Administratif Prestataires

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Squarehub Temps plein

    HomeServe est le partenaire idéal de chaque foyer, offrant réparation, maintenance et installation de solutions d'énergie renouvelable (chaudières, pompes à chaleur, climatisation, rénovation totale de bâtiments, etc.) par le biais de ses filiales ou de ses prestataires agréés. Nous sommes un groupe international avec plus de 30 ans d'expérience,...

  • Support Administratif

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Hatipik Temps plein

    **Votre rôle**: - Vous serez en charge de nombreuses tâches administratives telles que le classement et la numérisation de documents, l’envoi de courriers, l’envoi de la newsletter, la prise des appels téléphoniques, la réservation de salles et l’organisation de réunions - Vous serez impliqué sur différentes procédures internes...

  • Support Administratif

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique STIB MIVB Temps plein

    **Votre environnement**: La STIB, c'est plus de 10.000 collaborateurs et collaboratrices engagés parmi plus de 300 métiers différents ! Saviez-vous que nous faisons partie des rares entreprises de transport publique au monde s'occupant tant de la conceptualisation et la construction que de la planification et l'exploitation de son réseau ? C'est ce qui...

  • Secretary/administrative Support

    il y a 6 jours

    Brussels, Belgique EUROCONTROL - Supporting European Aviation Temps plein

    **Function title**: Secretary/Administrative Support - **Reference**: NOC-NM-2024-FGII/769 - **Location**: Brussels - **Nature of the competition**: Internal and external competition - **Applicable regulations**: Conditions of Employment of Contract Staff at EUROCONTROL - **Function group**: Function group II - **Job level**: 4-7 - **Generic post**:...

  • Secretary/administrative Support

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique EUROCONTROL Temps plein

    **Job Category**: **Administration** **Job Experience**: **3 to 5 years** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **16 Apr 2024** -Secretary/Administrative Support (eurocontrol.int) Your role will be to: - Provide secretarial and administrative support including agenda and missions’ management, filing, organisation of events, filtering...

  • Administratif / Operational Support Employee

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Select Temps plein

    Providing support on report correctness and completion, data analysis, report analysis. - Updating the website - Management of calendars, mailing lists. - Overall administratif support - Administrative experience - Excellent knowledge of Microsoft packages - Fluency in English - Knowledge of IT processes is a plus For an international organisation active in...

  • Support Technique Administratif

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique AMA European Consulting Temps plein

    **Description de Poste : Support Technique Administratif** **Responsabilités**: - Recevoir et examiner les rapports de diagnostic des techniciens. - Entrer avec précision les informations relatives aux interventions et diagnostics dans le système CRM (Sales Force de préférence). - Maintenir des enregistrements détaillés et à jour de tous les...

  • Administrative Sales Support

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Henkel Temps plein

    At Henkel, you can be a game changer and craft your career. Unleash your entrepreneurial spirit by bringing your ideas to life within a global team. Our leading brands and technologies, along with our high-performing businesses will provide you with countless opportunities to develop your skills and explore new paths. Your career at Henkel will contribute to...

  • Employé Administratif Support Logistique

    il y a 6 jours

    Brussels, Belgique Daoust Temps plein

    **Description de l'annonce**: Pour l'un de nos clients situés du côté de Grâce-Hollogne, nous sommes à la recherche d'un employé administratif et support logistique. La mission consiste à être le véritable support administratif pour les dispatchers. La mission consiste à faire beaucoup d'encodage, d'analyse et de classement. **Votre...

  • Support Administratif RH

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Syngenia Temps plein

    Mission - En tant que support admnistratif RH vous êtes responsable de fournir une assistance administrative et organisationnelle à l’Office Manager/RH - Vous fournissez un soutien administratif aux activités RH, Office Management, logistiques, organisationnelles, évenementielles - Vous assistez l’OM/RH dans les différentes activités liées à...

  • Support Administratif Et Achat

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Daoust Temps plein

    **Description de l'annonce**: Pour l'un de nos clients du secteur industriel, nous sommes activement à la recherche d'un support administratif et achat. Les responsabilités liées aux achats sont les suivantes: - Gérer les achats quotidiens de A à Z pour le matériel défini (gérer les niveaux de stocks et les commmandes, créer et transmettre les PO,...

  • Support Administratif Chez Alpha Credit

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Adecco Temps plein

    Notre partenaire Alpha Credit est à la recherche d'un support administratif dans son équipe Leasing/Renting, Bruxelles. La durée du contrat sera jusqu'au 01/11/2023 avec une possibilité d'être prolongée. Nous cherchons un/e assistant administratif/ve, bilingue, pour traiter les dossiers encodés par nos partenaires dans le secteur de l'automobile. La...

  • Internship Administrative and Multilingual Support

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Le Pain Quotidien Temps plein

    Le Pain Quotidien is seeking a proactive and detail-oriented intern to join our Global Master Franchise-team, providing multifaceted administrative, presentation development, multilingual, and event support. This internship offers a unique opportunity to contribute to organizational efficiency and international communication within a vibrant multinational...

  • Administrative and Project Management Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Organisation Development Support Temps plein

    **Administrative and Project Management Assistant (part time)**: **Plaats van tewerkstelling**: Brussel **Reageren voor**: 15/01/2023 **We are currently hiring a dynamic Administrative and Project Management Assistant. The new team member will help across all our practices with administrativ and project management tasks.** **Taakomschrijving**: Key...

  • Clinical Research Administrative Support

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Oxford Global Resources Temps plein

    **Clinical Research Administrative Support**: - Location: Brussels, Belgium - Contact: Aurore Munaut - Job type: Contract - Contact phone: +32 10 68 53 31 - Industry: Life Sciences Do you have a Scientific degree, fluent in English, Dutch and French and willing to step in clinical research ? We may have the perfect position for you; a varied job in one of...

  • Financial and Administrative Support Manager

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique ELECTRABEL Temps plein

    Identifiant de la demande: 8816- Lieu de travail: BRUXELLES, BE, 1000Welcome to **ENGIE Belgium**! Every day, we work together to develop efficient energy solutions to build a carbon neutral future! - Nous ne disposons pas du texte français en regard de l'annonce ci-dessous, veuillez nous en excuser. Vous pouvez momentanément la consulter en anglais....

  • Be Academy

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique L'Oreal Temps plein

    **BE Academy & Administrative support** **Your role**: You are responsible for hosting trainings & events in the Brussels Academy & for the administrative support of the BNL Education Managers **Furthermore, you are responsible for**: - Welcoming trainees and artists/trainers, following-up on catering arrangements and room set-ups. - A welcoming and...

  • Support Administratif Assurance Qualité Et

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: La personne recherchée par notre client en tant que **Support Administratif Assurance Qualité et Conformité **sera en charge d'une fonction purement administrative, vous serez rattaché au département qualité (25%) et à la partie compliance (75%). Votre fonction sera principalement de la **Constitution de Dossiers et à la recherche...