Accounting & Office Assistant

Il y a 2 mois

SintLambrechtsWoluwe, Belgique ILSI Europe Temps plein

**Accounting & Office Assistant**
**Full-time (100%)**

**-----------------------------------------------------------------------------------**

**Organisation**

ILSI Europe is the European Branch of the International Life Sciences Institute (ILSI), a global, non-profit federation. Our mission is to convene the best scientists from academia, industry & public sector to deliver, communicate and disseminate science-based solutions. These solutions ensure that foods are safe, nutritious and sustainable. The ILSI Europe portfolio consists of projects initiated and supported by Task Forces, and of EU-funded projects. ILSI Europe activities are coordinated by a multi-cultural staff of 10 people.

**Mission**

The Accounting & Office Assistant (AOA) supports ILSI Europe administratively accounting, office and HR matters. The AOA supports the team in its mission and to achieve the agreed objectives. The AOA ensures that the works meets the quality expectations.

**Responsibilities**
- 1._ _Accounting (60%)_
- Carry out the organisation’s accounting tasks & keep cost accounts
- Prepare and monitor payments
- Encode incoming invoices
- Record automated bank statements
- Prepare invoices and credit notes
- Prepare the budget and monitor it with Excel reporting
- 2._ _Administration and office (25%)_
- Interact directly with suppliers and service providers as focal point;
- Provide occasional support for the organisation of events, including scheduling, sending invitations, arranging meeting spaces, travel and accommodation for invited experts or members;
- Provide logístical support for the organisation’s governance committees (Board of Directors, General Assembly, Scientific Advisory committee) and take meeting minutes;
- 3._ _Human Resources (15%)_
- Interact with the organisation’s social secretariat regarding salaries, payslips, leave requests, meal vouchers orders, drafting contracts, well-being at work policies, etc.;
- Support the administration of new contracts for employees, consultants, and interns, and ensure the efficient and timely management of ongoing contracts;
- Support the recruitment & selection process;
- Monitor changes in the Belgian legislation (e.g., salary indexation, workers’ protection, etc.), provide relevant updates to the team, and implement necessary changes and requests from Belgian authorities in the Working Guidelines and/or HR policies;
- Deal with employee’s requests regarding human resources issues, rules, and regulations;
- Organise the internal staff meetings

The job description gives a general outline of the main tasks and responsibilities and is not exhaustive. As a polyvalent position, it includes the possibility to contribute to other ad-hoc projects and support your teammates as necessary.

**Reporting & supervisory relationships**

The AOA reports to and is supervised by the Executive Director (ED).

**Profile, experience and skills required**
- Degree in Office Administration and Management or equivalent work experience that covers the tasks outlined above;
- Minimum 1 year of relevant experience in a similar position, ideally in a multi-cultural, NGO environment, as well as in project management;
- Experience in accounting;
- Knowledge of Belgian employment policies and laws is a plus;
- Good literacy/numeracy skills & good IT skills (Microsoft 365, etc.);
- Ability to manage a wide range of tasks, deal with priorities, work in a fast-paced environment and be adaptive;
- Strong organisational and multi-tasking skills;
- Strong team and constructive spirit, with eagerness to contribute to common objectives;
- Ability to work to deadlines and follow-up on tasks - comfortable in setting and sticking to own deadlines and responding to others’;
- Ability to work independently and propose new actions when appropriate;
**Conditions**
- 1 year contract (12 months), extension intended;
- Working language**:English and French are a must**;
- Place of work: ILSI Europe is located in Brussels. The role is expected to be fulfilled partly in the office and partly from home **(address in Belgium).**:

- Applicants must - due to legal reasons - **hold EU citizenship or a valid EU residence permit, and a valid Belgian or EU work permit.**

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Assurance groupe
- Assurance hospitalisation
- Chèques repas
- Éco-chèques
- Travail à domicile

Programmation:

- Lun-Ven

Langue:

- Anglais (Exigé)
- Français (Exigé)

Permis/certificat:

- permis de travail de travail belge (Optionnel)

Lieu du poste : Télétravail hybride (1200 Brussel)

  • Accounting & Office Assistant

    il y a 5 jours

    Woluwe-Saint-Lambert, Région de Bruxelles, Belgique ILSI Europe Temps plein

    Accounting & Office AssistantFull-time (100%) OrganisationILSI Europe is the European Branch of the International Life Sciences Institute (ILSI), a global, non-profit federation. Our mission is to convene the best scientists from academia, industry & public sector to deliver, communicate and disseminate science-based solutions. These solutions ensure that...

  • Accounting Administrator

    il y a 5 jours

    Sint-Michiels, Flandre, Belgique STUYTS ACCOUNTING & TAX Temps plein

    FunctieomschrijvingWij zoeken een enthousiaste Accounting Administrator (met graduaatsopleiding Accounting Administration) die instaat voor de digitale boekhoudkundige ondersteuning binnen ons kantoor te Brugge.Is digitale boekhouding en organisatie helemaal je ding? Ben je leergierig en efficiënt?Je hebt een uitvoerende functie als accounting assistant van...

  • Management Assistant Accounting

    il y a 3 semaines

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: As an **Administrative Assistant **within the Accounting department you will be helping the accounting department with administrative tasks to open & close bank accounts, to ensure bank account signatories are up to date, the management of “project” bank cards, to complete legal financial statistics and with the management of all...

  • Regional Night Transport Coordinator

    il y a 1 semaine

    Sint-Jans-Molenbeek, Belgique AMP Temps plein

    AMP?AMP (bpost group) est la plus grande société de distribution de presse en Belgique. A partir de 5 sites de distribution et de bureaux en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, nous desservons 5.000 points de vente de presse et distribuons 425.000 magazines et 260.000 journaux par jour. Aujourd'hui, nous renforçons encore notre position en développant...

  • Accounting Assistant

    il y a 7 jours

    Sint-Truiden, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Als Accounting Assistant ben jij de cijferwizard die op boekhoudkundig vlak de puntjes op de 'i' weet te zetten! Een greep uit jouw takenpakket: - Je verwerkt inkomende facturatie en assisteert bij diverse rapporteringen op maand-, kwartaal - en jaareinde - Je ondersteunt het cash management en helpt mee met het voorbereiden en indienen...

  • Accounting Assistant

    il y a 5 jours

    Sint-Truiden, Flandre, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**:Als Accounting Assistant ben jij de cijferwizard die op boekhoudkundig vlak de puntjes op de 'i' weet te zettenEen greep uit jouw takenpakket:- Je verwerkt inkomende facturatie en assisteert bij diverse rapporteringen op maand-, kwartaal- en jaareinde- Je ondersteunt het cash management en helpt mee met het voorbereiden en indienen van...

  • Transport Planner

    il y a 2 semaines

    Sint-Jans-Molenbeek, Belgique AMP Temps plein

    AMP?AMP (bpost group) est la plus grande société de distribution de presse en Belgique. A partir de 5 sites de distribution et de bureaux en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie, nous desservons 5.000 points de vente de presse et distribuons 425.000 magazines et 260.000 journaux par jour. Aujourd'hui, nous renforçons encore notre position en développant...

  • Accounting Assistant

    Il y a 2 mois

    Sint-Genesius-Rode, Belgique Axis Temps plein

    Our client, a Belgian leader in the fitted kitchen market, is looking for an Accounting/Invoicing Assistant. **Description** Your tasks in this function: - You will follow up on unpaid invoices on a daily basis in collaboration with the Sales department & accounting. - You will resolve and investigate irregularities between the accounting and the system. -...

  • Accounting Assistant

    il y a 5 jours

    Sint-Genesius-Rode, Flandre, Belgique Axis Temps plein

    Our client, a Belgian leader in the fitted kitchen market, is looking for an Accounting/Invoicing Assistant.DescriptionYour tasks in this function: You will follow up on unpaid invoices on a daily basis in collaboration with the Sales department & accounting. You will resolve and investigate irregularities between the accounting and the system. Followup of...

  • Administrative-accounting Assistant M/w/x

    Il y a 2 mois

    Sint-Gillis, Belgique WHITE RESEARCH Temps plein

    **Description de l’entreprise **White **is a **fast-developing research and consulting company **based in Brussels and with a satellite office in Thessaloniki (Thermi), Greece. We offer policy advice, communications & stakeholder engagement support, and applied research services. We work with leading EU (& worldwide) companies to develop and implement...

  • Accounting Assistant knowledge SAP

    il y a 2 semaines

    Sint-Truiden, Belgique AGO Jobs & HR Temps plein

    Je zoekt een toffe job? Tijdelijk of (optie) vast? Als arbeider of bediende? Kom dan zeker langs in een van onze 80 kantoren of surf naar www.ago.jobs. Wij hebben meer dan 3500 openstaande vacatures voor jou en helpen jou graag een job te vinden die bij jou past. Choose life, choose work, choose AGO! Functieomschrijving Onze klant, een toonaangevend bedrijf...

  • Accounting Assistant knowledge SAP

    il y a 5 jours

    Sint-Truiden, Flandre, Belgique AGO Jobs & HR Temps plein

    Je zoekt een toffe job? Tijdelijk of (optie) vast? Als arbeider of bediende? Kom dan zeker langs in een van onze 80 kantoren of surf naar Wij hebben meer dan 3500 openstaande vacatures voor jou en helpen jou graag een job te vinden die bij jou past. Choose life, choose work, choose AGO Functieomschrijving Onze klant, een toonaangevend bedrijf in de...

  • Office / Management Assistant

    il y a 2 semaines

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Groupe VINCI Temps plein

    Functieomschrijving À propos de VINCI Energies Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition écologique en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Attentif à ses marchés et intégrateur de solutions multitechniques sur mesure, VINCI Energies accompagne ses clients dans le déploiement de...

  • Part-time Office Assistant

    Il y a 2 mois

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: As an Office assistantr you will be in carge of the following: - Connection to the landlord/reception - Control office supplies - Liaise with the selected service providers for all office and telecom maintenance - Handle incoming and outgoing mails, couriers, packages - Prepare monthly reports HSE KPI and work accident - Manage...

  • Peronsal Assistant

    Il y a 2 mois

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Personal Assistant** (m/v/x) voor een opdracht van 6 maanden in een groeiend bedrijf gelegen in **Sint-Lambrechts-Woluwe**. **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Personal Assistant** (m/v/x) voor een opdracht van 6 maanden in een groeiend bedrijf gelegen in **Sint-Lambrechts-Woluwe**. Onze klant is...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Actief Interim Temps plein

    Ben jij op zoek naar een functie als management en personal assistant? Wil je een succesvol en internationaal bouwbedrijf als nieuwe werkgever? Voor deze functie zoeken we een servicegerichte en gemotiveerde werkkracht die het volgende takenpakket de baas kan.Ondersteunen van het marketingteam: - dagelijkse communicatie via internationale media opvolgen -...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Actief Interim Temps plein

    Ben jij op zoek naar een functie als management en personal assistant? Wil je een succesvol en internationaal bouwbedrijf als nieuwe werkgever? Voor deze functie zoeken we een servicegerichte en gemotiveerde werkkracht die het volgende takenpakket de baas kan.Ondersteunen van het marketingteam: - dagelijkse communicatie via internationale media opvolgen -...

  • Management Assistant

    Il y a 2 mois

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Actief Interim Temps plein

    Ben jij op zoek naar een functie als management en personal assistant? Wil je een succesvol en internationaal bouwbedrijf als nieuwe werkgever? Voor deze functie zoeken we een servicegerichte en gemotiveerde werkkracht die het volgende takenpakket de baas kan.Ondersteunen van het marketingteam: - dagelijkse communicatie via internationale media opvolgen -...

  • Commercial Assistant

    Il y a 2 mois

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: Ben je op zoek naar een job als commercieel assistant? Je komt terecht in een stabiel, jong en dynamisch team van 12 collega's, waar een uitstekende werksfeer heerst gebaseerd op respect, wederzijdse hulp en profesionalisme. Je neemt volgende taken voor je rekening: - Je helpt klanten verder die info wensen over advertenties - Je...

  • Finance Assistant

    Il y a 2 mois

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique FIGIEFA Temps plein

    **Finance Assistant & Office Manager - Permanent employment contract** **(Part-time **_**4/5 **_**or Full-time)** **Key Responsibilities**: - Manage financial tasks including invoicing, receivables tracking, and payment reminders, communication with members and clients/suppliers. - Coordinate with external bookkeeping company for financial document...