Contract Officer

il y a 4 jours

Bruxelles Ixelles, Belgique MEDECINS SANS FRONTIERES Temps plein

**Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale d’aide humanitaire. Dans plus de 70 pays, les équipes MSF apportent leurs secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérances, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique.**
- **Contract Officer (M/F/x) - MSF Belgique - Bruxelles** *

**CONTEXTE**

L'objectif de MSF est de fournir une assistance impartiale, sur la base des seuls besoins, sans distinction d'origine ethnique, de genre, de croyance ou d'affiliation politique. Pour maintenir son indépendance vis-à-vis des interférences politiques, MSF compte sur les dons de particuliers du monde entier pour au moins 50 % de ses revenus. Ce financement privé donne à MSF la liberté de répondre aux plus grands besoins aussi rapidement que possible.

Le mouvement MSF s'articule autour de cinq directions opérationnelles soutenus par les 21 sections, 24 associations et autres bureaux de MSF réunis dans le monde entier. MSF OCB est l'un de ces centres opérationnels. Les opérations sont mises en œuvre par des équipes de terrain. Les opérations sur le terrain sont guidées et soutenues par des équipes de coordination des missions et des cellules opérationnelles, des équipes de soutien régionales, l'unité d'urgence et d'autres départements soutenant les opérations.

**RAISON D’ETRE**

En tant que Contract Officer la personne est plus spécifiquement en charge des contrats du siège basés à Bruxelles. Elle joue également un rôle de point focal pour les activités administratives qui lui sont confiées au sein de l’équipe administrative d’MSF Belgique.

La personne s’engage à contribuer au développement, à la promotionet à veiller à la mise en œuvre d’un cadre de travail équitable, cohérent avec les valeurs de MSF et adapté aux besoins de sa mission sociale. La personne s’engage également à mettre l'expérience des employésau centre de ses préoccupations en assurant notamment un accueil & un accompagnement satisfaisant et de qualité tout au long du parcours administratif de l’employé.e au sein de MSF.

La personne agit de manière intègre conformément aux attentes de l’organisation en respectant la confidentialité et les engagements, et en évitant toute forme de partialité.

**RESPONSABILITES**

**1. **GESTION DES CONTRATS SIEGES**

**Gestion de la communication**
- Répond à toutes les questions formulées par les employés & Assistantes de département
- Adresse les questions les plus spécifiques & dossiers plus complexes aux référents thématiques

**Gestion avant l’engagement**
- Accompagne et conseille le collaborateur dans la création de sa fiche d’identification HR.net via le self-service
- Vérifie la conformité des informations sur base des documents officiels (envoi du mail d’accueil et suivi)

**Suivi du cycle de la gestion des contrats Siège**
- Reçoit la Décision d’Engagement (DE) : demande de contrat des Assistantes de Département
- Assure la mise à jour du dossier de l’employé dans la base de données MSF
- Assure le briefing en termes de contrat, d’assurances, de job description et fiche d’induction à tout nouvel employé HQ sous contrat belge
- Etablit les contrats, les avenants ainsi que les documents annexes nécessaires en cours de carrière (C131B, allocations familiales )
- Garantit un accompagnement administratif des employés tout au long de son cycle de vie administratif chez OCB et assure la fluidité des changements de statut HQ
Terrain.
- Est la personne de Référence pour les Assistantes de Département pour les départements sous sa responsabilité.

**Gestion des sorties**
- Informe les employés pour les démarches à réaliser.

2. **POINT FOCAL D’ACTIVITES ADMINISTRATIVES**:

- Réalise la gestion administrative de l’activité : encodages, déclarations, affiliations, désaffiliations, vérification et contrôle des factures, suivi de dossier, diffusion des informations
- Garantit que les informations à jour sur ce thème sont disponibles pour les collègues qui briefent les nouveaux employés
- Effectue une veille & met à jour les documents thématiques disponibles dans l’intranet pour les employés

**3. **COLLABORATION ET DOCUMENTATION**
- Participer à l’amélioration continue des procédures et politiques relatives aux matières en rapport avec sa fonction
- Mettre à jour les documents/fiches techniques Back-up liés à son poste
- Assure le back-up des autres Contract Officers
- Participe à la compilation des documents liés aux audits
- Contribue à l’amélioration de la base de données RH

**PREREQUIS**

**EDUCATION**
- Diplôme en Gestion des Ressources Humaines ou Droit, ou Sciences du travail

**EXPERIENCE**
- Expertise en législation sociale belge basée sur une expérience de 2 ans dans le domaine, notamment en gestion de contrat de travail et assurances

**LANGUES**
- Parfaite maîtrise du

  • Office Administrator

    Il y a 3 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique FEDARENE aisbl Temps plein

    **Office Administrator,Brussels, Belgium** The **European Federation of Agencies and Regions for Energy and the Environment (FEDARENE)** is a leading European network of regional energy agencies. We facilitate the development of interregional partnerships and projects, promote the regional dimension in debates on sustainable energy and the environment, and...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een drietalige **Office Manager** **NL/FR/EN (m/v/x)** voor een financieel bedrijf gevestigd in Brussel centrum. **Robert Half** is momenteel op zoek naar een drietalige **Office Manager** **NL/FR/EN (m/v/x)** voor een financieel bedrijf gevestigd in Brussel centrum. Deze positie omvat 38 uren per week in een...

  • Receptionist - Office Services Assistant

    il y a 4 heures

    Bruxelles Ixelles, Belgique O'Melveny Temps plein

    Essential Duties and Responsibilities: - Greet visitors, answer telephone, screen and direct calls. - Conference room set up and clean up, including monitoring conference room schedule - Preparing offices and workstations for new hires, international visitors - Placing maintenance requests with vendors and building management - Handling mail and packages...

  • Marketing Officer

    il y a 3 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    For one of our clients active in the legal sector, we are looking for and Marketing Officer. To strengthen the team in Brussels, we are looking for a Marketing Officer with a passion for communication.As Marketing Officer you are co-responsible for the development of the annual marketing plan and... ** Beschrijving** For one of our clients active in the...

  • HR Officer

    Il y a 7 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique Landsbond van Liberale Mutualiteiten Temps plein

    HR Officer (m/v/x) Voltijds contract van onbepaalde duur De Landsbond van Liberale Mutualiteiten, de koepel van de liberale ziekenfondsen, is op zoek naar een nieuwe collega om zijn HR-dienst te versterken. FunctieJe neemt deel aan projecten m.b.t. de ontwikkeling en implementatie van diverse HR - programma’s teneinde het HR-beleid te optimaliseren. Je...

  • Office Manager

    Il y a 2 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique Taleo Consulting Temps plein

    **About the job** -       Would you like to get involved in a real start-up/scale-up adventure ? -       Do you want to start an ambitious and challenging career ? -       Have you just not met the right team to work with yet ? In order to strengthen the actual Office Management Team and to insure a sound and stable...

  • Finance and HR Officer

    il y a 4 heures

    Bruxelles Ixelles, Belgique European Liberal Forum Temps plein

    The European Liberal Forum - the political foundation and think tank of the ALDE Party - is looking for a Finance and HR Officer who is passionate about people and equipping our organisation with everything it needs to thrive. The European Liberal Forum is a busy and dynamic working environment as a result of our healthy agenda of projects with our members....

  • Senior Marketing Officer

    il y a 2 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    For one of our client active in the Legal sector, we are looking for a Senior Marketing Officer. Your responsibilities: Together with the Marketing Manager, you will be responsible for the development of the annual marketing plan and budget and ensure a result-oriented implementation of that...** Description** For one of our client active in the Legal...

  • HR Officer

    il y a 2 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    For a client active in the legal sector in Brussels, we are looking for an HR Officer for a 4 to 5 months assignment starting mid-September. **Beschrijving** You will support the Talent Manager (and occasionally the Recruitment Manager) in delivering an outstanding and best in class operational HR service: - You work with Practice Groups lawyers in...

  • Office Manager

    il y a 1 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique UPWIDER Temps plein

    **Office Manager and Executive Assistant** - **Ready for an adventure full of learning and growth?**_ - **Do you love being at the heart of the action? and handling the unexpected with a smile?**_ Join us as the **Executive Assistant/Office Manager** and become the person who brightens our days ! Just few of words about us: **What do we do?** - **UpWider...

  • Back Office Medewerker

    il y a 4 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique HR-Specialist Temps plein

    **Het Bedrijf**: Onze klant is een prestigieuze instelling met een grote impact op de **Belgische financiële wereld**. Werken voor dit instituut betekent: - Deel uitmaken van een groep die investeert in je professionele ontwikkeling - Behoud van een evenwicht tussen werk en privéleven dankzij een arbeidsovereenkomst die **5 dagen thuiswerk** toestaat -...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique UPWIDER Temps plein

    **Office Manager and Executive Assistant** - Full-time_ Nice to meet you! Just few of words about us! **What do we do?** - **UpWider is a scale-up in Management Consulting**, in full growth, based in Brussels. - Our aim? Helping our clients (**large international** companies) in **the execution of their strategic development.**: - How? By providing them...

  • HR Officer

    il y a 2 jours

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    Voor een klant actief in de juridische sector in Brussel, zijn we op zoek naar een HR Officer voor een opdracht van 4 tot 5 maanden vanaf midden september. **Beschrijving** Je ondersteunt de Talent Manager (en af en toe de Recruitment Manager) bij het leveren van een uitstekende en best in class operationele HR-dienst: - Je geeft HR advies aan het...

  • Front Office Manager

    Il y a 6 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique Thon Hotel Bristol Stephanie Temps plein

    **About Thon Hotels** - **Passionately committed**. We daily strive to create special moments for our guests. - **Professional hospitality**. We aim to see, hear, and relate to all our guests. - **The power to please**. We are keen to make a personal effort to ensure every stay is the best stay! - **Innovative**. We constantly improve and invest in our...

  • Internal Communications Officer

    il y a 4 jours

    Ixelles, Brussels, Belgique Unique Brussels Temps plein

    An international organisation representing public transport organisations all over the world. Description de la fonction Corporate communications, messaging and brand identity Launch and/or reinvigorate corporate materials such as the annual report, services guide and other corporate brochures, presentations, templates etc.: define the...

  • Senior Compliance Officer

    il y a 4 heures

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    Our client are looking for a Compliance Officer for Lombard Odier (Europe) S.A. (LOESA), to oversee the Compliance Function for the Belgian branch, based in Brussels. Key Responsibilities : Perform the Money Laundering Reporting Function, including training for employees, appropriate provision of... **Description** Our client are looking for a Compliance...

  • Science Communication and Policy Officer

    Il y a 3 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique European Chemical Society (EuChemS) Temps plein

    EuChemS, the European Chemical Society, is looking for a motivated early-career professional Science Communication & Policy Officer. We offer you a diverse job in the European district of Brussels, with the potential of meeting and networking with policymakers and scientists. You will be able to gain first-hand experience of the EU policy arena, expand your...

  • Office Manager in a Scale Up

    Il y a 6 mois

    Bruxelles Ixelles, Belgique UpWider Temps plein

    Nice to meet you! Just few of words about us! **What do we do?** - **UpWider is a scale-up in Management Consulting**, in full growth, based in Brussels. - Our aim? Helping our clients (**large international** companies) in **the execution of their strategic development.**: - How? By providing them our expertise through **our 4 fields**: _Business and...

  • Receptionist / Office Assistant

    Il y a 4 mois

    Bruxelles, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a new role as a Receptionist / Office Assistant? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specializing in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants, Office...

  • Healthcare Officer

    il y a 4 heures

    Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps plein

    Looking for an exciting project within the insurance industry? **Description** Analyzing and paying out incoming claims under hospitalization insurance, outpatient insurance and ancillary services. In this context, being in close contact with clients in order to gather all the necessary information and properly inform them about the file, reimbursement and...