Beleidsmedewerker Facultaire Studentenadministratie

Departement: Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen; BW58 - Facultaire dienst Onderwijsondersteuning Bio-ingenieurswetenschappen
- Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met 10-12-2024 (DD/MM/YYYY)

**Jouw opdracht**:
Als beleidsmedewerker onderwijs
- en studentenadministratie ben je de coördinator van een team waarbij je samen met drie andere medewerkers instaat voor de administratieve en organisatorische processen die het onderwijs voor de studenten (inclusief doctoraatstudenten) op de 3 campussen op een correcte en efficiënte manier mogelijk maken. Je bent het aanspreekpunt voor studenten, lesgevers, opleidingen en collega’s binnen de Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning en andere facultaire diensten voor vragen of problemen rond studentenadministratie.

Jouw taken:

- Opmaak van examenroosters (inclusief bachelor
- en masterproefverdedigingen) voor de diverse opleidingen en fungeren als examensecretariaat (bv. meldingen i.v.m. fraude tijdens de examenperiode)
- Voorbereiding van deliberatie
- en diplomalijsten en ondersteuning van de diverse examencommissies
- Administratieve opvolging en organisatie van bachelor
- en masterproeven
- Voorbereiding en administratieve opvolging van het stageproces
- Beheer en actualisatie van onderwijsopdrachten
- Administratief behandelen en opvolgen van aanvragen voor doctoreren en doctoraatsopleiding en de daaraan verbonden examencommissies
- Afhandelen van aanvragen voor diverse documenten (attesten, diploma’s,)
- Kwaliteitszorg van de administratieve processen bij de facultaire studentenadministratie en ondersteuning en toelichting geven aan en op de Commissie Kwaliteitszorg Onderwijs waar nodig
- Verantwoordelijk zijn voor gedegen ondersteuning bij de implementatie van het UGent Onderwijs
- en Examenreglement ten behoeve van de studenten en lesgevers
- Communicatie met de studenten, de lesgevers, de opleidingen en andere facultaire diensten
- ...

Waar nodig en haalbaar ondersteun je ook andere activiteiten binnen de Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning.

**Jouw profiel**:
**Kennis en ervaring**:

- Je hebt ervaring met meer complex administratief werk. Ervaring in studentenadministratie is een pluspunt.
- Ervaring met Oasis, Time Edit en websiteredactie is een pluspunt
- Je hebt een sterke interesse in de organisatie van het Hoger Onderwijs
- Je beheerst de courante MS Office pakketten
- Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels

**Algemene competenties**:

- Je kan zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid
- Je werkt planmatig en gestructureerd
- Je hebt een pragmatische, flexibele en proactieve ingesteldheid
- Je werkt nauwkeurig
- Je bent stressbestendig en goed in het stellen van prioriteiten
- Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden. Je denkt mee met anderen en gaat op een constructieve manier om met problemen

**Wat bieden wij jou?**:
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings
- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie,

**Interesse?**:
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van
- een diploma van** master**:

- of een diploma van **bachelor aangevuld met minstens 5 jaar relevante ervaring**

Bezorg ons ten laatste op 10-12-2024 om 23.59 uur de volgende documenten:

- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma

**Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.**

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.