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Management Assistant

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Bruxelles Auderghem, Belgique SCK•CEN Temps plein

**executive assistant**
***:

- **ondersteunen van projecten en programma's**
***:

- **budgettaire opvolging**
***:

- **coördineren van secretariaatsmedewerkers**

**Ben jij de executive assistant die we zoeken?**

***

In deze functie ben je een belangrijke spil in de dagelijkse werking van het Nuclear Energy Technology instituut (NET), onderdeel van het Belgisch Nucleair Onderzoeksinstituut (SCK CEN), gelegen in Mol. Het instituut NET doet onderzoek en levert diensten aan de brede nucleaire industrie wereldwijd en telt ongeveer 180 medewerkers. Je bent de executive assistant van de instituutsdirecteur. Daarnaastondersteunt en ontzorg je t de directie en het instituut op organisatorisch en administratief vlak. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:
Executive assistant Ondersteunen van de instituutsdirecteur en zijn adjunct
- Agendabeheer, plannen dienstreizen, ontzorgen op administratief en organisatorisch vlak
- Informatie verzamelen ter voorbereiding van vergaderingen, notulen opmaken en acties autonoom opstarten en opvolgen
- Coördineren en organiseren van events en vergaderingen
- Samenstellen, afwerken, lay-outen en nakijken van rapporten en presentaties
- Afstemming met de directeur over de te nemen acties, organisatie en dagelijkse werking

Coördineren van het team van secretariaatsmedewerkers
- Prioriteiten stellen in de uit te voeren taken
- Evenwichtige ondersteuning voor alle technische groepen binnen NET verzekeren
- Ondersteunen van het instituut

Administratief
- Ondersteunen van projecten en programma’s
- Instaan voor onthaal en schriftelijke correspondentie in beide landstalen en het Engels
- Proactief en zelfstandig opvolgen van diverse administratieve formaliteiten

Financieel
- Budgettaire opvolging van inkomsten, uitgaven en wijzigingen
- Opmaken van offertes
- Voorbereiden en invoeren van bestellingen en registratie van leveringen

Projecten
- Opmaken rapporten m.b.t. projectopvolging volgens de richtlijnen (o.a. omtrent Europese projecten)
- Administratieve ondersteuning, planning en coördinatie van (Europese) projectvergaderingen

**Wat onze pioniers zeker nodig hebben**:

- Je hebt een 5-tal jaar bewezen ervaring als Executive/Management assistant, bij voorkeur in een internationale context
- Goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels
- Autonoom en proactief kunnen handelen, zelfstandig kunnen werken en organiseren
- Interesse in (internationale) projecten en financiële aspecten
- Goede communicatieve en relationele vaardigheden
- Je bent accuraat en gaat confidentieel met informatie om
- Zeer goede kennis van informaticatoepassingen (Excel, PowerPoint, Word), kennis van SAP is een pluspunt
- Bachelordiploma
- Basiskennis boekhouden en ervaring met projectopvolging zijn een pluspunt

**Deadline**
10/09/2023

**Contactpersoon**
- Tomas Sergooris +32 (0)14 33 83 09

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