Administrative Coordinator

Il y a 2 mois


Brussels, Belgique Latham & Watkins LLP Temps plein

About Latham & Watkins:
Latham & Watkins is a global law firm consistently ranked among the top firms in the world. The success of our firm is largely determined by our commitment to hire and develop the very best and brightest, creating a team that provides our clients with the highest quality of work and service. We are driven by our core values: respect, innovation, and collaboration.

About the Role:
The Administrative Coordinator is an integral part of Latham’s Administration team. This role will be responsible for performing a variety of support duties for the Office Leadership Team, while assisting with all day-to-day tasks supporting the Attorney Support and Workplace Experience teams. This position will be based in our Brussels office, with working hours from 2:00 PM to 8:00 PM, Monday to Friday.

Responsibilities & Qualifications:
Other key responsibilities include:

- Supporting partner and manager meetings with scheduling, preparing slide decks/presentations, and also coordinating with inter-department teams for logistics
- Handling calendar management, scheduling meetings, facilitating when others are scheduling
- Assisting with attorneys' timesheets, and drafting, revising, and submitting client billings. Processing expenses and/or invoices for payment.
- Supporting reception duties as needed: welcoming clients and visitors, and providing appropriate information.
- Providing support with mail, facilities, and other operational services as needed

We’d love to hear from you if you:

- Possess excellent organizational skills and ability to manage time well, prioritize effectively, and handle multiple deadlines
- Demonstrate well-developed, professional interpersonal skills, and the ability to interact effectively with people at all organisational levels of the firm
- Display the ability to work in a team environment with a customer service focus

And have:

- A high school diploma or an equivalent; a Bachelor’s degree or an equivalent, preferably
- Relevant work experience in a law firm, or professional services / corporate environment experience, preferably
- Excellent communication skills (verbal and written) in English and French

Benefits & Additional Information:

- Health insurance as well as group income protection and life assurance
- A pension plan
- Wellness programs
- Employee discounts
- And more

Additionally, we have a range of diversity programming including Global Affinity Groups. These groups provide a firmwide platform to share experiences and advice as well as an opportunity to participate in a supportive network with common interests to help make life at the firm even better.

Latham & Watkins is committed to diversity, equal opportunity, sustainability, and pro bono legal services. We draw from a remarkable wealth of talent to create one of the world's leading law firms, and advance these commitments through the work of our Global Citizenship department. Our lawyers, paralegals, and professional staff worldwide comprise a rich mixture of different races, ethnic backgrounds, religions, sexual orientations, cultures, and primary languages. Our diversity makes us who we are. #LI-AJ1 #Associate



  • Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: For a renowned European NGO, specialised in the pharmaceutical sector, we are looking for an administrative coordinator who will be responsible for: - supporting the administrative aspects of the organisation - managing the workflow of the organisation and helping members to meet deadlines; - managing finances (invoicing of inputs and...

  • Religious Coordinator

    Il y a 4 mois


    Brussels, Belgique Ladgov Corporation Temps plein

    **Job Title**:Religious Coordinator **Location**:Mons, Belgium **Hours**: 15-20 hours per week **Schedule**: TBD **Position Overview**: The Religious Coordinator plays a vital role in supporting the operations and administration of the Shape International Chapel located in Mons, Belgium. This position involves a combination of administrative,...


  • Brussels, Belgique Hôpital Universitaire de Bruxelles (HUB) Temps plein

    **Société**: L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des...


  • Brussels, Belgique XLG Temps plein

    Tu gères les tâches administratives de main de maître ? Tu as une affinité pour le secteur technique ? Tu recherches une entreprise innovante et dynamique ? Alors postule ! **Fonction**: Dans le cadre du développement de nos activités et pour répondre à la demande croissante de nos clients, nous recrutons un assistant administratif technique pour...

  • HR Coordinator

    Il y a 4 mois


    Brussels, Belgique Pandox Belgium Temps plein

    Nous sommes à la recherche de notre nouveau/nouvelle HR Coordinator! Votre mission: FORMATION AVEC LE SUPPORT DU HR MANAGER - Organisation, mise en place et suivi des sessions de formation - Aide à l’élaboration du plan de formation annuel - Accueil et formation des nouveaux - Participation aux formations destinées à l’ensemble du...


  • Brussels, Belgique HAYS Temps plein

    Brussels | Sales Support Coordinator | Secteur alimentaire| FR + NL | Telework | 1102800 Votre nouvelle fonction Pour notre client situé en périphérie de Bruxelles, Hays recherche un Sales Support Coordinator ! En tant que Sales Support Coordinator, vous soutenez l'organisation dans plusieurs domaines. Vous êtes en contact étroit avec les Key Account...

  • Asset Coordinator

    Il y a 5 mois


    Brussels, Belgique D-Network Temps plein

    Company Ce client est une entreprise immobilière dynamique en pleine croissance, avec de profondes racines bruxelloises. C’est avant tout une équipe de femmes et d’hommes qui partagent la même éthique professionnelle et le même sens du service au client ; une équipe qui collabore quotidiennement dans un écosystème composé de diverses...


  • Brussels, Belgique XLG Temps plein

    Fort de 35 ans de métier, XLG est un groupe belge qui rassemble et unifie plus de 24 sociétés de services à destination des entreprises et des particuliers. Nos sociétés sont maintenant regroupées en 4 grands pôles d'activité : FACILITY – INDUSTRY – BUILDING – HOME Rejoindre XLG... C'est rejoindre un groupe dont les valeurs sont...


  • Brussels, Belgique XLG Temps plein

    Fort de 35 ans de métier, XLG est un groupe belge qui rassemble et unifie plus de 24 sociétés de services à destination des entreprises et des particuliers. Nos sociétés sont maintenant regroupées en 4 grands pôles d'activité : FACILITY – INDUSTRY – BUILDING – HOME Rejoindre XLG... C'est rejoindre un groupe dont les valeurs sont...

  • Finance Coordinator

    Il y a 5 mois


    Brussels, Belgique Eurocities Temps plein

    **Finance Coordinator**: **Organisation**: Eurocities, the network of major European cities, is recruiting a finance coordinator to work on the financial management of our EU-funded projects. Eurocities is a dynamic and international team where we trust in people, value constructive exchanges and collaborative work. We help people thrive in a friendly, open...

  • Finance Coordinator

    Il y a 5 mois


    Brussels, Belgique Eurocities Temps plein

    **Finance Coordinator**: **Organisation**: Eurocities, the network of major European cities, is recruiting a finance coordinator to work on the financial management of our EU-funded projects. Eurocities is a dynamic and international team where we trust in people, value constructive exchanges and collaborative work. We help people thrive in a friendly, open...


  • Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: **Responsibilities and tasks** The following support functions are currently foreseen: - Provide support Innovation Section; - Provide front-line customer focused support to Research Development and Innovation Committee; - Organise and manage meetings, including detail planning and documentation support for meetings; - Take care of...

  • Accounting Coordinator

    Il y a 5 mois


    Brussels, Belgique ProSelect Temps plein

    **Description du job**: Notre client, société faisant partie d’un **grand groupe industriel**, est spécialisé dans le **domaine de la construction.** Pour soutenir sa croissance, notre mandant s’associe à **Pro**select dans sa recherche d’un(e): **Accounting Coordinator (H/F/X)**Votre défi !**: - Expert, force de proposition et technique !- En...


  • Brussels, Belgique Canon Temps plein

    Depuis sa création en 1937, Canon est une entreprise de premier plan de solutions innovantes en matière d'imagerie et de technologies de l'information, y compris nos célèbres appareils photo et imprimantes, pour les particuliers et les entreprises. Une position de marque A dont nous sommes fiers. Nous comptons plus de 190 000 employés dans 256 pays à...


  • Brussels, Belgique Eurocities Temps plein

    **EU project finance coordinator**: **Organisation**: Eurocities, the network of major European cities, is recruiting a finance coordinator to work on the financial management of our EU-funded projects. Eurocities is a dynamic and international team where we trust in people, value constructive exchanges and collaborative work. We help people thrive in a...

  • Project Coordinator

    Il y a 5 mois


    Brussels, Belgique Equans Temps plein

    **Domaine**: Responsable chantier/site/HVAC / CVC - **Type d'emploi**: Standard - **Temps de travail**: Full-Time - Pour des clients situés autour de l’aéroport de Liège, Equans est à la recherche d’un **Project Coordinator**. **Et concrètement ?** - vous êtes chargé de la gestion de projets multi techniques (principalement en HVAC et...

  • Facility Coordinator

    Il y a 4 mois


    Brussels, Belgique Sodexo Belgique Temps plein

    **Fonction**: En tant que facility coordinator, tes responsabilités seront les suivantes: - Tu es la personne de contact de notre client ainsi que des utilisateurs internes et des sous-traitants - Tu traites les demandes dans les délais exigés et tu garantis un service de qualité - Tu réponds aux demandes d’informations et rédiges les réponses...

  • Association Coordinator

    Il y a 5 mois


    Brussels, Belgique SEC Newgate EU Temps plein

    SEC Newgate EU is a Brussels-based advocacy and communications consultancy with global reach, as part of the award winning group, SEC Newgate Group. We are looking for a talented Association Coordinator with excellent administrative and project management skills. This is an exciting opportunity for a dynamic professional who thrives in our fast-paced,...


  • Brussels, Belgique Arcadius Temps plein

    **Votre fonction**: Travaillez en étroite collaboration avec l'équipe Empowering et contribuez à la dynamique de GUBERNA en fournissant un soutien à la fois administratif et organisationnel. Vous aurez l'opportunité de vous plonger dans différents domaines, notamment l'administration, la gestion des membres et facilities. En remplissant un rôle clé...


  • Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: 1. Assistance to the Membership Services & Events Department: - Provide full administrative support including travel arrangements - Management of the full membership invoicing with BOB 50 commercial tool - Provide full organisational and administrative support 2. Travel coordinator: - Plan and manage travel arrangements - Proceed with...