Administrative Support

Il y a 6 mois

Brussels, Belgique Equans Temps plein

**Requisition ID**: 49428

**Domain**: Support Functions/Other

**Contract type**: Permanent

**Schedule**: Full-Time

We are looking for **an Administrative Support**, who will join our Request Management Team in **Brussels**, in supporting them with their various support activities: management of the IT department’s invoicing, monthly SES processing for external consultants, request Management, continuously seek to improve in place processes, centralizing information and documenting procedures,

**Your responsibilities**
- **invoice management**
- customer invoicing
- preparation of manual invoices
- handling of invoicing issues
- adjustment of CI charges in the event of financial closure
- pre-invoicing validation
- formatting and ensuring that files sent to the finance department can be processed automatically
- verify that the invoicing amounts are identical in SAP and Octopus
- validation of automatically generated expense lines
- process mails, tasks and incidents from the “Invoice Management” assignment group
- management of cost center changes
- assistance in the understanding of our IT invoicing
- management of the link between SAP and Octopus concerning WBS’
- **SES processing**
- validate accurate & complete time registration and validation
- extract timesheet information from the project management tool
- follow-up on late/missing timesheets for SES creation
- answer SES related questions from our suppliers
- **request management**
- create Purchase requests (ATB’s)
- create goods receipts (MIGO’s)
- create Service Entry Sheets (SES)
- invoicing
- **octopus**
- distribute Generic Requests to other teams
- disable user accounts + monthly list
- disable user follow-ups
- MFP orders/pick-ups + EOL project
- TESMA orders
- monthly stock orders
- small IT
- request software proposals
- create new printers
- create new locations
- create new suppliers
- change/update approvers cost locations
- treat OPTSK tasks CC’s
- handle Lost/Stolen
- remove tags
- **mailbox**
- answer questions from users and suppliers
- handle new PO’s
- solve invoicing issues
- NO_GID list (new users)
- NO_GID_EXT list (new external users)
- EXT_TO_INT list
- mails manager change on CC
- varonis mails

**Are we a match?**
- you have a Bachelor degree or equal by experience
- one or more relevant professional experiences is a plus
- SAP user experience
- ServiceNow user experience
- strong interest in administrative duties with great accuracy
- familiar with Office 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint,)
- able to work in a fast-paced environment and juggle multiple requests, internal clients and suppliers
- be able to report transparently
- strong ethics, interpersonal skills, and engage in continuous learning
- demonstrate a logical and methodical approach to working
- good communication skills, ability to liaise with a wide variety of people and build and establish cooperative working relationships
- ability to plan, organize and prioritize workload, including coordinating with others
- strong attention to detail and ability to deliver high quality work with mínimal errors
- proactive, taking initiative and a strong sense of responsibility
- flexibility in work hours and -place, with a minimum presence of 3 days per week at Brussels office
- fluent in English, Dutch and French

**Want to tackle tomorrow’s multi-technical challenges with us?**

Then join our experts in the various **innovative** and **exciting projects** of Equans. You get the opportunity to use your **technical skills** as well as to discover **cutting-edge technologies** and help customers in the 3 major transitions of today: the energy transition, the industrial transition and the digital transition.

Joining Equans is more than that You also get:

- a **competitive salary** in line with your education and experience
- interesting **training and career opportunities**:

- group-, hospitalization-, disability **insurance**:

- eco & **meal vouchers**, meal allowance, representation allowance, 13th month, holiday pay
- concessionary travel, **lease car (with fuel card)**, van (with fuel card), parking, bicycle lease plan
- **smartphone **with subscription, internet fee
- **additional paid leave**, seniority leave, homeworking

**We are looking forward to meeting you**

Does this job interest you and would you like more information? Please contact our HR colleague Olivier Gustin - 02 370 30 07

  • Support Administratif

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Hatipik Temps plein

    **Votre rôle**: - Vous serez en charge de nombreuses tâches administratives telles que le classement et la numérisation de documents, l’envoi de courriers, l’envoi de la newsletter, la prise des appels téléphoniques, la réservation de salles et l’organisation de réunions - Vous serez impliqué sur différentes procédures internes...

  • Support Administratif

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique STIB MIVB Temps plein

    **Votre environnement**: La STIB, c'est plus de 10.000 collaborateurs et collaboratrices engagés parmi plus de 300 métiers différents ! Saviez-vous que nous faisons partie des rares entreprises de transport publique au monde s'occupant tant de la conceptualisation et la construction que de la planification et l'exploitation de son réseau ? C'est ce qui...

  • Support Technique Administratif

    Il y a 4 mois

    Brussels, Belgique AMA European Consulting Temps plein

    **Description de Poste : Support Technique Administratif** **Responsabilités**: - Recevoir et examiner les rapports de diagnostic des techniciens. - Entrer avec précision les informations relatives aux interventions et diagnostics dans le système CRM (Sales Force de préférence). - Maintenir des enregistrements détaillés et à jour de tous les...

  • Support Technique Administratif

    Il y a 7 mois

    Brussels, Belgique AMA European Consulting Temps plein

    **Description de Poste : Support Technique Administratif** **Responsabilités**: - Recevoir et examiner les rapports de diagnostic des techniciens. - Entrer avec précision les informations relatives aux interventions et diagnostics dans le système CRM (Sales Force de préférence). - Maintenir des enregistrements détaillés et à jour de tous les...

  • Employé Administratif Support Logistique

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Daoust Temps plein

    **Description de l'annonce**: Pour l'un de nos clients situés du côté de Grâce-Hollogne, nous sommes à la recherche d'un employé administratif et support logistique. La mission consiste à être le véritable support administratif pour les dispatchers. La mission consiste à faire beaucoup d'encodage, d'analyse et de classement. **Votre...

  • Administrative Support Iii

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique FedSync Temps plein

    _**Please note: This position description is for a Request for Quote (RFQ) response. There is no active vacancy at this time.**_ **About FedSync**: Since our inception, FedSync has been driven by the core values of Accountability, Integrity, Teamwork, Value, Innovation, and Quality. These values define who we are and guide us in every project. Our vision is...

  • Internship Administrative and Multilingual Support

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Le Pain Quotidien Temps plein

    Le Pain Quotidien is seeking a proactive and detail-oriented intern to join our Global Master Franchise-team, providing multifaceted administrative, presentation development, multilingual, and event support. This internship offers a unique opportunity to contribute to organizational efficiency and international communication within a vibrant multinational...

  • Administrative Support Buyer Fabrics

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Bellerose Temps plein

    Bellerose is an ever evolving and growing Belgian fashion brand with an international focus, strong online presence & 21 stores. We’re also sold in 700+ multi-brand stores in 30+ countries around the world. Since 1989, Bellerose has been doing things in our own unique way. Inspired by the world around us, rooted in tradition, but always decidedly moving...

  • Administrative Support Iii

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique FEDSYNC Temps plein

    **_Please note: This position description is for a Request for Quote (RFQ) response. There is no active vacancy at this time._** **About FedSync**: Since our inception, FedSync has been driven by the core values of Accountability, Integrity, Teamwork, Value, Innovation, and Quality. These values define who we are and guide us in every project. Our vision is...

  • Support Administratif Technique

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique AMA European Consulting Temps plein

    Rejoignez une équipe dynamique dédiée au déploiement de la fibre optique dans la région de Bruxelles ! Vous évoluerez au sein d’une division responsable de la construction d’un réseau de fibre optique dernier cri, contribuant à connecter les clients résidentiels et professionnels à une infrastructure de pointe. En tant que Support...

  • Administrative Assistant

    Il y a 8 mois

    Brussels, Belgique EVERTYS Temps plein

    **Administrative assistant****: Administrative assistant - Region - Bruxelles - Contract type - Permanent at client **Job description**: **Key Requirements**: - Previous experience in administrative support roles is a plus. - Strong organizational and multitasking skills. - Bilingual in French and Dutch. - Fluent in both spoken and written...

  • Technical Administrative Support

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique HAYS Temps plein

    Bruxelles | Administratif | Min 1an expérience | Fr/Nl/Ang | Excel | Interim en vue de fixe **Votre nouvelle fonction** En tant qu’agent administratif technique, vous serez responsable de la gestion des tâches administratives et techniques. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de l’équipe pour assurer le bon fonctionnement des...

  • Administrative Assistant

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique International Air Transport Association (IATA) Temps plein

    Employment Type: Permanent Contract Duration: About the team you are joining Reporting to the Director Member & External Relations EU Affairs, the incumbent will provide administrative support to the Brussels office and assist in the organization and development of various meetings and events. What your day would be like **Administrative support**: Ensure...

  • Employé Administratif

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'un emploi qui mettra en valeur votre sens de l'organisation et votre intérêt pour le détail? Bonne nouvelle ! Nous sommes à la recherche d'un employé administratif (h/f/x) immédiatement possible pour l'un de nos partenaires actif dans le secteur des assurances. En tant qu'employé administratif (h/f/x),...

  • Support Administratif Laboratoires

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Cliniques Universitaires Saint-Luc Temps plein

    Le Centre de Gestion des échantillons de Laboratoire (CGL) est le point d'entrée de tous les échantillons biologiques venant principalement des Cliniques universitaires Saint-Luc mais aussi d'autre hôpitaux ou laboratoires externes. - En tant que support administratif au sein du CGL des Cliniques universitaires Saint-Luc:Vous collectez et réceptionnez...

  • Employée Administrative

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Puur HR Temps plein

    Solliciteer eenvoudig in enkele seconden via de button "solliciteren".CV niet bij de hand? Geen erg, we contacteren je om alles even te overlopen! Puur HR is geen selectiekantoor. Wij werken rechtstreeks voor onze klanten. Jobs met vast contract onbepaalde duur. *** **Employée administrative**: - **travail **vraiment - **significatif **?Notre méthode ?...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: Notre client recherche un **Assistant Administratif **(h/f/x) qui apportera un **support **au département QUALITE et au département ADMINISTRATIF. Dans cette fonction, vos **missions principales **seront: **QUALITE** - Correction des résultats d'analyse ; - Vérification des pesées journalières ; - Suivi des matières de référence...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique CIT BLATON Temps plein

    **Société**: **L’art de construire**: **L’expertise au service de la création**: Des résultats exceptionnels ne peuvent être obtenus qu’avec la volonté de se surpasser et de se projeter dans l’avenir. Nous voulons créer de la valeur ajoutée pour nos clients, bâtir des réalisations qui contribuent au bien-être de tous et transformer chaque...

  • Policy & Administrative Support Officer

    Il y a 3 mois

    Brussels, Belgique iEthanol Temps plein

    **Job Category**: **Policy** **Job Experience**: **1 to 3 years** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **16 Sep 2024** **Role and responsibilities**: Policy: - Monitor EU policy and legislative developments relevant for the ethanol sector; - Research on relevant issues and topics; - Write, edit and distribute various types of content,...

  • Support Administratif Après-vente Nl/fr/ang

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique L.I.P Temps plein

    **Résumé**: - Langues FrançaisNéerlandaisAnglais- - Diplôme Secondaire- - Agence LIP Belgique Mons**Description du poste**: **En tant que Support Administratif après-vente, vos tâches principales seront les suivantes**: - Vous viendrez renforcer notre département réception - Vous vous chargerez de la tenue du planning et de la gestion des appels de...